Comment améliorer les processus d'emprunt, de cession et de transfert des actifs de votre école

Même les plus petits École maternelle et secondaire Les systèmes auraient du mal à fonctionner efficacement sans un système formel d'emprunt, de cession et de transfert d'actifs. Les systèmes scolaires possèdent souvent des quantités importantes de matériel éducatif coûteux, et il est important de savoir où se trouve chaque article à un moment donné pour prévenir le vol, la perte ou les dommages.

Au début, les systèmes scolaires suivaient toutes ces informations sur papier, et c'était ardu mais nécessaire. Finalement, les feuilles de calcul ont pris le relais, mais il est difficile de les tenir à jour, en particulier dans plusieurs écoles. Les écoles qui disposent aujourd'hui des meilleurs systèmes d'emprunt, d'élimination et de transfert de biens utilisent un logiciel de gestion des flux de travail, qui est nettement plus efficace et moins sujet aux erreurs.
Les systèmes scolaires qui attribuent la responsabilité des biens et utilisent un système formel pour les suivre ont un meilleur contrôle sur les biens coûteux que les systèmes scolaires qui ne le font pas. En général, un inventaire annuel des actifs est effectué pour rapprocher les dossiers des actifs physiques et signaler les actifs excédentaires, manquants ou endommagés qui sont passés inaperçus.

Biens qui devraient être suivis dans le système d'emprunt, de cession et de transfert d'actifs
Les équipements scolaires typiques qui doivent être suivis dans un système d'emprunt, de cession et de transfert d'actifs peuvent inclure
- Rétroprojecteurs
- Télévisions
- DVD / magnétoscopes
- Ordinateurs
- Imprimeurs
- Caméras
- Matériel d'entretien du paysage
- Véhicules scolaires

Quelles informations doivent être suivies dans un système de gestion des actifs ?
En général, plusieurs éléments de données sont attachés à chaque actif de l'école afin qu'il puisse être suivi facilement. Ces éléments de données peuvent comprendre :
- la classe de l'actif (matériel informatique, audiovisuel, etc.)
- la date d'acquisition du bien
- Code de localisation
- Numéro du code à barres
- Description avec numéro de série
- Coût d'acquisition et mode de paiement
- Numéro de commande
- Code d'état du bien (excellent, bon, moyen, médiocre)

Transfert d'actifs dans un système K-12
Il arrive que des actifs soient transférés d'une école à une autre dans un système, et cela doit être suivi par le système d'emprunt, de cession et de transfert d'actifs également. Chaque fois qu'un bien est ramassé et déplacé d'un endroit à un autre, un processus de transfert doit être réalisé par la personne qui l'autorise. La création d'un flux de travail en ligne simple pour comptabiliser les transferts d'actifs peut contribuer de manière significative à prévenir la "perte" d'actifs, à améliorer la comptabilité des actifs et à faciliter le processus d'inventaire annuel.

Planification et suivi des réparations des biens
Les flux de travail pour la demande, l'approbation et la documentation des réparations des biens peuvent faire partie du système d'actifs, d'emprunts, de cession et de transfert d'un système scolaire, permettant aux utilisateurs de biens de passer un ordre de travail demandant la réparation et détaillant le problème du bien. Ces "bons de travail" en ligne peuvent être suivis tout au long du processus de réparation afin que l'utilisateur, le gestionnaire de l'actif et les autres parties intéressées puissent savoir ce qui a été fait ou non dans le cadre du processus de réparation et quand les réparations devraient être terminées. Les notes dans le processus peuvent indiquer, par exemple, si une pièce doit être commandée et combien de temps la livraison devrait prendre.

Disposition des biens à la fin de leur cycle de vie
En fin de compte, le matériel n'est plus réparable ou n'est plus nécessaire, et il est important qu'il soit éliminé correctement. En ce qui concerne les équipements électroniques en particulier, la priorité absolue est d'éviter que les articles ne soient mis en décharge. Parfois, le matériel obsolète est vendu aux enchères ou donné à des organisations à but non lucratif qui pourraient l'utiliser. Cependant, si les équipements scolaires sont éliminés à la fin de leur cycle de vie, le processus doit être documenté. Cela permet de s'assurer que les procédures d'élimination électronique appropriées (comme le recyclage) sont respectées et qu'il existe un document attestant qu'une pièce d'équipement n'est plus utilisée.

Ne rendez pas les processus scolaires plus difficiles qu'ils ne doivent l'être
Les systèmes scolaires doivent faire face à un grand nombre d'équipements, des rétroprojecteurs aux outils en passant par les imprimantes. Les tableurs ne peuvent tout simplement pas faire le travail suffisamment bien pour la plupart des systèmes scolaires, c'est pourquoi les écoles se tournent souvent vers des logiciels de gestion des flux de travail. En créant des flux de travail de suivi des actifs, les actifs du système scolaire peuvent être localisés et identifiés à tout moment, et si l'un d'entre eux venait à disparaître ou à être volé, l'incident pourrait être documenté aussi rapidement que possible. Lorsque les biens sont réparés ou éliminés, le suivi de ces processus à l'aide d'un logiciel de gestion des flux de travail permet de garder tout le monde sur la même longueur d'onde, pour ainsi dire, et de réduire les surprises.
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