
Nur wenige Arbeitsumgebungen sind so dynamisch wie K-12-Schulsysteme. Der demografische Wandel, Änderungen in der Gebietseinteilung und wirtschaftliche Veränderungen in der Gemeinde wirken sich alle auf die Personalausstattung der Schulen aus, die sich von einem Jahr zum nächsten ändern kann.
In einem Schulsystem ist es eine Herausforderung, den Überblick über alle erforderlichen Formulare zu behalten. Die Entwicklung eines Informationspakets für neue Mitarbeiter, das von einer flexiblen, leistungsstarken Workflow-Software verwaltet wird, kann jedoch einen enormen positiven Unterschied ausmachen. Im Folgenden finden Sie einige der Elemente vieler Informationspakete für neue Mitarbeiter und erfahren, wie Sie sicherstellen können, dass nichts ausgelassen wird oder verloren geht.
Formulare für Behörden und Gehaltsabrechnung
Damit das Schulpersonal korrekt bezahlt und die Steuern ordnungsgemäß einbehalten werden können, müssen neu eingestellte Mitarbeiter wichtige Formulare einreichen, z. B. das Bundessteuerformular W-4 für die Einbehaltung von Zulagen sowie alle für Ihren Schulbezirk geltenden staatlichen Steuerabzugsformulare. Außerdem müssen die Formulare I-9 zur Überprüfung der Mitarbeiterberechtigung ausgefüllt werden. Wenn Ihr Schulbezirk eine direkte Einzahlung von Gehaltsschecks anbietet, kann ein Formular für die direkte Einzahlung Teil Ihres elektronischen Informationspakets für neue Mitarbeiter sein.
Richtlinien und Anerkennungen
Schulsysteme verfügen in der Regel über Richtlinien zu Themen wie Vertraulichkeit und Nutzung persönlicher Technologien (Handys, Tablets usw.) am Arbeitsplatz. Da Lehrkräfte (und möglicherweise auch anderes Schulpersonal) bei Verdacht auf Kindesmissbrauch meldepflichtig sind, kann Ihr Informationspaket für neue Mitarbeiter eine Erklärung über die Meldepflicht sowie ein Formular zur Bestätigung enthalten, das zu unterzeichnen ist und in dem der Unterzeichner bestätigt, dass er sich seiner Verantwortung bewusst ist.
Formulare zur Freigabe von Hintergrundinformationen
Wenn Schulbezirke bei neuen Mitarbeitern Hintergrundüberprüfungen durchführen, müssen sie in der Regel eine unterzeichnete Genehmigung für die Freigabe der Hintergrundinformationen eines Mitarbeiters einholen. Ein entsprechendes Formular kann in Ihrem elektronischen Informationspaket für neue Mitarbeiter enthalten sein. Wenn Ihre Workflow-Software die elektronische Unterzeichnung von Formularen ermöglicht, können Sie den Papierkram (und die damit verbundenen Kosten) drastisch reduzieren und verfügen über einen sofortigen Prüfpfad für alle Formulare für neue Mitarbeiter, sobald diese ausgefüllt und eingereicht wurden.
Überprüfung der Erfahrung

Die Informationen über die Gesamtdienstzeit sind für Neueinstellungen erforderlich, um zu bestätigen, dass sie über die für die Stelle erforderlichen Zeugnisse und Erfahrungen verfügen. Möglicherweise können Sie eine Schnittstelle zu anderen Schulsystemen in Ihrem Bundesland einrichten, so dass diese Informationen direkt von einem Schulsystem an ein anderes übermittelt werden können, wenn eine Lehrkraft umzieht. Je nach Erfahrungsstand einer neu eingestellten Lehrkraft kann Ihr System auch Hochschulzeugnisse und Zertifizierungsergebnisse verlangen, die Sie mit der entsprechenden Schnittstelle oder einem Portal für Agenturen, die diese Informationen speichern, ebenfalls elektronisch erfassen können.
Formulare zu Gesundheit und Impfungen
Der Nachweis von Gesundheit und Impfungen ist wichtig, um die Gesundheit von Kindern und anderen Mitarbeitern zu schützen. Wenn diese Informationen elektronisch über eine Schnittstelle mit den örtlichen Gesundheitsämtern abgerufen werden können, können Sie den Papierkram minimieren, der mit der Sicherstellung der Einhaltung der Gesundheits- und Impfvorschriften für alle verbunden ist. Für Mitarbeiter, die zusätzliche Impfungen benötigen (z. B. Hepatitis-B-Impfung für Hausmeister), können Sie ein Online-Formular einrichten, mit dem neue Mitarbeiter diese Impfungen beantragen, planen und den Nachweis elektronisch einreichen können.
Workflow-Software sorgt für Ordnung
Um ein reibungslos funktionierendes Informationspaket für neue Mitarbeiter zu erstellen, ist kein teures, individuelles Softwaresystem erforderlich. Mit flexibler, leistungsstarker Workflow-Software wie ProcessMaker können auch Nicht-Programmierer individuelle elektronische Formulare und Workflows erstellen, die den Prozess der Einstellung neuer Mitarbeiter erheblich beschleunigen können. Wenn Sie elektronische Unterschriften zulassen und eine Schnittstelle zu anderen relevanten Behörden (z. B. den örtlichen Gesundheitsämtern) einrichten, können Sie den Papierverbrauch und den Speicherbedarf verringern und gleichzeitig Fehler vermeiden und automatisch einen elektronischen Prüfpfad für jeden Mitarbeiter erstellen.
ProcessMaker ist eine Open-Source-Workflow-Software, die es auch technisch nicht versierten Mitarbeitern ermöglicht, eigene Formulare und Workflows zu erstellen, entweder von Grund auf oder mit Hilfe der zahlreichen in der Software enthaltenen Vorlagen. ProcessMaker hat auch eine aktive Benutzergemeinschaft, die bei Fragen, Diskussionen, Tipps und Anpassungen hilft. Darüber hinaus können Sie die ProcessMaker Enterprise Edition kostenlos testen oder die ProcessMaker Community Edition kostenlos herunterladen. Es gibt einfach keinen Grund, sich mit einem ineffizienten, fehleranfälligen Neueinstellungsprozess abzufinden, wenn Sie einen schlanken, benutzerfreundlichen elektronischen Workflow implementieren können, der Zeit und Geld spart und Fehler vermeidet.
Schlüsselwort: Formulargestützte Workflows