Cómo los chatbots están revolucionando la educación superior

La forma en que las personas interactúan con los negocios, y la tecnología, está cambiando rápidamente. En la era de la gratificación instantánea y la digitalización, la gente espera respuestas inmediatas a sus preguntas - los estudiantes universitarios no son una excepción.

Para satisfacer las demandas del consumidor moderno, las aplicaciones se integran cada vez más con una interfaz de conversación popular llamada chatbot. Este tipo de aplicaciones pueden ser tan "charlatanas" como quieras y puedes encontrarlas ya en tu casa con artículos como Amazon Alexa o Google Home. 

Basándose en las tasas actuales de interacción, los chatbots pueden asegurar que estamos más informados y somos más productivos. Por ejemplo, en lugar de buscar en una página web para comprobar el tiempo, puedes simplemente pedirle a Alexa de Amazon el pronóstico actual en tu zona.

Sin mencionar que en los entornos conectados de hoy en día, la automatización es lo que distingue a las organizaciones. Los chatbots son una de las tecnologías que ofrecen soporte y automatización del mercado, respondiendo y/o ofreciendo soluciones a las preguntas más comunes. En términos de educación superior, los chatbots pueden cumplir muchas funciones y trabajar continuamente respondiendo a miles de preguntas simultáneamente. 

Además, gracias a los avances en el procesamiento del lenguaje natural (PNL), los robots de charla pueden interpretar varios idiomas de manera más eficiente, al tiempo que proporcionan una experiencia de conversión más natural a los usuarios finales.

Por ejemplo, los chatbots pueden desplegarse para responder preguntas simples y rápidas sobre el tamaño de las clases, la ubicación del campus, las fechas límite de solicitud, las cuotas, la información sobre becas, la matrícula y más. Es importante señalar que, si bien los consumidores y los estudiantes están cada vez más familiarizados con los robots de charla, sólo tiene sentido implementar esta herramienta si hace que la interacción sea más relevante y conveniente para los usuarios finales. Siga leyendo para saber más.

Entonces, ¿qué son los chatbots?

Los chatbots pueden ser alimentados por inteligencia artificial o por guiones básicos introducidos a través de un lenguaje de programación. Como su nombre lo indica, los chatbots son programas de computadora destinados a "chatear" con los humanos. 

Piense en ellos como avatares o representantes virtuales de su institución. Inicialmente, los robots de chat se usaban comúnmente en las herramientas de mensajería digital. Ahora, realmente se están usando en todas partes. 

Aunque no es una idea novedosa que los robots interactúen con los humanos, lo que ha cambiado es la forma en que los robots de chat se utilizan para aumentar y automatizar los flujos de trabajo y los procesos empresariales. En algunos casos, estás interactuando con un chatbot en línea, en otros estás literalmente chateando con un dispositivo físico.

¿Cómo operan los chatbots?

Para descomponerlo, realmente hay dos tipos principales de chatbots: Simple e inteligente.

Los simples chatbots trabajan con entradas de programación y reglas específicas. Estas reglas son definidas por el desarrollador con salidas clave dependiendo del escenario. Para ilustrarlo, un estudiante puede preguntar: "¿Cuáles son las cuotas de admisión para el 2021?" y el desarrollador puede crear un guión para responder a esta pregunta. 

Aunque, si el chatbot no tiene una respuesta, entonces sus guiones pueden necesitar ser actualizados. Los chatbots sencillos son relativamente fáciles de programar e implementar, pero las actualizaciones de los scripts pueden llevar mucho tiempo.

Los robots de chat inteligentes son de una raza completamente diferente ya que están alimentados por la IA y la PNL, lo que significa que se vuelven más inteligentes, o más inteligentes, con el tiempo y la experiencia. No requieren ninguna entrada o reglas predefinidas. En su lugar, utilizan modelos pre-entrenados. 

Además, cada pregunta y respuesta entrante se registra dentro de sus algoritmos y se almacena para su uso futuro. Como resultado, las actualizaciones no consumen tanto tiempo.

¿Cómo pueden los chatbots ayudar a la educación superior?

Con el advenimiento de la Internet de las Cosas (IO), la recolección y distribución de grandes datos se ha convertido realmente en una tarea desalentadora para cualquier humano para filtrar las cantidades masivas de datos. Sin embargo, la mayoría de las instituciones de educación superior también están en el negocio de la atención al cliente y es fundamental mejorar la eficiencia de cada departamento, desde las admisiones hasta el asesoramiento académico, el registro, la oficina de ayuda financiera y más. 

Los estudiantes saben que tienen opciones, y elegirán la institución que les haga sentir más comprometidos. Pero, ¿cómo puedes hacer eso con miles de estudiantes haciendo preguntas cada día y cada hora? Echemos un vistazo más de cerca a donde los chatbots pueden ayudar.

Maneje las preguntas con facilidad.

