Cómo hacer que el proceso de aprobación de la factura sea muy sencillo

El típico proceso manual de aprobación de facturas puede ser lento y engorroso. Algunas facturas pueden pagarse de inmediato, pero otras pueden quedar en el camino debido a problemas comunes en el proceso de aprobación de facturas. Por ejemplo, cuando hay numerosos puntos de contacto de documentos, como la preparación física de documentos, el enrutamiento, la introducción manual de datos y la corrección de errores, es fácil perder oportunidades como los descuentos por pronto pago.

Además, cuando la gestión es invisible durante todo el proceso de aprobación de la factura, los demás implicados pueden quedar completamente desconcertados en cuanto al estado actual de la factura. Un proceso de aprobación de facturas torpe contiene muchos costos ocultos, particularmente si hay varios pasos manuales involucrados. Cada vez que se manipula físicamente una factura antes de efectuar el pago, aumenta el riesgo de que se produzca un error. Esto contribuye a aumentar los costes de mano de obra, a alargar los ciclos de procesamiento y a las irregularidades del flujo de caja.

Pero cuando se automatiza el proceso de aprobación de la factura, se puede disfrutar de varios beneficios. Por un lado, un proceso automatizado de aprobación de facturas es más fácil de ampliar sin tener que añadir personal. El cotejo manual puede hacerse cosa del pasado, así como el enrutamiento físico de documentos en papel de un escritorio a otro en busca de aprobación. Un proceso automatizado de aprobación de facturas ayuda a eliminar los pagos duplicados, puede crear un seguimiento de auditoría automático y puede reducir considerablemente las controversias sobre facturas. Aquí hay algunas formas de hacer que el ciclo de aprobación de facturas sea muy sencillo.

Automatizar el cotejo de facturas, órdenes de compra y recibos

Cuando se toma el tiempo para automatizar las facturas, las órdenes de compra y la generación de recibos, se puede acelerar considerablemente el proceso de facturación. Su proceso puede ser diseñado de manera que cada factura que llega se compare con la orden de compra y el recibo correctos. Cuando las facturas coinciden, pueden ser rápidamente enviadas directamente a través de cualquier paso de aprobación necesario al sistema financiero de su empresa. El cotejo manual de facturas, órdenes de compra y recibos se convierte en algo del pasado, liberando el tiempo del personal para tareas más importantes.

Automatizar la ruta de aprobación de facturas

La creación de un proceso automatizado de aprobación de facturas requiere que se defina la cadena de autoridad para la aprobación y que se creen conexiones automáticas que entreguen el documento electrónico correcto a la persona adecuada en el momento oportuno. Incluso se pueden diseñar diferentes rutas de aprobación. Digamos que las facturas por debajo de un determinado importe sólo necesitan la aprobación del responsable de la sección antes de que Finanzas disponga el pago. Podría hacer que se ramifique por separado del proceso para las facturas por encima de esa cantidad, que deben ser aprobadas por el gerente de la sección y el jefe de departamento antes de que finanzas organice el pago.

Crear un rastro de papel sin el papel

Tal vez una de las mejores ventajas de un proceso automatizado de aprobación de facturas es que se puede configurar para crear automáticamente un "rastro de papel" que proporcione visibilidad en cada paso del proceso. Los usuarios autorizados pueden ver en qué parte del proceso se encuentra una factura en un momento dado, y si en algún momento se plantea la cuestión de si un paso se completó correctamente, la pista de auditoría electrónica puede responder a ella. Esto puede ser un beneficio tremendo cuando se trata de cosas como las auditorías de licencias de software. La prueba de que una licencia fue pagada puede ser producida instantáneamente, ahorrando a todas las partes tiempo y problemas.

Características a incluir en su proceso automatizado de aprobación de facturas

Los componentes exactos que conforman el flujo de trabajo del proceso automatizado de aprobación de facturas deben adaptarse a las necesidades de su empresa, por lo que es importante elegir un software de flujo de trabajo que ofrezca la suficiente flexibilidad para personalizar los flujos de trabajo. Sin embargo, los procesos automatizados de aprobación de facturas suelen incluir las siguientes características:

• Enrutamiento basado en la aprobación
• Aprobación por correo electrónico
• Carga y descarga de documentos
• Notificaciones por correo electrónico
• Capacidad de búsqueda de información del usuario

El proceso de aprobación de facturas es integral para casi todos los negocios. Cubre múltiples departamentos y compras de todos los tamaños. El manejo correcto de las facturas es esencial para la contabilidad y el flujo de caja de su negocio. Pero el proceso de aprobación de facturas que funciona para un negocio puede no funcionar para otro. Necesita la flexibilidad de personalizar el software de flujo de trabajo para el proceso de aprobación de facturas que sea adecuado para su organización.