7 étapes pour créer un processus d'intégration des employés exceptionnel

Vous avez fini de passer en revue des centaines de CV et de mener des dizaines d'entretiens. Enfin, vous avez trouvé le candidat idéal - quelqu'un qui cherche à être plus qu'un employé n° 427, mais à produire un travail significatif qui aura un impact durable sur votre organisation. Vous pensez qu'il est temps de sabrer le champagne et de célébrer ? Détrompez-vous : c'est au cours du processus d'intégration des employés que les choses se passent réellement, une phase importante qui déterminera si le candidat idéal restera ou s'il fera volte-face et prendra la porte. 

Des études montrent que 30 % des entreprises font l'impasse lorsqu'il s'agit du processus d'accueil. De nombreuses organisations ratent ainsi une occasion précieuse d'accueillir, d'impressionner et de retenir les meilleurs talents. Malheureusement, les nouveaux employés ne sont pas prêts à attendre pendant que vous vous débrouillez avec un processus d'accueil désorganisé - une mauvaise première impression 64 % des nouveaux employés se remettent à courir après l'emploi..

Lorsqu'on les interroge sur les avantages les plus souhaitables sur le lieu de travail, les managers citent les collations gratuites et les bureaux debout. Cependant, le principal moteur de la satisfaction, de la loyauté et de la productivité des employés est le suivant l'appréciation. Les experts révèlent que les membres de l'équipe qui se sentent les plus appréciés au travail peuvent être jusqu'à 50 % plus productifs.. L'intégration est votre première occasion de montrer à quel point vous appréciez le dur labeur de votre équipe. Un processus inefficace et chaotique ne laisse qu'un goût amer. Alors comment créer une expérience d'intégration qui positionne votre entreprise comme un lieu de travail phénoménal ?

7 étapes pour mettre en place un processus d'intégration des employés qui plaira à chaque nouvelle recrue

Un processus d'intégration ne se limite pas à cocher une liste de tâches à accomplir. C'est un moment crucial pour mettre en valeur la culture et les valeurs de votre entreprise. Une expérience d'intégration chaleureuse, accueillante et opportune permet d'intégrer les nouvelles recrues et de leur donner un aperçu immédiat de la manière dont vous traitez vos employés. Voici comment procéder. 

1. Établir un plan de match mesurable

Un processus d'intégration totalement ouvert est aussi mauvais que l'absence totale de processus. Pour récolter les fruits d'une expérience d'intégration spectaculaire, vous devez établir un calendrier et des objectifs clairs. Posez-vous les questions suivantes : 

• Combien de temps durera l'ensemble du processus ? Le processus d'intégration typique peut durer entre 90 et 120 jours. Il est important que vous fixiez des points de départ et des limites pour chaque étape.
• Quels sont les points essentiels à retenir ? Que voulez-vous que votre nouvelle recrue apprenne pendant cette période ? Comment doit-il se sentir ? Que voulez-vous qu'elle maîtrise à la fin de chaque phase ? Attribuez un résultat quantifiable à chaque phase.
• Quels sont vos indicateurs clés de performance ? Comment allez-vous mesurer le succès ? Créez des objectifs concrets pour chaque étape afin de pouvoir déterminer facilement, par la suite, les domaines qui ont connu un succès retentissant et ceux qui doivent être améliorés.

Ces objectifs étant à la base de votre stratégie, vous êtes prêt à mettre en place une expérience d'intégration que les nouveaux employés apprécieront. 

2. Préparer un kit d'accueil complet

L'embauche d'un nouveau collaborateur nécessite une coordination étroite au-delà de son équipe immédiate. Vous devez impliquer l'informatique, la sécurité, la paie, les achats, etc. Montrez aux nouvelles recrues que votre entreprise est bien organisée (et prévenante !) en préparant un kit de bienvenue complet. Ce kit doit comprendre :

• Politiques de l'entreprise
• Avantages du bureau
• Présentation des membres de l'équipe et des noms importants à connaître
• Une compréhension de votre structure de gestion et de l'endroit où s'adresser lorsqu'ils ont des questions.
• Un récapitulatif clair de la paperasserie et des autres formulaires requis par les RH
• Une explication détaillée des fonctions du poste : Près d'un quart des personnes qui ont quitté leur emploi disent qu'elles sont parties parce qu'elles avaient du mal à comprendre les attentes. Battez cette statistique en rédigeant un dossier détaillé des responsabilités.
• Ce que l'on peut attendre du processus de formation : un calendrier, des liens vers des vidéos, des heures de rencontre fixées à l'avance avec différents responsables.

