Genehmigungsanträge sind in nahezu jedem Unternehmen aus den unterschiedlichsten Gründen erforderlich. Reisegenehmigungsanträge genehmigen Geschäftsreisen, Investitionsgenehmigungsanträge genehmigen die Ausgabe von Ressourcen, und Einstellungsgenehmigungsanträge genehmigen beispielsweise die Einstellung von Mitarbeitern.
Kein Genehmigungsverfahren gleicht dem anderen, aber die Prozesse weisen in der Regel Ähnlichkeiten auf. Bei Genehmigungsprozessen gibt es mehrere gemeinsame Hauptrollen, die beteiligt sind:
- Der Initiator - derjenige, der die Genehmigung einer Ausgabe, einer Reise usw. beantragt.
- Der Vorbereiter - der den Genehmigungsantrag vorbereitet. Dies kann, muss aber nicht der Initiator sein.
- Der Genehmiger - prüft den Antrag, stellt sicher, dass er mit den Richtlinien übereinstimmt, identifiziert eventuelle Probleme und erteilt oder verweigert die Genehmigung der Genehmigung.
- Überwachungsrollen - die das System für Genehmigungsanträge überwachen, um sicherzustellen, dass es wie vorgesehen verwendet wird
Wenn Ihr Genehmigungsverfahren umständlich, langsam oder ineffizient ist, gibt es mehrere Möglichkeiten, diese Probleme zu lösen. Im Folgenden finden Sie einen Prozess zur besseren Verwaltung von Genehmigungsanträgen.
Bewerten Sie Ihren aktuellen Prozess
Stellen Sie den aktuellen Genehmigungsprozess so dar, wie er tatsächlich ist, nicht wie Sie ihn sich wünschen. Es ist wichtig, den gesamten Prozess ehrlich zu betrachten, einschließlich offensichtlicher Ineffizienzen. Zeichnen Sie jeden Schritt auf, auch Schritte wie "Legen Sie das Formular vor 16 Uhr in Hannahs Briefkasten". Wenn sich Prozesse in Organisationen ohne viel Planung entwickeln, neigen sie dazu, Ineffizienzen zu übernehmen und beizubehalten, unabhängig davon, ob sie notwendig sind oder nicht. Kennen Sie Ihren aktuellen Prozess zur Genehmigung von Anträgen genau, damit Sie eine Grundlage haben, mit der Sie arbeiten können.
Was sind die offensichtlichen Probleme?
Einige Probleme mit Ihrem derzeitigen Verfahren für Genehmigungsanträge werden offensichtlich, wenn Sie den Prozess ehrlich dargelegt haben. Vielleicht muss der Antrag zwei Ebenen des Managements zur Genehmigung durchlaufen, obwohl eine ausreichen würde. Oder vielleicht basiert Ihr Prozess auf Papierformularen, die Sie schon so lange verwenden, wie Sie sich erinnern können. Notieren Sie sich die offensichtlichen Probleme in Ihrem Prozess sowie die Möglichkeiten, sie zu beheben.
Eine der naheliegendsten Möglichkeiten zur Verbesserung des Prozesses besteht darin, ihn netzbasiert statt papierbasiert zu gestalten. Wenn die Formulare elektronisch sind, können sie nicht verloren gehen oder beschädigt werden, sie werden sofort an den richtigen Empfänger weitergeleitet und können mit einer E-Mail oder einer SMS-Benachrichtigung versehen werden, so dass die Empfänger sofort wissen, dass ihr Beitrag zum Prozess erforderlich ist.
Kann Mobilität helfen?
Wenn Sie den Genehmigungsprozess mobilfreundlich gestalten, können Sie noch mehr Verzögerungen im Genehmigungsprozess vermeiden. Wenn eine Ihrer Genehmigungsbehörden häufig auf Reisen ist, bedeutet eine mobilfreundliche Gestaltung des Prozesses, dass sie oder er von überall aus Anträge prüfen und Entscheidungen treffen kann. Ebenso kann eine Person, die auf Reisen ist, einen Genehmigungsantrag von einem Tablet oder Smartphone aus stellen und muss nicht auf die Rückkehr ins Büro warten. Mobilität ist eine Verfeinerung elektronischer Prozesse, die sie auf die nächste Stufe der Bequemlichkeit und Effizienz hebt.
Versuchen Sie ein Pilotprojekt und bewerten Sie dann die Ergebnisse
Die meisten Unternehmen stellen fest, dass es bei der Umstellung eines Prozesses - insbesondere bei der Umstellung von einem papierbasierten auf einen elektronischen Prozess - besser ist, mit einem kleinen Pilotprojekt in einer Abteilung zu beginnen und dann den Erfolg zu bewerten, als gleich große, umfassende Änderungen vorzunehmen. Sie könnten z. B. ein Pilotprojekt für Ingenieure durchführen, die eine Reisegenehmigung für ein bevorstehendes Branchentreffen benötigen. Sobald Sie den Erfolg beurteilen, können Sie es auf andere Abteilungen ausweiten. Es ist jedoch wichtig, dass Sie die Ergebnisse ehrlich auswerten und etwaige Mängel Ihres neuen Verfahrens erkennen, damit Sie sie beheben können, bevor sie sich verfestigen.
Feinabstimmung des Prozesses, um unvorhergesehene Probleme zu beseitigen
So gut wie immer, wenn Sie einen Prozess umgestalten, werden Sie auf unerwartete Engpässe und unvorhergesehene Folgen stoßen. Notieren Sie sich diese, ihre Auswirkungen und wie sie behoben werden können. So kann beispielsweise ein Genehmigungsverfahren für Investitionsausgaben, das viel schneller abläuft als zuvor, dazu führen, dass ein Gerät eintrifft, bevor das Facility Management einen Platz dafür gefunden hat. Genehmigungsanträge wirken sich auf andere Prozesse aus, und es ist wichtig zu sehen, wie sich ein neuer Prozess auf andere Prozesse auswirkt, bevor er in der gesamten Organisation eingeführt wird.
Die Rationalisierung Ihrer Genehmigungsanträge kann sich aufgrund der eingesparten Zeit und Ressourcen schnell bezahlt machen. Workflow-Software wie
ProcessMaker macht es Ihnen leicht, individuelle Prozesse zu entwerfen und zu gestalten, die mit den Arbeitsabläufen Ihrer Organisation harmonieren. Selbst wenn Sie keine Ahnung vom Programmieren haben, können Sie mit ProcessMaker und seinen vielen integrierten Werkzeugen und Vorlagen elektronische Workflows wie Genehmigungsanträge schnell erstellen. Darüber hinaus können Sie die ProcessMaker Enterprise Edition kostenlos testen oder die Community Edition von ProcessMaker herunterladen. Genehmigungsanträge müssen nicht länger ineffizient oder umständlich sein.
