Comment mieux gérer vos demandes d'autorisation

Kay d'été 28 septembre 2015 Flux de travail

Demande d'autorisation

Les demandes d'autorisation sont nécessaires dans presque toutes les organisations, pour un certain nombre de raisons. Les demandes d'autorisation de voyage approuvent les voyages d'affaires, les demandes d'autorisation de dépenses d'investissement approuvent la dépense de ressources, et les demandes d'autorisation d'embauche approuvent l'ajout de membres du personnel, par exemple.

Il n'y a pas deux processus de demande d'autorisation identiques, mais les processus ont tendance à partager des similitudes. Les processus d'autorisation impliquent plusieurs rôles principaux communs :

- L'initiateur - qui demande l'autorisation d'une dépense, d'un voyage, etc.
- Le préparateur - qui prépare la demande d'autorisation. Il peut être ou non l'initiateur.
- L'approbateur - qui examine la demande, s'assure qu'elle est conforme aux politiques, identifie les problèmes éventuels et accorde ou refuse l'approbation de l'autorisation
- Rôles de surveillance - qui surveillent le système de demande d'approbation pour s'assurer qu'il est utilisé comme prévu
Si votre procédure de demande d'autorisation est lourde, lente ou inefficace, il existe plusieurs moyens de remédier à ces problèmes. Voici un processus permettant de mieux gérer les demandes d'autorisation.

Évaluez votre processus actuel
Tracez le processus actuel de demande d'autorisation tel qu'il est réellement, et non tel que vous souhaiteriez qu'il soit. Il est important de voir l'ensemble du processus honnêtement, y compris les inefficacités évidentes. Enregistrez chaque étape, y compris les étapes comme "Placez le formulaire dans la boîte aux lettres de Hannah avant 16 heures". Lorsque les processus dans les organisations se développent sans grande planification, ils ont tendance à prendre des inefficacités et à les conserver, qu'ils soient nécessaires ou non. Connaissez bien votre processus actuel d'autorisation des demandes afin de disposer d'une base de référence sur laquelle travailler.

Quels sont les problèmes évidents ?
Certains problèmes liés à votre processus actuel de demande d'autorisation deviendront évidents si vous avez tracé le processus honnêtement. Peut-être la demande doit-elle passer par deux niveaux de gestion pour être approuvée alors qu'un seul suffirait. Ou peut-être votre processus est-il basé sur des formulaires papier que vous utilisez depuis aussi longtemps que l'on puisse s'en souvenir. Prenez note des problèmes évidents de votre processus ainsi que des moyens de les résoudre.
L'un des moyens les plus évidents d'améliorer le processus est de le rendre basé sur le réseau plutôt que sur le papier. Lorsque les formulaires sont électroniques, ils ne se perdent pas et ne s'abîment pas, sont livrés instantanément au bon destinataire et peuvent être accompagnés d'un e-mail ou d'alertes textuelles, de sorte que les destinataires savent tout de suite que leur contribution au processus est nécessaire.

La mobilité peut-elle aider ?
L'intégration de la facilité d'utilisation des téléphones portables dans le processus de demande d'autorisation peut éviter des retards supplémentaires dans le processus d'approbation. Si l'une de vos autorités d'approbation voyage fréquemment, rendre le processus mobile signifie qu'elle peut examiner les demandes et prendre des décisions de n'importe où. De même, si une personne en déplacement a besoin de faire une demande d'autorisation quelconque, elle peut le faire à partir d'une tablette ou d'un smartphone plutôt que de devoir attendre de retourner au bureau. La mobilité est un raffinement des processus électroniques qui les fait passer à un niveau supérieur de commodité et d'efficacité.

Essayez un projet pilote, puis évaluez les résultats
La plupart des organisations trouvent que lorsqu'elles modifient un processus - en particulier lorsqu'elles passent d'un processus papier à un processus électronique - en commençant par un petit projet pilote dans un département et en évaluant ensuite son succès, il vaut mieux procéder à des changements énormes et radicaux en une seule fois. Vous pourriez, par exemple, mettre en place un projet pilote pour les ingénieurs qui ont besoin d'une autorisation de voyage pour se rendre à une prochaine réunion industrielle. Une fois que vous aurez évalué son succès, vous pourrez l'étendre à d'autres départements. Il est toutefois important que vous évaluiez honnêtement les résultats et que vous reconnaissiez les éventuelles lacunes de votre nouveau processus afin de pouvoir y remédier avant qu'elles ne s'enracinent.

Ajuster le processus pour éliminer les tracas imprévus
Chaque fois que vous réorganisez un processus, vous découvrez des goulets d'étranglement et des conséquences imprévues. Prenez-en note, ainsi que de leurs effets et de la manière dont vous pouvez y remédier. Par exemple, un processus de demande d'autorisation de dépenses en capital qui se révèle beaucoup plus rapide qu'auparavant pourrait entraîner l'arrivée d'un équipement avant que la direction des installations n'ait pris les dispositions nécessaires pour le mettre en place. Les demandes d'autorisation affectent d'autres processus, et il est important de voir comment un nouveau processus affecte d'autres processus avant de le déployer dans toute l'organisation.
La rationalisation de vos demandes d'autorisation peut avoir un retour sur investissement rapide grâce au temps et aux ressources économisés. Les logiciels de gestion des flux de travail tels que

ProcessMaker permet de définir et de concevoir facilement des processus personnalisés qui s'harmonisent avec les flux de travail de votre organisation. Même si vous ne connaissez rien à la programmation, ProcessMaker, avec ses nombreux outils et modèles intégrés, vous permet de créer rapidement des flux de travail électroniques comme les demandes d'autorisation. De plus, vous pouvez essayer gratuitement l'édition Enterprise de ProcessMaker, ou télécharger l'édition Community de ProcessMaker. Les demandes d'autorisation ne doivent plus être inefficaces ou lourdes.

Demander une démo

    Consentement à la politique de confidentialité En cochant cette case, vous consentez à Déclaration de confidentialité du fabricant de processus.



    Mise à jour sur la protection de la vie privée
    Nous utilisons des cookies pour rendre les interactions avec notre site web et nos services faciles et significatives. Les cookies nous aident à mieux comprendre comment notre site web est utilisé et à adapter la publicité en conséquence.

    Accepter