Cómo gestionar mejor sus solicitudes de autorización

Las solicitudes de autorización son necesarias en casi todas las organizaciones por una serie de razones. En las solicitudes de autorización de viaje se aprueban los viajes de negocios, en las solicitudes de autorización de gastos de capital se aprueba el gasto de recursos, y en las solicitudes de autorización de contratación se aprueba la incorporación de funcionarios, por ejemplo.

No hay dos procesos de solicitud de autorización iguales, pero los procesos tienden a compartir similitudes. En los procesos de autorización, hay varias funciones primarias comunes:

- El iniciador - que solicita autorización de un gasto, viaje, etc.
- El preparador - que prepara la solicitud de autorización. Este puede o no ser el iniciador.
- El aprobador - que revisa la solicitud, se asegura de que cumple con las políticas, identifica cualquier problema, y concede o niega la aprobación de la autorización
- Funciones de supervisión - que supervisan el sistema de solicitud de aprobación para garantizar que se utiliza según lo previsto
Si el proceso de solicitud de autorización es poco manejable, lento o ineficiente, hay varias maneras de resolver estos problemas. He aquí un proceso para gestionar mejor las solicitudes de autorización.

Evalúe su proceso actual
Traza el proceso de solicitud de autorización actual como es en realidad, no como deseas que sea. Es importante ver todo el proceso con honestidad, incluyendo las ineficiencias obvias. Registra cada paso, incluyendo pasos como "Coloca el formulario en el buzón de Hannah antes de las 4 p.m." Cuando los procesos en las organizaciones se desarrollan sin mucha planificación, tienden a asumir ineficiencias y a retenerlas, sean o no necesarias. Conozca a fondo el proceso de autorización de su solicitud actual para tener una línea de base con la que trabajar.

¿Cuáles son los problemas obvios?
Algunos problemas con el proceso de solicitud de autorización actual se harán evidentes si se ha trazado el proceso con honestidad. Tal vez la solicitud deba pasar por dos niveles de gestión para su aprobación cuando uno sea suficiente. O tal vez su proceso se basa en formularios de papel que ha estado utilizando desde que cualquiera puede recordar. Tome nota de los problemas obvios en su proceso, así como las formas en que podrían abordarse.
Una de las formas más obvias de mejorar el proceso es hacerlo basado en la red en vez de en el papel. Cuando los formularios son electrónicos, no se perderán ni se dañarán, se entregan al destinatario correcto al instante y pueden ir acompañados de un correo electrónico o de alertas de texto, de manera que los destinatarios sepan de inmediato que su aportación al proceso es necesaria.

¿Podría ayudar la movilidad?
La incorporación de la movilidad en el proceso de solicitud de autorización puede evitar aún más demoras en el proceso de aprobación. Si una de sus autoridades de aprobación viaja con frecuencia, hacer que el proceso sea amigable con la movilidad significa que puede examinar las solicitudes y tomar decisiones desde cualquier lugar. Del mismo modo, si alguien que viaja necesita hacer una solicitud de autorización de algún tipo, puede hacerlo desde una tableta o un teléfono inteligente en lugar de tener que esperar para volver a la oficina. La movilidad es un refinamiento de los procesos electrónicos que los lleva al siguiente nivel de conveniencia y eficiencia.

Pruebe un proyecto piloto, luego evalúe los resultados
La mayoría de las organizaciones se dan cuenta de que cuando cambian un proceso -en particular cuando lo cambian de un proceso basado en papel a uno electrónico-, empezar con un pequeño proyecto piloto en un departamento y luego evaluar su éxito es mejor que hacer grandes cambios radicales de una sola vez. Se podría, por ejemplo, tener un proyecto piloto para los ingenieros que necesitan autorización para viajar a una próxima reunión de la industria. Una vez que se evalúa su éxito, se puede ampliar a otros departamentos. Sin embargo, es importante que evalúe honestamente los resultados y que reconozca las deficiencias de su nuevo proceso para poder abordarlas antes de que se afiancen.

Afinar el proceso para eliminar problemas imprevistos
Cada vez que se renueva un proceso, se encuentran cuellos de botella inesperados y consecuencias imprevistas. Tome nota de estos, sus efectos, y cómo pueden ser abordados. Por ejemplo, un proceso de solicitud de autorización de gastos de capital que acabe siendo mucho más rápido que antes podría dar lugar a que un equipo llegara antes de que la administración de las instalaciones haya dispuesto un lugar para colocarlo. Las solicitudes de autorización afectan a otros procesos, y es importante ver cómo un nuevo proceso afecta a otros antes de extenderlo a toda la organización.
La racionalización de las solicitudes de autorización puede tener un rápido retorno de la inversión debido al tiempo y los recursos ahorrados. El software de flujo de trabajo como

ProcessMaker facilita el mapeo y el diseño de procesos personalizados que armonizan con los flujos de trabajo de su organización. Incluso si usted no sabe nada de programación, ProcessMaker, con sus muchas herramientas y plantillas incorporadas, le facilita la creación rápida de flujos de trabajo electrónicos como las solicitudes de autorización. Es más, puede probar ProcessMaker Enterprise Edition de forma gratuita, o descargar la Community Edition de ProcessMaker. Las solicitudes de autorización ya no tienen que ser ineficientes o engorrosas.