Organisationen erkennen zunehmend den Wert der Optimierung ihrer Prozesse, um ihren Kunden und Interessengruppen besser zu dienen und Wettbewerbsvorteile zu erzielen. In der öffentlichen Verwaltung unterliegen die Prozesse nicht dem Wettbewerbsdruck, aber die Bürger und andere Interessengruppen in anderen Behörden verlangen einen effektiveren Ansatz für die Erbringung von Dienstleistungen, die nur die öffentliche Hand erbringen kann. In unserem derzeitigen Klima bedeutet dies, dass wir in der Lage sind, Hilfsgelder an Einzelpersonen und kleine Unternehmen in ganz Amerika auszuzahlen.
E-Government-Mandate legen mehr Wert auf effiziente und messbare effektive Prozesse. Die richtige Plattform für das Geschäftsprozessmanagement (BPM) kann dabei helfen, effizientere Prozesse zu liefern, Silos und Engpässe zu finden und zu verbessern und Altsysteme auf einer Plattform zu verbinden und zu erweitern.
In diesem Artikel werfen wir einen Blick darauf, wie BPM zur Effizienzsteigerung beitragen kann, auch bei der Auszahlung von Hilfsgeldern.
Warum BPM?
BPM verbessert die Produktivität und sorgt für digitale Transformation und Innovation innerhalb einer Organisation. Für Behörden bedeutet dies, Geld und Zeit zu sparen und die Dienstleistungen für die Bürger zu verbessern. Es bedeutet auch, dass man effektiver auf die vom Kongress und anderen lokalen Gesetzen festgelegten Richtlinien reagieren kann.
BPM kann Behörden dabei helfen, Folgendes zu erreichen:
- Schnelles Reagieren auf sich ändernde makroökonomische Bedingungen, d.h. COVID-19.
- Aufdeckung von Prozessineffizienzen und Verbesserung des gesamten Prozesses von Anfang bis Ende
- Gewährleistung der Einhaltung von Vorschriften
- Verbesserung der staatlichen Dienstleistungen für die Bürger
- Verbesserung der Transparenz von Prozessen
- Unterstützung kontinuierlicher Prozessverbesserungen
- Steigerung der organisatorischen Effizienz durch Rationalisierung der Abläufe
Die Benutzerfreundlichkeit und Transparenz, die BPM bietet, kann es Behörden ermöglichen, mit komplexen Verarbeitungsumgebungen effektiver umzugehen. Wenn beispielsweise eine elektronische Unterschrift für einen Prozess nicht im richtigen Schritt eingeholt wird, kann eine Warnung an den zuständigen Mitarbeiter ausgelöst werden, der für den Prozess verantwortlich ist. Etwaige Anpassungen des Prozesses können ohne Unterbrechung der Abläufe vorgenommen werden.
Digitale Transformation in der Verwaltung erleben
Die meisten Behörden arbeiten mit komplexen, veralteten, papierbasierten Prozessen, die Bürger und Wähler dazu zwingen, sich Zeit zu nehmen, um das Rathaus oder andere Behörden aufzusuchen und Papierkram zu erledigen. Mit BPM können papierbasierte Prozesse digitalisiert werden, was Zeit und Geld spart - sowohl für die Behörden als auch für die Bürger.
In unserem derzeitigen Wirtschaftsklima sind die meisten Regierungsbehörden nicht bereit, ein Formular auf ihrer Website einzurichten, das einen Arbeitsablauf auslöst, mit dem einen Workflow für kleine Unternehmen zur Beantragung von Hilfsgeldern auslöst. Gleichzeitig sind die Arbeitsämter der Regierung aufgrund der COVID-19-Pandemie mit Antragstellern überlastet. In Florida zum Beispiel müssen Hunderte von Menschen gegen die Regeln der sozialen Distanz verstoßen und sich inSchlange stehen, um Arbeitslosenhilfe zu beantragen weil die Website für die Einreichung von Online-Anträgen laut lokalen Medienberichten nicht mehr funktioniert. Eine der größten Schwierigkeiten bei der Beantragung von Arbeitslosenunterstützung besteht darin, dass jeder Bundesstaat seine eigenen, einzigartigen Vorschriften hat. In Kombination mit den sich ständig ändernden UI-Anforderungen wird dies zu einer echten Herausforderung. Mit der richtigen BPM-Lösung können die Behörden diesen Prozess jedoch problemlos digitalisieren und sich auch auf eine Überlastung der Website vorbereiten.
