Cómo pueden utilizar los organismos gubernamentales la BPM para aumentar la eficiencia

Las organizaciones ven cada vez más el valor de optimizar sus procesos para prestar un mejor servicio a sus clientes e interesados y para obtener una ventaja competitiva. En el gobierno, los procesos no están sujetos a presiones competitivas, pero los ciudadanos y otros interesados de otros departamentos gubernamentales exigen un enfoque más eficaz de la prestación de servicios que el gobierno sólo puede proporcionar. En nuestro clima actual eso significa poder desembolsar fondos de ayuda a los individuos y a las pequeñas empresas en toda América. 

Los mandatos de la administración electrónica están haciendo más hincapié en procesos eficaces y mensurables. Una plataforma adecuada de gestión de los procesos institucionales (BPM) puede ayudar a ofrecer procesos más eficientes, encontrar y mejorar los silos y los cuellos de botella, y conectar y ampliar los sistemas heredados en una plataforma. 

En este artículo, veremos cómo el BPM puede ayudar a aumentar la eficiencia, incluyendo el desembolso de los fondos de ayuda. 

¿Por qué BPM?

El BPM mejora la productividad y proporciona una transformación digital e innovación dentro de una organización. Para los organismos gubernamentales, esto significa ahorrar dinero, tiempo y mejorar los servicios a los ciudadanos. También significa responder más eficazmente a las directivas establecidas por el Congreso y otras leyes locales.

El BPM puede ayudar a las agencias gubernamentales a lograr lo siguiente:

• Responder rápidamente a las condiciones macroeconómicas cambiantes, es decir, COVID-19.
• Descubrir las ineficiencias del proceso y mejorar el proceso general de principio a fin
• Asegurar el cumplimiento de la normativa 
• Mejorar los servicios gubernamentales a los ciudadanos
• Mejorar la visibilidad de los procesos
• Apoyar las mejoras continuas de los procesos
• Aumentar la eficacia de la organización mediante la racionalización de las operaciones

La facilidad de uso y la transparencia que ofrece la BPM pueden permitir a los organismos gubernamentales tratar con mayor eficacia los entornos de procesamiento complejos. Por ejemplo, si no se obtiene una firma electrónica para un proceso en el paso adecuado de un proceso, se puede disparar una alerta al funcionario apropiado encargado del proceso. Cualquier ajuste que se haga en el proceso puede hacerse sin interrumpirlo. 

Experimentar la transformación digital en el gobierno

La mayoría de los organismos gubernamentales están utilizando complejos y anticuados procesos basados en el papel que obligan a los ciudadanos y a los electores a tomarse un tiempo de su día para visitar el ayuntamiento u otros organismos gubernamentales para completar el papeleo. Con BPM, los procesos basados en papel pueden ser digitalizados, ahorrando tiempo y dinero, tanto para el gobierno como para sus electores. 

En nuestro actual clima económico, la mayoría de las agencias gubernamentales no están preparadas para añadir un formulario a su sitio web que desencadene un flujo de trabajo para pequeñas empresas para solicitar fondos de ayuda. Las oficinas de desempleo del gobierno están sobrecargadas de solicitantes debido a la pandemia de COVID-19. Por ejemplo, en Florida, cientos de personas tienen que romper las reglas de distanciamiento social y unirse a long lines para solicitar la asistencia por desempleo porque el sitio web para presentar solicitudes en línea se rompió, según los informes de los medios locales. Una de las mayores dificultades con las solicitudes de desempleo es que cada estado tiene sus propias regulaciones. En combinación con los siempre cambiantes requisitos de cumplimiento de la UI, esto se convierte en un verdadero desafío. Pero con el BPM adecuado en su lugar, las agencias gubernamentales pueden digitalizar fácilmente este proceso, incluyendo la capacidad de administrar y prepararse para la sobrecarga de tráfico del sitio web.

Otros ejemplos de transformación digital en el gobierno incluyen: 

En El condado de Humboldt en California...usaron BPM para transformar digitalmente su sistema de permisos en papel. Antes de usar el BPM, los ciudadanos del condado de Humboldt usaban un sistema basado en papel, pero a medida que el condado crecía esto se convirtió rápidamente en un problema. Steve Santos, el gerente de asistencia para el desarrollo del condado de Humboldt declaró: "Estábamos usando un gabinete de metal del tamaño de una pared para almacenar los registros. Los recibos se hacían en papel carbón de tres hojas, y para necesidades especiales de inspección, añadíamos notas Post-it a los documentos. Otras divisiones tenían que bajar y sacar físicamente los registros del gabinete".

Mediante la creación de formularios en línea y la integración de sistemas de terceros para captar firmas y escanear documentos, los organismos gubernamentales pueden digitalizar fácilmente sus procesos basados en papel en beneficio de sus mandantes. 

El El Departamento de Defensa (DoD) también usa BPM para ayudar a reducir el desperdicio y simplificar los procedimientos dentro de su departamento. Según Villanova anteriormente, el Departamento de Defensa tenía que separar físicamente el almacenamiento de información no clasificada y de alto secreto. Esto creó un problema cuando la información clasificada de los miembros del servicio dependía de una tercera red para unir las dos áreas de almacenamiento. Las complejidades de coordinar instalaciones de almacenamiento separadas, cada una de las cuales requiere sus propios recursos y mano de obra para mantenerlas para lograr un objetivo, fueron problemáticas Al utilizar el BPM, el DoD pudo implementar un sistema de seguridad centralizado y de múltiples niveles en el que se obtuvo la información sin comprometer la seguridad general.

Implementación de BPM

Hay varios factores de éxito que hay que considerar para implementar la BPM en los organismos gubernamentales Después de obtener el presupuesto para la implementación y determinar el alcance de los procesos, los organismos gubernamentales deben preguntar lo siguiente:

• ¿Cuáles son sus procesos más críticos?
• ¿Cuántos de ellos están centrados en los humanos frente a los centrados en el sistema?
• ¿Cuáles son sus requisitos de escalabilidad en cuanto a la cantidad de procesos, la cantidad de lugares y el despliegue geográfico?
• ¿Qué tan compleja es su infraestructura de TI? ¿Con qué plataformas necesita interoperar para tener éxito? ¿Conseguir una arquitectura orientada a los servicios forma parte de su estrategia general?
• ¿Cuáles son sus necesidades de proceso a corto plazo frente a las de largo plazo?

Además, los organismos gubernamentales deben seleccionar una plataforma BPM en función del alcance de sus procesos. La plataforma de BPM que elijan debe ser capaz de:

• diseñar y modelar un proceso en un formato gráfico 
• separar las normas empresariales, los formularios y las funciones del flujo de procesos 
• crear formularios en línea que fluyan a través de un proceso - ayudando a eliminar el papel
• supervisar la actividad del proceso, obtener una visibilidad instantánea del proceso 

En resumen...

Los organismos gubernamentales deben adoptar una tecnología que racionalice los sistemas, mejore los procesos y aumente la colaboración. Sin la transformación digital, los objetivos críticos del gobierno no se realizarán. Los organismos gubernamentales deben elegir un BPM de bajo código y nivel empresarial plataforma que permitirá la gestión de procesos, políticas, datos y personas.