Comment les logiciels d'OCR et de flux de travail peuvent améliorer la numérisation de l'enseignement supérieur

Dans un avenir proche, pour qu'une industrie puisse prospérer, la numérisation jouera un rôle important dans la réponse. L'analyse des données oriente déjà la prise de décision à bien des égards. En outre, la diffusion numérique permet aux établissements de mieux répondre aux besoins des étudiants existants tout en ouvrant leurs organisations à de nouveaux marchés. Sans avoir à construire de nouvelles salles de classe et de nouvelles installations, l'enseignement supérieur peut utiliser le processus de numérisation pour créer des cours numériques, des simulations, des laboratoires virtuels, etc. 

En outre, les professeurs peuvent utiliser la transformation numérique pour personnaliser davantage leur enseignement et même améliorer l'engagement général. Grâce aux appareils mobiles, les services d'assistance deviennent plus accessibles. De plus, les étudiants peuvent utiliser la numérisation pour créer leurs projets sous forme d'histoires numériques, de podcasts, de vidéos, d'applications, etc. 

Pourquoi la numérisation fonctionne

En termes de retour sur investissement, la numérisation sera probablement plus rentable que de dépenser plus d'argent pour des équipements et des installations supplémentaires. Le problème commence avec les anciens systèmes et les données en silo. Pourtant, le plus grand obstacle reste l'état d'esprit. Si l'enseignement supérieur veut sérieusement saisir les nombreuses opportunités offertes par la numérisation, il doit être prêt à sortir des sentiers battus. 

Par exemple, la numérisation ne nécessite pas les traditionnelles heures de bureau du lundi au vendredi et de 9h à 17h. Qu'est-ce que cela signifie ? Cela implique un changement de mentalité dans l'enseignement supérieur, ainsi qu'une plus grande flexibilité des horaires et des structures universitaires. Pour être juste, le changement n'est pas facile pour la plupart des gens. Mais la promesse de la numérisation se manifeste déjà dans de nombreux autres secteurs. 

De plus, les étudiants sont des produits de l'ère numérique. Ils sont souvent en ligne à toute heure du jour et de la nuit. Il est essentiel de s'assurer qu'ils disposent des bons outils et ressources numériques auxquels ils peuvent accéder, que ce soit pour communiquer avec leurs camarades de classe et leurs professeurs ou pour obtenir une aide universitaire. 

Il y a une solution, et elle n'implique pas la science des fusées. Voyons comment Amazon Textract et BPM peuvent améliorer la numérisation de l'enseignement supérieur.

Discipline et efficacité opérationnelle

Pour que l'enseignement supérieur fonctionne efficacement, il doit suivre des étapes très strictes en termes de flux de travail et de processus. Toutes les parties prenantes sont responsables de ces processus, et la documentation doit être fournie avec précision et exécutée correctement. Même la gestion des processus commerciaux concernant la gestion des étudiants, les installations, la gestion des fournisseurs, la conformité, l'embauche et les dépenses doit faire l'objet d'une surveillance constante. 

Néanmoins, une chose est sûre : l'enseignement supérieur est souvent limité par des ressources restreintes et la BPM peut apporter un certain soulagement en automatisant les processus répétitifs et en réduisant les coûts liés à l'erreur humaine.

Les défis des données 

Il ne fait aucun doute que de nombreuses institutions doivent gérer avec soin d'énormes dépôts de dossiers physiques d'étudiants - certains remontant aux origines de l'organisation. L'organisation d'énormes ensembles de données est un défi pour toute organisation. Non seulement l'établissement est tenu de se conformer aux réglementations fédérales et nationales, mais il doit aussi protéger soigneusement les données des étudiants. Grâce au BPM, les établissements peuvent automatiser les processus allant des admissions aux diplômes, comme la collecte des signatures numériques de chaque action effectuée par un humain ou un robot, l'enregistrement automatique, le cryptage et même les autorisations. 

En ce qui concerne l'aspect physique de ces ensembles de fichiers à grande échelle, une seule catastrophe inattendue pourrait ruiner des années de collecte et d'organisation. Dans ce cas, Amazon Textract peut être utilisé pour scanner et extraire automatiquement le texte et les données des documents. Comme les documents sont le principal outil d'archivage dans l'enseignement supérieur, Amazon Textract peut alléger les processus de recherche et de découverte, longs et complexes, grâce à ses capacités de traitement du langage naturel (NLP) et de classification des documents.

Comment fonctionne Amazon Textract ? Eh bien, au-delà des simples fonctions de reconnaissance optique de caractères (OCR), Amazon Textract ne nécessite aucun effort manuel ou code personnalisé pour lire et extraire avec précision les données de pratiquement tout type de document.  

Par exemple, si un professeur d'université voulait fournir une version numérisée de son cours, il pourrait utiliser Amazon Textract pour extraire rapidement du texte et des données de tous ses fichiers de cours, qui peuvent ensuite être publiés pour que les étudiants puissent y accéder en ligne, à tout moment et en tout lieu. De plus, avec les systèmes traditionnels d'OCR, ils ne lisent généralement que de gauche à droite. En revanche, Amazon Textract peut détecter plusieurs colonnes et imprimer le texte dans l'ordre de lecture correct.

Mettre l'accent sur le numérique 

Avec BPM et Amazon Textract, l'enseignement supérieur peut commencer à adopter le type de transformation numérique nécessaire pour prospérer dans l'économie numérique. Par exemple, Amazon Textract peut extraire les données puis BPM peut être utilisé pour automatiser les flux de travail et déplacer les documents électroniquement, que ce soit pour l'approbation des documents électroniques par e-mail ou pour mettre en place des tableaux de bord permettant aux utilisateurs autorisés de recevoir des rapports, des formulaires et des notifications. 

Bien entendu, pour qu'une solution BPM soit déployée avec succès, il faut d'abord savoir quels sont les processus et les flux de travail qui sont prêts à être automatisés.

Dernière réflexion

Si l'enseignement supérieur ne veut pas suivre la voie du dinosaure, il doit être réceptif à l'innovation continue. Avec BPM et Amazon Textract, la numérisation n'a pas besoin d'être compliquée. De plus, l'enseignement supérieur peut enfin être sûr de disposer des outils nécessaires pour être compétitif à l'ère du numérique.

Écrit par Katherine Manning