Cómo el software OCR y de flujo de trabajo puede mejorar la digitalización de la educación superior
En un futuro próximo, para que cualquier industria prospere, la digitalización jugará un papel importante en la respuesta. El análisis de datos ya está impulsando la toma de decisiones de muchas maneras. Además, la entrega digital permite que las instituciones atiendan mejor las necesidades de los estudiantes existentes, al tiempo que abren sus organizaciones a nuevos mercados. Sin tener que construir nuevas aulas y nuevas instalaciones, la educación superior puede utilizar el proceso de digitalización para crear cursos digitales, simulaciones, laboratorios virtuales y más.
Además, los profesores pueden utilizar la transformación digital para aumentar la personalización de su instrucción e incluso mejorar el compromiso general. Con los dispositivos móviles, los servicios de apoyo se vuelven más accesibles. Además, los estudiantes pueden utilizar la digitalización para crear sus proyectos en forma de historias digitales, podcasts, vídeos, aplicaciones y más.
Por qué funciona la digitalización
En cuanto al rendimiento de la inversión, la digitalización probablemente inducirá a una mejor recompensa que gastar más dinero en equipo e instalaciones adicionales. La cuestión comienza con los sistemas heredados y los datos almacenados en silos. Sin embargo, aún así, el mayor obstáculo de todos es la mentalidad. Si la educación superior quiere aprovechar seriamente las abundantes oportunidades que ofrece la digitalización, entonces debe estar dispuesta a pensar fuera de la caja.
Por ejemplo, la digitalización no requiere las tradicionales horas de oficina de lunes a viernes y de 9 a 5. ¿Qué significa esto? Implica una mentalidad diferente para la educación superior, junto con más flexibilidad en cuanto a horarios y estructuras académicas. Para ser justos, el cambio no es fácil para la mayoría de la gente. Pero, la promesa de la digitalización ya se está manifestando en muchas otras industrias.
Además, los estudiantes son productos de la era digital. A menudo están en línea a todas horas, día y noche. Es vital asegurarse de que tengan las herramientas y recursos digitales adecuados a los que puedan acceder, ya sea para comunicarse con sus compañeros y profesores o para obtener ayuda académica.
Hay una solución, y no involucra la ciencia de los cohetes. Aprendamos más sobre cómo el Textracto Amazónico y el BPM pueden mejorar la digitalización de la educación superior.
Disciplina y eficiencia operacional
Para que la educación superior funcione con eficacia, deben seguir hitos muy estrictos en cuanto a sus flujos de trabajo y procesos. Todos los interesados tienen la obligación de rendir cuentas en esos procesos, y la documentación debe entregarse con precisión y ejecutarse correctamente. Incluso la gestión de los procesos empresariales en torno a la gestión de los estudiantes, las instalaciones, la gestión de los proveedores, el cumplimiento, la contratación y los gastos deben ser objeto de una supervisión constante.
No obstante, una cosa es segura: la educación superior a menudo se ve limitada por la escasez de recursos y la BPM puede ofrecer cierto alivio al automatizar procesos repetibles y disminuir los costos asociados con el error humano.
Desafíos de datos
Indudablemente, muchas instituciones deben administrar cuidadosamente depósitos masivos de archivos físicos de estudiantes, algunos de los cuales se remontan a los orígenes de la organización. La organización de enormes conjuntos de datos es un desafío para cualquier organización. No sólo la institución está en el anzuelo por el cumplimiento de las regulaciones federales y estatales, sino que deben salvaguardar cuidadosamente los datos de los estudiantes. Con el BPM, las instituciones pueden automatizar los procesos desde la admisión hasta la graduación, como la recolección de firmas digitales de cada acción realizada por un humano o un robot, el registro automático, la encriptación e incluso los permisos.
En términos del aspecto físico de estos conjuntos de archivos a gran escala, un solo desastre inesperado podría arruinar años de colecciones y organización. En este caso, Amazon Textract puede ser usado para escanear y extraer automáticamente el texto y los datos de los documentos. Dado que los documentos son la principal herramienta para el mantenimiento de registros en la educación superior, Amazon Textract puede aliviar los complejos y largos procesos de búsqueda y descubrimiento con sus capacidades de procesamiento de lenguaje natural (PNL) y clasificación de documentos.
¿Cómo funciona el Textracto Amazónico? Bueno, más allá de las simples características del reconocimiento óptico de caracteres (OCR), Amazon Textract no requiere esfuerzo manual o código personalizado para leer y extraer datos con precisión de prácticamente cualquier tipo de documento.
Por ejemplo, si un profesor universitario quisiera proporcionar una versión digitalizada de su curso, podría utilizar Amazon Textract para extraer rápidamente el texto y los datos de todos sus archivos de curso que luego pueden ser publicados para que los estudiantes accedan en línea, en cualquier momento y en cualquier lugar. Además, con los sistemas tradicionales de OCR, normalmente sólo leen de izquierda a derecha. En cambio, Amazon Textract puede detectar múltiples columnas y aún así imprimir el texto en el orden de lectura correcto.
Enfatizar la digitalización
Con BPM y Amazon Textract, la educación superior puede empezar a adoptar el tipo de transformación digital necesaria para prosperar en la economía digital. Para ilustrar esto, Amazon Textract puede extraer los datos y luego BPM puede ser usado para automatizar los flujos de trabajo y mover documentos electrónicamente ya sea para la aprobación de documentos electrónicos vía correo electrónico o para implementar tableros que permitan a los usuarios permitidos recibir informes, formularios y notificaciones.
Por supuesto, para que cualquier solución de BPM sea desplegada con éxito, primero debe comenzar por saber qué procesos de negocio y flujos de trabajo están preparados para la automatización.
Pensamiento final
Si la educación superior no quiere seguir el camino de los dinosaurios, entonces deben ser receptivos a la innovación continua. Con BPM y Amazon Textract, la digitalización no tiene que ser complicada. Además, la educación superior puede finalmente sentirse segura de que tienen las herramientas que necesitan para competir en la era digital.
Escrito por Katherine Manning
