
Pocos entornos de trabajo son tan dinámicos como los sistemas escolares de K-12. Los cambios demográficos, los cambios en la zonificación y los cambios económicos en la comunidad afectan a los niveles de personal en las escuelas, que pueden cambiar de un año a otro.
Llevar un registro de todos los formularios necesarios es un desafío en un sistema escolar, pero desarrollar un nuevo paquete de información de contratación que sea manejado por un software de flujo de trabajo flexible y poderoso puede hacer una enorme diferencia positiva. Aquí están algunos de los elementos de muchos paquetes de información de nuevas contrataciones, y cómo asegurarse de que nada se deje fuera o se pierda.
Formularios de gobierno y de nómina
Para que el personal de la escuela sea pagado con precisión y los impuestos sean retenidos correctamente, los nuevos contratados tendrán que presentar formularios importantes como el formulario W-4 de impuestos federales para la retención de subsidios, así como cualquier formulario de retención de impuestos estatales aplicable a su distrito escolar. Además, los formularios de Verificación de Elegibilidad de Empleados I-9 deben ser completados. Si su distrito escolar ofrece un depósito directo de cheques de pago, un formulario de depósito directo puede ser parte de su paquete electrónico de información de nuevas contrataciones.
Políticas y reconocimientos
Los sistemas escolares generalmente tienen políticas sobre cosas como la confidencialidad y el uso de tecnología personal (teléfonos celulares, tabletas, etc.) en el lugar de trabajo. Además, dado que los maestros (y posiblemente otro personal de la escuela) son informantes obligatorios si sospechan de abuso infantil, su paquete de información de nueva contratación puede contener una declaración de política sobre los requisitos de informe obligatorio, así como un formulario de reconocimiento que debe ser firmado y presentado indicando que el firmante entiende sus responsabilidades.
Formularios de divulgación de información de antecedentes
Cuando los distritos escolares realizan verificaciones de antecedentes del personal nuevo, generalmente deben obtener un permiso firmado que autorice la divulgación de la información de antecedentes de un empleado. Un formulario para esto puede ser incluido en su paquete electrónico de información sobre nuevas contrataciones. Si su software de flujo de trabajo permite la firma electrónica de formularios, puede reducir drásticamente el papeleo (y los costos asociados a él) y tener una pista de auditoría inmediata de todos los formularios de nuevas contrataciones tan pronto como se completen y presenten.
Verificación de la experiencia

La información de servicio agregada es necesaria para que los nuevos contratados confirmen que tienen las credenciales y la experiencia necesarias para el trabajo. Es posible que pueda crear una interfaz con otros sistemas escolares de su estado para que esta información pueda ser enviada directamente de un sistema escolar a otro cuando un profesor se traslade. Dependiendo del nivel de experiencia de un nuevo empleado, su sistema también puede requerir transcripciones de la universidad y puntajes de certificación, que también puede ser capaz de adquirir electrónicamente con la interfaz o portal adecuado para las agencias que almacenan esta información.
Formularios de salud e inmunización
La verificación de la salud y la inmunización es importante para proteger la salud de los niños y del resto del personal. Si esta información puede obtenerse electrónicamente a través de una interfaz con los departamentos de salud locales, se puede reducir al mínimo el papeleo relacionado con el cumplimiento de los requisitos de salud e inmunización por parte de todos. Para el personal que pueda necesitar vacunas adicionales (como la vacuna contra la hepatitis B para los trabajadores de la custodia), puede crear un formulario en línea que permita a los nuevos empleados solicitar y programar estas vacunas y presentar pruebas electrónicamente.
El software de flujo de trabajo lo mantiene todo organizado
La creación de un paquete de información sobre nuevas contrataciones que funcione sin problemas no requiere un costoso sistema de software personalizado. Un software de flujo de trabajo flexible y potente como ProcessMaker permite a los no programadores crear formularios electrónicos y flujos de trabajo personalizados que pueden acelerar drásticamente el proceso de incorporación de nuevos empleados. Cuando se permiten las firmas electrónicas y la interfaz con otros organismos pertinentes (como los departamentos locales de salud) se puede reducir el uso de papel y los requisitos de almacenamiento, evitando errores y creando automáticamente una pista de auditoría electrónica para cada empleado.
ProcessMaker es un software de flujo de trabajo de código abierto que permite al personal no técnico crear formularios y flujos de trabajo personalizados, ya sea desde cero o a partir de las numerosas plantillas incluidas en el software. ProcessMaker también tiene una comunidad de usuarios activa para ayudar con preguntas, discusiones, consejos y personalización. Lo que es más, usted puede probar ProcessMaker Enterprise Edition de forma gratuita, o descargar ProcessMaker Community Edition de forma gratuita. Simplemente no hay razón para soportar un proceso de nuevas contrataciones ineficiente y propenso a errores cuando se puede implementar un flujo de trabajo electrónico elegante y fácil de usar que ahorra tiempo y dinero y evita errores.
Palabra clave: Flujos de trabajo basados en formularios