Weitere Beispiele für die digitale Transformation in der Verwaltung sind:
Unter Humboldt County in Kaliforniennutzte man BPM, um sein papiergestütztes Genehmigungssystem zu digitalisieren. Vor dem Einsatz von BPM nutzten die Bürger von Humboldt County ein papiergestütztes System, doch mit dem Wachstum des Bezirks wurde dies schnell problematisch. Steve Santos, der für die Entwicklungshilfe zuständige Manager von Humboldt County, erklärte: "Wir benutzten einen wandgroßen Metallschrank zur Aufbewahrung der Unterlagen. Die Belege wurden auf dreifachem Durchschlagspapier erstellt, und für besondere Kontrollzwecke versahen wir die Dokumente mit Post-it-Notizen. Andere Abteilungen mussten hinuntergehen und die Unterlagen physisch aus dem Schrank holen.
Durch die Online-Erstellung von Formularen und die Integration von Drittanbietersystemen für die Erfassung von Unterschriften und das Scannen von Dokumenten können Behörden ihre papierbasierten Prozesse zum Nutzen ihrer Wähler problemlos digitalisieren.
Das Verteidigungsministerium (DoD) nutzt ebenfalls BPM um Verschwendung zu reduzieren und Verfahren innerhalb der Abteilung zu vereinfachen. Nach Angaben von Villanova musste das DoD früher die Speicherung von nicht klassifizierten und streng geheimen Informationen physisch trennen. Dies stellte ein Problem dar, da die als geheim eingestuften Informationen der Bediensteten auf ein drittes Netzwerk angewiesen waren, um die beiden Speicherbereiche zu verbinden. Durch den Einsatz von BPM konnte das DoD ein zentral gelegenes, mehrstufiges Sicherheitssystem implementieren, bei dem die Informationen ohne Beeinträchtigung der Gesamtsicherheit abgerufen werden konnten.
Einführung von BPM
Es gibt mehrere Erfolgsfaktoren, die bei der Implementierung von BPM in Behörden zu berücksichtigen sind. Nach der Beschaffung des Budgets für die Implementierung und der Bestimmung des Umfangs der Prozesse müssen Behörden folgende Fragen stellen:
- Welches sind Ihre wichtigsten Prozesse?
- Wie viele von ihnen sind menschenzentriert im Gegensatz zu systemzentriert?
- Welche Anforderungen stellen Sie an die Skalierbarkeit hinsichtlich der Anzahl der Prozesse, der Anzahl der Standorte und der geografischen Verteilung?
- Wie komplex ist Ihre IT-Infrastruktur? Mit welchen Plattformen müssen Sie interagieren, um erfolgreich zu sein? Ist das Erreichen einer serviceorientierten Architektur Teil Ihrer Gesamtstrategie?
- Was sind Ihre kurzfristigen und was Ihre langfristigen Prozessanforderungen?
Darüber hinaus sollten die Behörden eine BPM-Plattform auf der Grundlage des Umfangs ihrer Prozesse auswählen. Die von ihnen gewählte BPM-Plattform sollte in der Lage sein:
- einen Prozess in einem grafischen Format entwerfen und modellieren
- Geschäftsregeln, Formulare und Rollen vom Prozessablauf trennen
- Online-Formulare zu erstellen, die einen Prozess durchlaufen - so wird Papier überflüssig
- Überwachung der Prozessaktivität, sofortiger Einblick in den Prozess
Unterm Strich
Regierungsbehörden müssen Technologien einsetzen, die Systeme rationalisieren, Prozesse verbessern und die Zusammenarbeit fördern. Ohne die digitale Transformation werden wichtige Ziele der Regierung nicht erreicht werden. Regierungsbehörden müssen sich für eine BPM-Plattform auf Unternehmensebene mit niedrigem Code Plattform wählen, die die Verwaltung von Prozessen, Richtlinien, Daten und Personen ermöglicht.
