Comment les chatbots révolutionnent l'enseignement supérieur

La manière dont les gens interagissent avec les entreprises et la technologie évolue rapidement. À l'ère de la gratification instantanée et de la numérisation, les gens attendent des réponses immédiates à leurs demandes de renseignements - les étudiants des collèges et des universités ne font pas exception.

Pour répondre aux exigences du consommateur moderne, les applications s'intègrent de plus en plus à une interface conversationnelle populaire appelée "chatbot". Ces types d'applications peuvent être aussi "bavardes" que vous le souhaitez et vous pouvez les trouver déjà chez vous avec des articles tels que Amazon Alexa ou Google Home. 

Sur la base des taux d'interaction actuels, les chatbots peuvent garantir que nous sommes à la fois plus informés et plus productifs. Par exemple, au lieu de chercher sur un site web pour vérifier le temps qu'il fait, vous pouvez simplement demander à Alexa d'Amazon les prévisions actuelles dans votre région.

Sans compter que dans les environnements connectés d'aujourd'hui, l'automatisation est ce qui distingue les organisations. Les chatbots sont l'une des technologies qui offrent un soutien et commercialisent l'automatisation, en répondant et/ou en proposant des solutions aux questions les plus courantes. En termes d'enseignement supérieur, les chatbots peuvent remplir de nombreux rôles et travailler en permanence en répondant simultanément à des milliers de questions. 

De plus, grâce aux progrès du traitement du langage naturel (TLN), les chatbots peuvent interpréter diverses langues plus efficacement tout en offrant une expérience de conversation plus naturelle aux utilisateurs finaux.

Par exemple, des chatbots peuvent être déployés pour répondre à des questions simples et rapides sur la taille des classes, l'emplacement du campus, les dates limites de dépôt des candidatures, les frais de scolarité, les informations sur les bourses, les droits d'inscription, etc. Il est important de noter que si les consommateurs et les étudiants se familiarisent de plus en plus avec les chatbots, la mise en place de cet outil n'a de sens que si elle rend l'interaction plus pertinente et plus pratique pour les utilisateurs finaux. Continuez à lire pour en savoir plus.

Alors, que sont les chatbots ?

Les chatbots peuvent être alimentés soit par l'intelligence artificielle, soit par des scripts de base saisis dans un langage de programmation. Comme leur nom l'indique, les chatbots sont des programmes informatiques destinés à "discuter" avec des humains. 

Considérez-les comme des avatars ou des représentants virtuels de votre institution. Au départ, les chatbots étaient couramment utilisés sur les outils de messagerie numérique. Aujourd'hui, ils sont vraiment utilisés partout. 

Bien que l'idée de permettre aux robots d'interagir avec les humains ne soit pas nouvelle, ce qui a changé, c'est la façon dont les chatbots sont utilisés pour augmenter et automatiser les flux et les processus commerciaux. Dans certains cas, vous interagissez avec un chatbot en ligne, dans d'autres, vous chattez littéralement avec un dispositif physique.

Comment fonctionnent les chatbots ?

Pour le décomposer, il existe en fait deux grands types de chatbots : Simple et intelligent.

Les chatbots simples fonctionnent avec des entrées de programmation et des règles spécifiques. Ces règles sont définies par le développeur avec des résultats clés en fonction du scénario. Par exemple, un étudiant peut demander "Quels sont les frais d'admission pour 2021" et le développeur peut créer une réponse écrite à cette question. 

Toutefois, si le chatbot n'a pas de réponse, il se peut que ses scripts doivent être mis à jour. Les chatbots simples sont relativement faciles à programmer et à déployer, mais la mise à jour des scripts peut prendre beaucoup de temps.

Les chatbots intelligents sont d'une tout autre race puisqu'ils sont propulsés par l'IA et la PNL, ce qui signifie qu'ils deviennent plus intelligents, ou plus intelligents, avec le temps et l'expérience. Ils ne nécessitent aucune entrée ou règle prédéfinie. Ils utilisent plutôt des modèles préformés. 

En outre, chaque question et réponse entrante est enregistrée dans leurs algorithmes et stockée pour une utilisation ultérieure. Ainsi, les mises à jour ne prennent pas autant de temps.

Comment les chatbots peuvent-ils aider l'enseignement supérieur ?

Avec l'avènement de l'Internet des objets (IoT), la collecte et la distribution de grandes quantités de données sont devenues une tâche vraiment ardue pour tout être humain qui doit filtrer ces énormes quantités de données. Pourtant, la plupart des établissements d'enseignement supérieur sont également actifs dans le domaine du service à la clientèle et il est essentiel d'améliorer l'efficacité de chaque département, des admissions aux conseils universitaires, en passant par le bureau d'enregistrement, le bureau d'aide financière, etc. 

Les étudiants savent qu'ils ont le choix, et ils choisiront l'établissement qui leur donne le sentiment d'être les plus engagés. Mais comment y parvenir alors que des milliers d'étudiants posent des questions chaque jour et chaque heure ? Voyons de plus près où les chatbots peuvent vous aider.