Si vous travaillez dans une grande organisation, ces documents changent fréquemment. La bonne plateforme de workflow peut vous aider à vous assurer que votre kit d'accueil est toujours à jour. Les avis de pandémie soumettent de nombreuses organisations à des mandats de travail à distance et à des interdictions de voyage d'affaires, il est donc important de toujours tenir les employés informés des dernières politiques. 

Vous n'avez certainement pas besoin de suivre tout cela à la main, l'automatisation vous donne une visibilité totale sur les étapes du processus par lesquelles passe chaque employé, et peut également leur donner l'occasion de fournir des commentaires précieux en cours de route. Un système de gestion des documents entièrement numérisé permet également de s'assurer que les formulaires sont toujours exacts et permet aux professionnels des RH d'accéder rapidement aux documents nécessaires, même s'ils travaillent à domicile. 

3. Aménager un poste de travail prêt à l'emploi

Planifiez de manière proactive la réussite de votre nouvelle recrue. Il devra avoir accès aux bons logiciels et à tous les outils et équipements appropriés. Il n'y a rien de plus décourageant que d'arriver le premier jour et de trouver un bureau encombré d'un fouillis d'ordinateurs et de câbles - ou pire encore, pas de poste de travail du tout. 

Si vous voulez que les nouveaux employés soient opérationnels dès le premier jour, vous devez faire le nécessaire. Prenez rendez-vous avec les services informatiques et d'approvisionnement pour vous assurer que les ordinateurs, les téléphones et tous les périphériques nécessaires sont prêts bien à l'avance. Triez les mots de passe des ordinateurs et des courriels et assurez-vous que votre nouvelle recrue a un accès immédiat à toutes les applications, logiciels et bases de données dont elle aura besoin pour accomplir ses tâches. Une étude de Microsoft illustre l'importance l'importance de ces "petits efforts", à savoirun ordinateur en état de marche et une adresse électronique prête à l'emploi sont des moyens rapides de convaincre les nouveaux arrivants.

Si vous embauchez un employé à distance, assurez-vous que tout l'équipement arrive sur place bien avant la date d'entrée en fonction. De plus, veillez à définir des attentes claires quant à l'équipement personnel qu'il pourrait utiliser et aux allocations offertes pour combler les lacunes éventuelles. 

Considérez tous les aspects du travail. Y a-t-il des zones interdites d'accès auxquelles ils devront accéder ? Travaillez de manière proactive avec votre équipe de sécurité pour vous assurer que les clés ou les autorisations appropriées sont prêtes pour leur premier jour. N'oubliez pas non plus les aspects amusants du travail : si vous envoyez un courriel pour recueillir les commandes de repas du vendredi après-midi, assurez-vous d'ajouter les nouvelles recrues au groupe de courriel ou au canal Slack. 

4. La création d'une expérience accueillante le premier jour est la plus importante lors de l'intégration des employés.

Laisser une bonne impression le premier jour est la priorité n°1 pour favoriser une relation durable avec un nouveau salarié. De la même manière que les agents immobiliers accueillent les acheteurs potentiels en mettant en scène une maison avec des plantes en pot et un décor chaleureux, les bons processus font de votre entreprise un lieu de travail spectaculaire. S'efforcer de faire en sorte qu'un environnement inconnu ressemble à un foyer accueillant est le meilleur moyen de plaire à un nouvel employé - après tout, le travail est l'endroit où nous passons un tiers de notre vie.

