Der typische manuelle Prozess der Rechnungsfreigabe kann langsam und umständlich sein. Einige Rechnungen werden vielleicht sofort bezahlt, aber andere bleiben aufgrund allgemeiner Probleme mit dem Rechnungsfreigabeprozess auf der Strecke. Wenn es zum Beispiel zahlreiche Berührungspunkte mit dem Dokument gibt, einschließlich der Vorbereitung des physischen Dokuments, der Weiterleitung, der manuellen Dateneingabe und der Fehlerkorrektur, werden leicht Gelegenheiten wie Frühzahlungsrabatte verpasst.
Und wenn das Management während des gesamten Rechnungsfreigabeprozesses unsichtbar ist, können andere Beteiligte völlig im Unklaren über den aktuellen Status der Rechnung sein. Ein schwerfälliger Rechnungsfreigabeprozess birgt viele versteckte Kosten, insbesondere wenn mehrere manuelle Schritte erforderlich sind. Jedes Mal, wenn eine Rechnung vor der Zahlung physisch bearbeitet wird, steigt das Risiko eines Fehlers. Dies führt zu höheren Arbeitskosten, längeren Bearbeitungszyklen und Unregelmäßigkeiten im Cashflow.
Wenn Sie jedoch den Prozess der Rechnungsfreigabe automatisieren, können Sie von mehreren Vorteilen profitieren. Zum einen lässt sich ein automatisierter Rechnungsfreigabeprozess leichter skalieren, ohne dass Sie zusätzliche Mitarbeiter einstellen müssen. Der manuelle Abgleich gehört der Vergangenheit an, ebenso wie die physische Weiterleitung von Papierdokumenten von einem Schreibtisch zum anderen, um eine Genehmigung zu erhalten. Ein automatisierter Rechnungsfreigabeprozess hilft, Doppelzahlungen zu vermeiden, kann einen automatischen Prüfpfad erstellen und Rechnungsstreitigkeiten erheblich reduzieren. Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie Ihren Rechnungsfreigabezyklus zu einem Kinderspiel machen können.
Automatisierter Abgleich von Rechnungen, Bestellungen und Quittungen
Wenn Sie sich die Zeit nehmen, die Erstellung von Rechnungen, Bestellungen und Belegen zu automatisieren, können Sie den Rechnungsprozess erheblich beschleunigen. Ihr Prozess kann so gestaltet werden, dass jede eingehende Rechnung mit der richtigen Bestellung und dem richtigen Beleg abgeglichen wird. Wenn Rechnungen übereinstimmen, können sie schnell durch alle erforderlichen Genehmigungsschritte direkt in das Finanzsystem Ihres Unternehmens weitergeleitet werden. Der manuelleAbgleich von Rechnungen, Bestellungen und Belegen gehört der Vergangenheit an, so dass die Mitarbeiter mehr Zeit für wichtigere Aufgaben haben.
Automatisieren der Rechnungsfreigabe
Die Erstellung eines automatisierten Rechnungsfreigabeprozesses erfordert, dass Sie die Autoritätskette für die Freigabe definieren und automatische Verbindungen erstellen, die das richtige elektronische Dokument zur richtigen Zeit an die richtige Person liefern. Sie können sogar verschiedene Genehmigungspfade einrichten. So können Sie beispielsweise festlegen, dass Rechnungen unter einem bestimmten Betrag nur vom Abteilungsleiter genehmigt werden müssen, bevor die Finanzabteilung die Zahlung veranlasst. Rechnungen, die diesen Betrag überschreiten, müssen vom Bereichsleiter und vom Abteilungsleiter genehmigt werden, bevor die Finanzabteilung die Zahlung veranlassen kann.
Erstellen Sie eine Papierspur ohne Papier
Einer der größten Vorteile eines automatisierten Rechnungsfreigabeverfahrens besteht vielleicht darin, dass es so eingerichtet werden kann, dass automatisch ein "Papierprotokoll" erstellt wird, das jeden Schritt des Prozesses nachvollziehbar macht. Autorisierte Benutzer können jederzeit sehen, an welcher Stelle des Prozesses sich eine Rechnung befindet, und wenn es jemals eine Frage dazu gibt, ob ein Schritt ordnungsgemäß abgeschlossen wurde, kann der elektronische Prüfpfad diese beantworten. Dies kann ein enormer Vorteil sein, wenn es um Dinge wie Softwarelizenz-Audits geht. Der Nachweis, dass eine Lizenz bezahlt wurde, kann sofort erbracht werden, was allen Beteiligten Zeit und Ärger erspart.
Funktionen, die Sie in Ihren automatisierten Rechnungsgenehmigungsprozess aufnehmen sollten
Die genauen Komponenten, aus denen sich der Workflow Ihres automatisierten Rechnungsfreigabeprozesses zusammensetzt, sollten auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sein. Daher ist es wichtig, eine Workflow-Software zu wählen, die genügend Flexibilität für die Anpassung der Workflows bietet. In der Regel umfassen automatisierte Rechnungsfreigabeprozesse jedoch die folgenden Funktionen:
- Genehmigungsbasiertes Routing
- Genehmigung per E-Mail
- Hochladen und Herunterladen von Dokumenten
- E-Mail-Benachrichtigungen
- Abrufmöglichkeit für Benutzerinformationen
Der Prozess der Rechnungsfreigabe ist für nahezu jedes Unternehmen unverzichtbar. Er umfasst mehrere Abteilungen und Einkäufe aller Größenordnungen. Die korrekte Bearbeitung von Rechnungen ist für die ordnungsgemäße Buchführung und den Cashflow Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Aber der Prozess der Rechnungsfreigabe, der in einem Unternehmen funktioniert, muss nicht unbedingt auch in einem anderen funktionieren. Sie müssen die Flexibilität haben, die Workflow-Software für den Rechnungsfreigabeprozess anzupassen, der für Ihr Unternehmen geeignet ist.