Traiter les demandes de renseignements avec facilité

Les étudiants d'aujourd'hui sont très au fait des technologies de pointe. En fait, beaucoup d'entre eux suivent des cours de codage au lycée. Ils comprennent le fonctionnement des applications. De plus, ils ont l'habitude d'obtenir les choses qu'ils veulent d'un simple tapotement. C'est pourquoi ils sont devenus impatients - comme nous tous. Ils veulent des réponses à leurs questions, et ils les veulent maintenant. Nous vivons à l'ère du service 24×7. 

Les magasins ne ferment plus parce qu'ils ont des interfaces en ligne. Les gens attendent une satisfaction instantanée et des réponses immédiates. Avec des ressources limitées, comment les universités peuvent-elles répondre à ce type de demandes ? Entrez dans les chatbots.

Vous ne pouvez tout simplement pas engager suffisamment de personnes pour gérer les demandes des étudiants, surtout pendant le cycle d'admission de pointe. De plus, vous n'avez peut-être pas les fonds nécessaires pour le faire. Les chatbots peuvent vous aider à améliorer l'écosystème des admissions et des inscriptions en interagissant avec les étudiants, en traitant les questions redondantes et en améliorant ainsi l'expérience globale des étudiants.

Vous travaillez dans un centre d'appel ou dans une université ?

Les étudiants ont besoin d'informations appropriées pour prendre des décisions éclairées. Avec l'expansion des écoles, il peut être difficile pour les employés de passer toute la journée à répondre aux mêmes questions, encore et encore. Vous ne voulez pas que vos employés deviennent des agents de centre d'appel. 

Non seulement cela serait mauvais pour le moral des employés, mais si vos employés sont mécontents, ils ne fourniront pas le meilleur service à la clientèle. Au lieu de cela, les chatbots peuvent prendre en charge les demandes banales et améliorer les flux de travail afin que vos employés puissent se concentrer sur des initiatives plus stratégiques. 

Au final, les chatbots permettent de gagner du temps. Ils peuvent répondre à des milliers de demandes, en une seule fois. Les étudiants peuvent discuter avec eux à toute heure de la journée, ce qui est particulièrement utile pour les étudiants étrangers. De plus, ce type de système de réponse instantanée améliore également la satisfaction des clients, ce qui peut se traduire par un meilleur taux d'inscription.

À la conquête de la fonte des neiges

Dans le monde de l'enseignement supérieur, il existe un terme appelé "summer melt", qui décrit la période de l'année où les étudiants acceptés ne s'inscrivent pas pour diverses raisons. Ce n'est pas un bon signe si les taux de fonte estivale commencent à augmenter. L'objectif est d'améliorer les taux d'inscription et de rétention. Il se peut que les étudiants se désintéressent parce qu'ils ne sont pas engagés. 

Une façon de conquérir le melt d'été est de mettre en place des chatbots qui peuvent incarner l'esprit de l'école et envoyer des rappels, des enquêtes et des informations par SMS ou par push notification, par opposition à la poste. Le chatbot peut également suivre l'état d'avancement des demandes et/ou aider à répondre aux questions relatives aux demandes, par exemple sur la manière de remplir le formulaire FAFSA. Pour aller un peu plus loin, le chatbot peut également aider à distribuer les formulaires.

Les chatbots peuvent envoyer et recevoir des milliers de messages, en gérant essentiellement une charge de travail qui nécessiterait normalement dix employés à temps plein - voire plus. De plus, les étudiants potentiels obtiennent les informations dont ils ont besoin pour compléter leur processus d'inscription.

Améliorer la vie des étudiants

Les chatbots ne sont pas seulement utilisés en conjonction avec des logiciels d'admission pour faciliter les admissions - les universités les déploient pour aider les étudiants dans leurs études et dans la vie du campus en général. 

Les chatbots peuvent faire plus que faciliter les admissions, ils peuvent être conçus pour aider à améliorer la vie des étudiants et offrir une aide là où elle est nécessaire. Si un étudiant a besoin de rencontrer un conseiller pour une raison précise, il peut interagir avec un chatbot, puis trouver le bon conseiller et réserver le bon moment. Certains étudiants peuvent avoir besoin d'une aide supplémentaire, et un chatbot peut les mettre immédiatement en contact avec la bonne ressource. 

C'est la communication constante, et les réponses pertinentes, qui peuvent mettre les étudiants à l'aise et améliorer la vie sur le campus. Les étudiants n'ont pas à attendre longtemps, à faire la queue pour obtenir des informations. De plus, lorsque les procédures et les processus sont mis à jour, les chatbots peuvent envoyer des milliers de messages pour s'assurer que chaque étudiant obtient les informations dont il a besoin en un instant. 

Dernière réflexion

Invariablement, l'enseignement supérieur aura toujours besoin d'une interaction d'homme à homme. Mais, à l'ère numérique, la seule façon de prospérer est d'investir dans des technologies qui répondent à la demande des consommateurs en matière d'informations instantanées et d'expériences personnalisées. Les chatbots offrent déjà des informations rapides de diverses manières. Non seulement ils peuvent susciter l'intérêt de vos élèves et offrir une plus grande personnalisation, mais ils peuvent aussi améliorer le service à la clientèle tout en améliorant vos flux de travail.