Selbst die kleinsten K-12 Schule Ohne ein formelles System zur Ausleihe, Entsorgung und Übertragung von Vermögenswerten hätten die Systeme Schwierigkeiten, effizient zu arbeiten. Schulsysteme besitzen oft eine beträchtliche Menge an teuren Ausrüstungsgegenständen, und es ist wichtig zu wissen, wo sich jeder Gegenstand zu einem bestimmten Zeitpunkt befindet, um Diebstahl, Verlust oder Beschädigung zu verhindern.
Anfangs erfassten die Schulsysteme all diese Informationen auf Papier, was zwar mühsam, aber notwendig war. Mit der Zeit wurden Tabellenkalkulationen eingesetzt, aber es ist schwierig, diese auf dem neuesten Stand zu halten - insbesondere bei mehreren Schulstandorten. Die Schulen mit den besten Systemen für die Ausleihe, Entsorgung und Übertragung von Vermögenswerten verwenden heute Workflow-Software, die wesentlich effizienter und weniger fehleranfällig ist.
Schulsysteme, die die Verantwortung für Vermögenswerte zuweisen und ein formelles System zu deren Verfolgung verwenden, haben eine bessere Kontrolle über teure Vermögenswerte als Schulsysteme, die dies nicht tun. Im Allgemeinen wird jährlich eine Bestandsaufnahme der Vermögenswerte durchgeführt, um die Aufzeichnungen mit den physischen Vermögenswerten abzugleichen und überschüssige, fehlende oder beschädigte Vermögenswerte zu melden, die unbemerkt geblieben sind.
Vermögenswerte, die im Ausleih-, Entsorgungs- und Transfersystem erfasst werden sollten
Zu den typischen Schulgeräten, die in einem Ausleih-, Entsorgungs- und Transfersystem erfasst werden sollten, gehören
- Overhead-Projektoren
- Fernsehapparate
- DVD-/Videogeräte
- Computer
- Drucker
- Fotoapparate
- Geräte für die Landschaftspflege
- Schuleigene Fahrzeuge
Welche Informationen sollten in einem Vermögensverwaltungssystem erfasst werden?
Im Allgemeinen werden jedem Schulvermögen mehrere Datenelemente zugeordnet, damit es leicht verfolgt werden kann. Zu diesen Datenelementen können gehören
- Anlagenklasse (IT-Ausrüstung, audiovisuelle Geräte usw.)
- Anschaffungsdatum der Anlage
- Standort-Code
- Barcode-Nummer
- Beschreibung mit Seriennummer
- Anschaffungskosten und Art der Bezahlung
- Nummer des Kaufauftrags
- Zustandscode für das Gut (ausgezeichnet, gut, mittelmäßig, schlecht)
Übertragung von Vermögenswerten in einem K-12-System
Manchmal werden Gegenstände von einer Schule in ein anderes System transferiert, und dies sollte ebenfalls vom System für die Ausleihe, Entsorgung und den Transfer von Gegenständen verfolgt werden. Jedes Mal, wenn ein Vermögensgegenstand abgeholt und von einem Standort zu einem anderen gebracht wird, sollte ein Transfer-Workflow von der Person ausgefüllt werden, die dies genehmigt. Die Einrichtung eines einfachen Online-Workflows zur Erfassung von Vermögenstransfers kann erheblich dazu beitragen, den Verlust von Vermögenswerten zu verhindern, die Nachvollziehbarkeit von Vermögenswerten zu verbessern und den jährlichen Inventurprozess zu erleichtern.
Planung und Verfolgung von Anlagenreparaturen
Workflows für die Beantragung, Genehmigung und Dokumentation von Reparaturen an Assets können Teil des Asset-, Leih-, Entsorgungs- und Transfersystems eines Schulsystems sein, so dass Asset-Benutzer einen Arbeitsauftrag erteilen können, der eine Reparatur anfordert und das Problem mit dem Asset detailliert beschreibt. Diese Online-"Jobtickets" können während des gesamten Reparaturprozesses verfolgt werden, so dass der Benutzer, der Anlagenverwalter und andere interessierte Parteien erfahren können, was im Reparaturprozess getan und nicht getan wurde und wann die Reparaturen voraussichtlich abgeschlossen sein werden. Notizen im Prozess können z. B. angeben, ob ein Teil bestellt werden muss und wie lange die Lieferung voraussichtlich dauern wird.
Entsorgung von Vermögenswerten am Ende ihres Lebenszyklus
Irgendwann sind Geräte entweder nicht mehr reparierbar oder werden nicht mehr benötigt, und es ist wichtig, dass sie ordnungsgemäß entsorgt werden. Vor allem bei elektronischen Geräten hat die Vermeidung von Mülldeponien oberste Priorität. Manchmal werden veraltete Geräte versteigert oder an gemeinnützige Organisationen gespendet, die sie gebrauchen können. Wie auch immer die Schulgeräte am Ende ihres Lebenszyklus entsorgt werden, der Prozess sollte dokumentiert werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die elektronischen Geräte ordnungsgemäß entsorgt werden (z. B. durch Recycling) und dass ein Nachweis darüber existiert, dass ein Gerät nicht mehr in Gebrauch ist.
Machen Sie die Schulprozesse nicht schwieriger als sie sein müssen
Schulsysteme müssen mit einer großen Anzahl von Ressourcen Schritt halten, von Overhead-Projektoren über Werkzeuge bis hin zu Druckern. Tabellenkalkulationen können diese Aufgabe für die meisten Schulsysteme nicht gut genug erledigen, so dass die Schulen oft auf Workflow-Software zurückgreifen. Durch die Erstellung von Workflows zur Nachverfolgung von Anlagen können die Anlagen eines Schulsystems jederzeit lokalisiert und identifiziert werden, und wenn eine Anlage verloren geht oder gestohlen wird, kann der Vorfall so schnell wie möglich dokumentiert werden. Wenn Anlagen repariert oder entsorgt werden, sorgt die Verfolgung dieser Prozesse mit Workflow-Software dafür, dass alle Beteiligten sozusagen auf derselben Seite stehen und es weniger Überraschungen gibt.
ProcessMaker ist eine Open-Source-Workflow-Software, die mit einer Reihe von vorgefertigten Vorlagen geliefert wird, die Sie für eine Vielzahl von Anwendungen, einschließlich der Anlagenverwaltung, anpassen können. ProcessMaker verfügt über eine aktive Benutzergemeinschaft, die den Anwendern bei der Anpassung des Prozesses an ihre individuellen Anforderungen helfen kann. Das Beste daran ist, dass Sie die ProcessMaker Enterprise Edition kostenlos ausprobieren oder die ProcessMaker Community Edition kostenlos herunterladen können. Es könnte die perfekte Lösung für die Asset-Tracking-Anforderungen Ihres Schulsystems sein.
