Cómo mejorar los procesos de préstamo, disposición y transferencia de activos de su escuela

Incluso el más pequeño Escuela K-12 Los sistemas de préstamo, enajenación y transferencia de activos tendrían dificultades para funcionar eficazmente sin un sistema oficial de préstamo, enajenación y transferencia de activos. Los sistemas escolares suelen poseer cantidades importantes de costoso equipo educativo, y saber dónde se encuentra cada artículo en un momento dado es importante para la prevención de robos, pérdidas o daños.

Al principio, los sistemas escolares rastreaban toda esta información en papel, y era arduo pero necesario. Eventualmente, las hojas de cálculo recogieron la holgura, pero mantener las hojas de cálculo actualizadas - particularmente a través de varios lugares físicos de la escuela - es difícil. Las escuelas de hoy en día con los mejores sistemas de préstamo, eliminación y transferencia de activos utilizan software de flujo de trabajo, que es significativamente más eficiente y menos propenso a errores.
Los sistemas escolares que asignan la responsabilidad de los bienes y utilizan un sistema formal para su seguimiento tienen un mejor control sobre los bienes costosos que los sistemas escolares que no lo hacen. Por lo general, se hace un inventario anual de los bienes para conciliar los registros con los bienes físicos e informar sobre los bienes sobrantes, desaparecidos o dañados que han pasado desapercibidos.

Activos que deben ser rastreados en el sistema de préstamo, disposición y transferencia de activos
El equipo escolar típico que debe ser rastreado en un sistema de préstamo, disposición y transferencia de activos puede incluir:
- Proyectores de transparencias
- Televisiones
- Máquinas de DVD / VCR
- Computadoras
- Impresoras
- Cámaras
- Equipo de mantenimiento del paisaje
- Vehículos de propiedad de las escuelas

¿Qué información debe ser rastreada en un sistema de gestión de activos?
En general, se adjuntan varios elementos de datos a cada activo escolar para que pueda ser rastreado fácilmente. Estos elementos de datos pueden incluir
- Clase de activo (equipo informático, audiovisual, etc.)
- Fecha de adquisición del activo
- Código de localización
- Número de código de barras
- Descripción con número de serie
- El costo de la adquisición y cómo se pagó...
- Número de orden de compra
- Código de condición para el activo (excelente, bueno, regular, pobre)

Transferencia de activos en un sistema K-12
A veces los bienes se transfieren de una escuela de un sistema a otro, y esto debe ser rastreado por el sistema de préstamo, disposición y transferencia de bienes también. Cada vez que un activo se recoge y se traslada de un lugar a otro, la persona que lo autoriza debe completar un flujo de trabajo de transferencia. La creación de un sencillo flujo de trabajo en línea para contabilizar las transferencias de activos puede ayudar considerablemente a prevenir la "pérdida" de activos, mejorar la rendición de cuentas sobre los mismos y facilitar el proceso de inventario anual.

Planificación y seguimiento de las reparaciones de activos
Los flujos de trabajo para solicitar, aprobar y documentar las reparaciones de los bienes pueden formar parte del sistema de bienes, préstamos, enajenaciones y transferencias del sistema escolar, lo que permite a los usuarios de los bienes hacer un pedido de trabajo solicitando la reparación y detallando el problema con el bien. Estos "boletines de trabajo" en línea pueden rastrearse a lo largo del proceso de reparación, de modo que el usuario, el administrador del activo y otras partes interesadas puedan saber lo que se ha hecho y lo que no se ha hecho en el proceso de reparación y cuándo se puede esperar que las reparaciones estén terminadas. Las notas en el proceso pueden indicar, por ejemplo, si hay que pedir una pieza y cuánto tiempo se espera que dure la entrega.

Deshacerse de los activos al final de su ciclo de vida
Con el tiempo, el equipo ya no se puede reparar o ya no se necesita, y es importante que se deseche adecuadamente. Particularmente con los equipos electrónicos, mantener los artículos fuera de los vertederos es una prioridad máxima. A veces el equipo obsoleto se subasta o se dona a organizaciones sin fines de lucro que podrían utilizarlo. Sin embargo, el equipo escolar se elimina al final de su ciclo de vida, el proceso debe ser documentado. Esto ayuda a garantizar que se cumplan los procedimientos adecuados de eliminación electrónica (como el reciclaje) y que exista un registro de que una pieza de equipo ya no se utiliza.

No hagas los procesos escolares más difíciles de lo que tienen que ser
Los sistemas escolares deben mantenerse al día con un gran número de activos, desde los retroproyectores hasta las herramientas y las impresoras. Las hojas de cálculo simplemente no pueden hacer el trabajo lo suficientemente bien para la mayoría de los sistemas escolares, por lo que las escuelas a menudo recurren al software de flujo de trabajo. Al crear flujos de trabajo de seguimiento de activos, los activos del sistema escolar pueden ser localizados e identificados en cualquier momento, y en caso de que uno desaparezca o sea robado, el incidente puede ser documentado lo más rápidamente posible. Cuando se reparan o eliminan activos, el seguimiento de estos procesos con el software de flujo de trabajo mantiene a todo el mundo en la misma página, por así decirlo, para que haya menos sorpresas.
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