Comment les agences gouvernementales peuvent utiliser la BPM pour accroître leur efficacité

Les organisations voient de plus en plus l'intérêt d'optimiser leurs processus afin de mieux servir leurs clients et les parties prenantes et d'acquérir un avantage concurrentiel. Au gouvernement, les processus ne sont pas soumis à la pression de la concurrence, mais les citoyens et les autres parties prenantes au sein d'autres services gouvernementaux exigent une approche plus efficace de la prestation de services que le gouvernement ne peut que fournir. Dans le climat actuel, cela signifie être en mesure de débourser des fonds de secours aux particuliers et aux petites entreprises à travers l'Amérique. 

Les mandats relatifs à l'administration en ligne mettent davantage l'accent sur des processus efficaces et mesurables. La bonne plateforme de gestion des processus d'entreprise (BPM) peut aider à fournir des processus plus efficaces, à trouver et à améliorer les silos et les goulets d'étranglement, et à connecter et étendre les systèmes existants sur une plateforme unique. 

Dans cet article, nous examinerons comment la BPM peut contribuer à accroître l'efficacité, notamment en ce qui concerne le versement des fonds de secours. 

Pourquoi le BPM ?

La BPM améliore la productivité et permet la transformation numérique et l'innovation au sein d'une organisation. Pour les organismes publics, cela signifie des économies d'argent et de temps et une amélioration des services aux citoyens. Cela signifie également répondre plus efficacement aux directives fixées par le Congrès et d'autres lois locales.

La BPM peut aider les organismes gouvernementaux à réaliser les objectifs suivants :

• Réagir rapidement à l'évolution des conditions macroéconomiques, c'est-à-dire COVID-19.
• Découvrir les inefficacités du processus et améliorer l'ensemble du processus du début à la fin
• Assurer la conformité réglementaire 
• Améliorer les services publics aux citoyens
• Améliorer la visibilité des processus
• Soutenir l'amélioration continue des processus
• Accroître l'efficacité organisationnelle en rationalisant les opérations

La facilité d'utilisation et la transparence offertes par le BPM peuvent permettre aux organismes gouvernementaux de traiter plus efficacement les environnements de traitement complexes. Par exemple, si une signature électronique pour un processus n'est pas obtenue à l'étape appropriée du processus, une alerte peut être déclenchée auprès du membre du personnel approprié en charge du processus. Tout ajustement du processus peut être effectué sans perturber les processus. 

Vivre la transformation numérique au sein du gouvernement

La plupart des agences gouvernementales utilisent des processus papier complexes et dépassés qui obligent les citoyens et les électeurs à prendre du temps sur leur journée pour se rendre à la mairie ou dans d'autres agences gouvernementales afin de remplir des documents. Grâce à la BPM, les processus papier peuvent être numérisés, ce qui permet de gagner du temps et de l'argent, tant pour le gouvernement que pour ses électeurs. 

Dans le climat économique actuel, la plupart des agences gouvernementales ne sont pas prêtes à ajouter un formulaire à leur site web qui déclenche un flux de travail pour les petites entreprises à demander des fonds de secours. Sur le même front, les bureaux de chômage du gouvernement sont surchargés de candidats en raison de la pandémie COVID-19. En Floride, par exemple, des centaines de personnes doivent enfreindre les règles de distanciation sociale et rejoindre lonlines pour demander l'aide au chômage parce que le site web pour le dépôt de demandes en ligne a été interrompu, selon les médias locaux. L'une des plus grandes difficultés liées aux demandes de chômage est que chaque État a sa propre réglementation. Combiné à l'évolution constante des exigences en matière de conformité à l'assurance-chômage, cela devient un véritable défi. Mais avec le bon BPM en place, les agences gouvernementales peuvent facilement numériser ce processus, y compris la capacité de gérer et de se préparer à la surcharge de trafic du site web.

D'autres exemples de transformation numérique dans l'administration publique incluent : 

Dans Le comté de Humboldt en CalifornieIls ont utilisé le BPM pour transformer numériquement leur système de permis sur papier. Avant d'utiliser le BPM, les citoyens du comté de Humboldt utilisaient un système basé sur le papier, mais au fur et à mesure que le comté s'est développé, cela est rapidement devenu problématique. Steve Santos, le responsable de l'aide au développement du comté de Humboldt, a déclaré : "Nous utilisions une armoire métallique de la taille d'un mur pour stocker les documents. Les reçus étaient faits sur du papier carbone à trois feuilles, et pour des besoins d'inspection particuliers, nous ajoutions des post-it aux documents. Les autres divisions devaient descendre et sortir physiquement les documents de l'armoire".

En créant des formulaires en ligne et en intégrant des systèmes tiers pour la saisie des signatures et la numérisation des documents, les agences gouvernementales peuvent facilement numériser leurs processus papier au profit de leurs électeurs. 

Le site Le ministère de la défense (DoD) utilise également le BPM pour contribuer à la réduction des déchets et à la simplification des procédures au sein de leur service. Selon Mme Villanova, le DoD devait auparavant séparer physiquement le stockage des informations non classifiées et des informations top-secrètes. Cela posait un problème lorsque les informations classifiées des membres du service s'appuyaient sur un troisième réseau pour relier les deux zones de stockage. La coordination d'installations de stockage séparées, nécessitant chacune leurs propres ressources et main-d'œuvre pour atteindre un objectif, s'est avérée problématique. En utilisant le BPM, le DoD a pu mettre en place un système de sécurité centralisé à plusieurs niveaux, où les informations étaient obtenues sans compromettre la sécurité globale.

Mise en œuvre du BPM

Il y a plusieurs facteurs de succès à prendre en compte pour mettre en œuvre la BPM dans les agences gouvernementales. Après avoir obtenu le budget nécessaire à la mise en œuvre et déterminé l'étendue des processus, les agences gouvernementales doivent se poser les questions suivantes

• Quels sont vos processus les plus critiques ?
• Combien d'entre eux sont centrés sur l'homme par opposition au système ?
• Quelles sont vos exigences en matière d'évolutivité pour le nombre de processus, le nombre de sites et le déploiement géographique ?
• Quelle est la complexité de votre infrastructure informatique ? Quelles sont les plates-formes avec lesquelles vous devez interagir pour réussir ? La mise en place d'une architecture orientée services fait-elle partie de votre stratégie globale ?
• Quels sont vos besoins en matière de processus à court terme par rapport à ceux à long terme ?

En outre, les agences gouvernementales doivent choisir une plateforme BPM en fonction de l'étendue de leurs processus. La plate-forme BPM qu'ils choisissent doit pouvoir :

• concevoir et modéliser un processus sous forme graphique 
• séparer les règles commerciales, les formulaires et les rôles du flux de processus 
• créer des formulaires en ligne qui suivront un processus - aider à éliminer le papier
• surveiller l'activité du processus, obtenir une visibilité instantanée sur le processus 

Conclusion

Les organismes gouvernementaux doivent adopter une technologie qui rationalise les systèmes, améliore les processus et renforce la collaboration. Sans la transformation numérique, les objectifs essentiels du gouvernement ne seront pas atteints. Les organismes gouvernementaux doivent choisir une BPM à faible code, au niveau de l'entreprise qui permettra la gestion des processus, des politiques, des données et des personnes.