Profitez de cette occasion pour mettre en valeur ce qui rend votre entreprise spéciale. Si vous vantez votre dynamisme, assurez-vous que vos documents de bienvenue et vos activités du premier jour le reflètent. Si vous êtes fier de la technologie et de l'innovation, faites des efforts concertés pour numériser les documents d'accueil au lieu de vous débarrasser d'une pile de formulaires imprimés nécessitant des signatures manuscrites. 

Avec un peu de chance, vous avez déjà informé votre personnel de l'arrivée d'une nouvelle personne dans l'équipe. Encouragez-les à passer pour dire bonjour ou à vous contacter par le biais de Zoom pour mettre un visage amical sur ce nom. Allez plus loin en organisant à l'avance un brunch de bienvenue ou un café virtuel - et inscrivez-le dans le calendrier de tout le monde. Il n'est pas bon de se démener à la dernière minute pour trouver un moment qui convienne à tout le monde, alors fixez la date et l'heure bien à l'avance. 

5. Choisissez un mentor pour chaque nouvelle recrue et impliquez toute l'équipe.

Dans l'excitation de la préparation d'un nouveau membre de l'équipe, vous ne pouvez pas oublier de coordonner avec votre personnel actuel, aussi. Assurez-vous que chacun connaît le nom, le poste et la date d'entrée en fonction de la nouvelle recrue. Tous les managers directs ne sont pas des maîtres du mentorat individuel, alors jouez sur vos forces et déléguez les bons membres de l'équipe pour donner un coup de main. 

Chacun doit également comprendre les responsabilités du nouveau membre de l'équipe, afin de savoir exactement comment il peut aider pendant le processus de formation. Les grandes entreprises joueront même une forme de jumelage de co-working, en fournissant aux nouvelles recrues un guide qui s'accorde bien avec leur personnalité et leur style de travail. 

Dans cette phase, il est très important de fixer des objectifs 30-60-90, c'est-à-dire des étapes concrètes à atteindre au cours des 30, 60 et 90 premiers jours de travail. Chaque objectif doit être intégré dans un flux de travail de l'organisation, de sorte qu'il puisse être suivi et mesuré à la fin de chaque mois. 

6. Assurer une participation continue de l'équipe et un accès à la formation continue 

Qu'il s'agisse de leadership, de collaboration ou de communication, les personnes les plus performantes ne se reposent jamais sur leurs lauriers. un grand appétit pour les opportunités de formation continue. Proposez donc des séminaires et des ateliers chaque fois que cela est possible. Demandez aux employés quel type de contenu est le plus utile pour eux. Quels sont les sujets ou les technologies qui, selon eux, leur donneront les moyens d'agir sur le lieu de travail ? En créant des opportunités de formation qui reflètent les besoins des employés, vous montrez à quel point vous appréciez leurs contributions.

Certaines organisations craignent que la formation des employés ne fasse que les qualifier pour un meilleur emploi ailleurs. N'ayez crainte : 94 % des employés affirment qu'ils resteraient en fait resteraient plus longtemps dans une entreprise qui a qui investit avec enthousiasme dans leur formation professionnelle.

7. Mesurez les indicateurs clés de performance de votre processus d'accueil des employés.

Vous vous souvenez des objectifs que vous avez fixés au début ? C'est ici que vous examinez vos progrès et que vous vous assurez que vous et votre équipe avez atteint tous les indicateurs clés de performance avec brio. Dans tout processus d'intégration d'un employé, il y a toujours moyen de s'améliorer. Identifiez les étapes que vous devez renforcer et celles que vous pouvez supprimer complètement. 

Un processus d'intégration bien huilé ne se limite pas à cocher une liste de tâches à accomplir. C'est un moment crucial pour mettre en valeur la culture et les valeurs de votre entreprise. Une expérience d'intégration chaleureuse, accueillante et opportune permet d'intégrer les nouvelles recrues et de leur donner un aperçu immédiat de la manière dont vous souhaitez que vos collègues et vos clients soient traités. Ne laissez pas votre star de l'embauche passer à l'inactivité aussi rapidement qu'elle a rejoint votre équipe - préparez l'avenir de votre entreprise au succès avec une expérience d'intégration exceptionnelle que les nouveaux employés adoreront.