Los estudiantes de hoy en día son muy expertos en tecnología. De hecho, muchos de ellos toman clases de codificación en el instituto. Entienden cómo funcionan las aplicaciones. Además, están acostumbrados a obtener las cosas que quieren con un simple toque. Como tal, se han vuelto impacientes - todos lo hemos hecho. Quieren respuestas a sus preguntas, y las quieren ahora. Estamos viviendo en la era del servicio 24×7. 

Las tiendas ya no cierran porque tienen interfaces en línea. La gente espera una gratificación instantánea y respuestas inmediatas. Con recursos limitados, ¿cómo pueden las universidades satisfacer este tipo de demandas? Ingresando a los robots de chat.

No se puede contratar a suficiente gente para manejar las consultas de los estudiantes, especialmente durante el pico del ciclo de admisión. Además, puede que no tengas los fondos para hacerlo. Los chatbots pueden ayudar a mejorar su ecosistema de admisiones e inscripciones interactuando con los estudiantes, manejando las preguntas redundantes y mejorando así la experiencia general del estudiante.

¿Trabajas en un centro de llamadas o en una universidad?

Los estudiantes universitarios necesitan los tipos de información adecuados para tomar decisiones perspicaces. A medida que las escuelas se expanden, puede ser difícil para los empleados pasar todo el día respondiendo las mismas preguntas una y otra vez. No quieres que tu personal se convierta en agentes del centro de llamadas. 

No sólo sería malo para la moral de los empleados, sino que cuando sus empleados están descontentos, no les darán el mejor servicio al cliente. En su lugar, los chatbots pueden hacerse cargo de las consultas mundanas y mejorar los flujos de trabajo para que sus empleados puedan centrarse en iniciativas más estratégicas. 

Al final, los chatbots ahorran tiempo. Pueden responder a miles de preguntas, todas a la vez. Los estudiantes pueden chatear con ellos a cualquier hora del día, lo que es especialmente útil para los estudiantes internacionales. Y, este tipo de sistema de respuesta instantánea también mejora la satisfacción del cliente, lo que puede resultar en mejores tasas de inscripción.

Conquista el deshielo del verano

Hay un término en el mundo de la educación superior llamado "derretimiento de verano", que describe la época del año en la que los estudiantes aceptados no se inscriben por varias razones. No es una buena señal si las tasas de deshielo de verano empiezan a aumentar. El objetivo es mejorar las tasas de inscripción y retención. Tal vez los estudiantes pierden interés porque no están comprometidos. 

Una forma de conquistar el deshielo del verano es implementar chatbots que puedan encarnar el espíritu de la escuela y enviar recordatorios, encuestas e información a través de mensajes de texto o notificaciones push, en lugar de hacerlo por correo postal. El chatbot también puede hacer un seguimiento del estado de la solicitud, y/o ayudar con las consultas relacionadas con la solicitud, como por ejemplo, qué debe introducirse en el formulario de la FAFSA. Para ir un poco más lejos, el chatbot también puede ayudar a distribuir los formularios.

Los chatbots pueden enviar y recibir miles de mensajes, básicamente manejando una carga de trabajo que normalmente tomaría 10 empleados a tiempo completo para completar - si no más. Y, los posibles estudiantes obtienen la información que necesitan para completar su proceso de inscripción.

Mejorar la vida de los estudiantes

Los chatbots no sólo se usan en conjunto con el software de admisión para ayudar a las admisiones - las universidades los despliegan para ayudar a los estudiantes con sus estudios académicos y la vida del campus en general. 

Los chatbots pueden hacer más que facilitar las admisiones, pueden ser diseñados para ayudar a mejorar la vida de los estudiantes y ofrecer ayuda cuando sea necesario. Si un estudiante necesita reunirse con un consejero por una razón específica, puede interactuar con un chatbot y luego encontrar el consejero adecuado y reservar el momento oportuno. Algunos estudiantes pueden necesitar apoyo adicional, y un chatbot puede conectarlos con el recurso adecuado de inmediato. 

Es la comunicación constante, y las respuestas relevantes, lo que puede poner a los estudiantes a gusto y mejorar su vida en el campus. Los estudiantes no tienen que esperar años, haciendo cola para obtener información. Además, cuando se actualizan los procedimientos y procesos, los robots de chat pueden enviar miles de mensajes para asegurar que cada estudiante reciba la información que necesita en un instante. 

Pensamiento final

Invariablemente, la educación superior siempre tendrá una necesidad de interacción entre humanos. Pero, en la era digital, la única manera de prosperar es invertir en tecnologías que satisfagan la demanda de los consumidores de información instantánea y experiencias personalizadas. Los chatbots ya ofrecen información rápida de varias maneras. No sólo pueden mantener a sus estudiantes más comprometidos y ofrecer más personalización, sino que también pueden mejorar el servicio de atención al cliente, al tiempo que mejoran sus flujos de trabajo.