Obtenez de l'aide pour vos dossiers d'information sur les nouveaux employés

Peu d'environnements de travail sont aussi dynamiques que les systèmes scolaires de la maternelle à la 12e année. L'évolution démographique, les changements de zonage et les changements économiques au sein de la communauté sont autant de facteurs qui affectent les niveaux de personnel dans les écoles, qui peuvent changer d'une année à l'autre.

Garder la trace de tous les formulaires nécessaires est un défi dans un système scolaire, mais le développement d'un ensemble d'informations sur les nouveaux employés, géré par un logiciel de flux de travail flexible et puissant, peut faire une énorme différence positive. Voici quelques-uns des éléments de nombreux dossiers d'information pour les nouveaux employés et comment s'assurer que rien n'est oublié ou perdu.
Formulaires du gouvernement et de la paie
Pour que le personnel scolaire soit payé avec exactitude et que les impôts soient correctement retenus, les nouveaux employés devront soumettre des formulaires importants comme le formulaire W-4 de l'impôt fédéral pour les retenues à la source, ainsi que tout formulaire de retenue à la source de l'impôt d'État applicable à votre district scolaire. En outre, les formulaires I-9 de vérification de l'éligibilité des employés doivent être remplis. Si votre district scolaire propose le dépôt direct des chèques de paie, un formulaire de dépôt direct peut faire partie de votre dossier d'information électronique sur les nouveaux employés.
Politiques et remerciements
Les systèmes scolaires ont généralement des politiques concernant des choses comme la confidentialité et l'utilisation de technologies personnelles (téléphones portables, tablettes, etc.) sur le lieu de travail. En outre, étant donné que les enseignants (et éventuellement d'autres membres du personnel scolaire) sont tenus de signaler les cas de maltraitance d'enfants, votre dossier d'information pour les nouveaux employés peut contenir une déclaration de politique concernant les exigences de signalement obligatoire, ainsi qu'un formulaire d'accusé de réception à signer et à soumettre indiquant que le signataire comprend ses responsabilités.
Formulaires de divulgation des informations de base
Lorsque les districts scolaires procèdent à la vérification des antécédents d'un nouveau personnel, ils doivent généralement obtenir une autorisation signée autorisant la divulgation des antécédents de l'employé. Un formulaire à cet effet peut être inclus dans votre dossier électronique d'information sur les nouveaux employés. Si votre logiciel de gestion des flux de travail permet la signature électronique des formulaires, vous pouvez réduire considérablement la paperasserie (et les coûts qui y sont associés) et disposer d'une piste de vérification immédiate de tous les formulaires de nouveaux employés dès qu'ils sont remplis et soumis.
Vérification de l'expérience

Des informations de service agrégées sont nécessaires aux nouveaux embauchés pour confirmer qu'ils possèdent les qualifications et l'expérience requises pour le poste. Vous pouvez créer une interface avec d'autres systèmes scolaires de votre État afin que ces informations puissent être directement transmises d'un système scolaire à l'autre lorsqu'un enseignant change de lieu de travail. En fonction du niveau d'expérience d'un nouvel embauché, votre système peut également exiger des relevés de notes et des notes de certification, que vous pouvez également acquérir électroniquement grâce à l'interface ou au portail approprié pour les agences qui stockent ces informations.
Formulaires de santé et d'immunisation
La vérification de la santé et de la vaccination est importante pour protéger la santé des enfants et des autres personnels. Si ces informations peuvent être obtenues par voie électronique via une interface avec les services de santé locaux, vous pouvez réduire au minimum les formalités administratives liées à la vérification du respect des exigences en matière de santé et d'immunisation par chacun. Pour le personnel qui pourrait avoir besoin de vaccinations supplémentaires (comme la vaccination contre l'hépatite B pour les employés de maison), vous pouvez créer un formulaire en ligne qui permet aux nouvelles recrues de demander et de programmer ces vaccinations et d'en fournir la preuve par voie électronique.

Un logiciel de gestion des flux de travail permet de tout organiser
La création d'un dossier d'information sur les nouveaux employés qui fonctionne bien ne nécessite pas un logiciel personnalisé coûteux. Un logiciel de flux de travail flexible et puissant comme ProcessMaker permet aux non-programmeurs de créer des formulaires électroniques et des flux de travail personnalisés qui peuvent accélérer considérablement le processus d'intégration des nouveaux employés. Lorsque vous autorisez les signatures électroniques et l'interface avec d'autres organismes concernés (comme les services de santé locaux), vous pouvez réduire l'utilisation de papier et les besoins de stockage tout en évitant les erreurs et en créant automatiquement une piste d'audit électronique pour chaque employé.
ProcessMaker est un logiciel de flux de travail à code source ouvert qui permet au personnel non technique de créer des formulaires sur mesure et les flux de travail, soit à partir de zéro, soit à partir des nombreux modèles fournis avec le logiciel. ProcessMaker dispose également d'une communauté d'utilisateurs active qui répond aux questions, aux discussions, aux conseils et à la personnalisation. De plus, vous pouvez essayer gratuitement l'édition ProcessMaker Enterpriseou télécharger gratuitement l'édition communautaire de ProcessMaker. Il n'y a tout simplement aucune raison de supporter un processus d'embauche inefficace et sujet à l'erreur lorsque vous pouvez mettre en œuvre un flux de travail électronique élégant et convivial qui permet d'économiser du temps et de l'argent et d'éviter les erreurs.
Mot-clé : Flux de travail basé sur des formulaires