Sie haben Hunderte von Lebensläufen gesichtet und Dutzende von Vorstellungsgesprächen geführt. Endlich haben Sie den perfekten Kandidaten gefunden - jemanden, der mehr als nur Mitarbeiter Nr. 427 sein möchte, sondern sinnvolle Arbeit leistet, die einen nachhaltigen Einfluss auf Ihr Unternehmen hat. Sie denken, es ist an der Zeit, die Sektkorken knallen zu lassen und zu feiern? Denken Sie noch einmal darüber nach: Der Onboarding-Prozess ist eine wichtige Phase, die darüber entscheidet, ob Ihr neuer Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen bleibt oder ob er gleich die Flucht ergreift.
Studien zeigen, dass 30% der Unternehmen sich zurückhalten wenn es um den Onboarding-Prozess geht. Viele Unternehmen lassen sich diese wertvolle Gelegenheit entgehen, Top-Talente willkommen zu heißen, zu beeindrucken und zu binden. Leider sind neue Mitarbeiter nicht bereit, zu warten, während Sie sich durch einen unorganisierten Onboarding-Prozess kämpfen - ein schlechter erster Eindruck schickt 64 % der neuen Mitarbeiter gleich wieder auf die Suche nach einem neuen Job.
Auf die Frage, welche Vergünstigungen am Arbeitsplatz am begehrtesten sind, nennen Manager kostenlose Snacks und Stehpulte. Der wichtigste Faktor für die Zufriedenheit, Loyalität und Produktivität der Mitarbeiter ist jedoch Wertschätzung. Experten haben herausgefunden, dass die Teammitglieder die sich bei der Arbeit am meisten geschätzt fühlen, bis zu 50 % produktiver sein können. Das Onboarding ist Ihre erste Chance zu zeigen, wie sehr Sie die harte Arbeit Ihres Teams schätzen. Ein ineffizienter, chaotischer Prozess hinterlässt nur einen bitteren Nachgeschmack. Wie schaffen Sie also ein Onboarding-Erlebnis, das Ihr Unternehmen als einen phänomenalen Arbeitsplatz positioniert?
7 Schritte zum Aufbau eines Onboarding-Prozesses, den jeder neue Mitarbeiter lieben wird
Ein Onboarding-Prozess ist mehr als das erfolgreiche Abhaken einer Liste von Aufgaben. Es ist ein wichtiger Zeitpunkt, um die Kultur und die Werte Ihres Unternehmens zu präsentieren. Eine herzliche, einladende und pünktliche Einarbeitung gibt neuen Mitarbeitern einen unmittelbaren Eindruck davon, wie Sie Ihre Mitarbeiter behandeln. Und so geht's.
1. Erstellen Sie einen messbaren Plan
Ein völlig unbestimmter Onboarding-Prozess ist genauso schlecht wie gar kein Prozess. Um die Vorteile eines spektakulären Onboarding-Erlebnisses zu nutzen, müssen Sie einen kristallklaren Zeitplan und eine Reihe von Zielen festlegen. Stellen Sie sich die folgenden Fragen:
- Wie lange wird der gesamte Prozess dauern? Der typische Onboarding-Prozess kann zwischen 90 und 120 Tagen dauern. Es ist wichtig, dass Sie für jeden Schritt einen Startpunkt und ein Enddatum festlegen.
- Was sind die wichtigsten Erkenntnisse? Was soll Ihr neuer Mitarbeiter in dieser Zeit lernen? Wie sollten sie sich fühlen? Was soll er am Ende jeder Phase beherrschen? Weisen Sie jeder Phase ein nachvollziehbares Ergebnis zu.
- Was sind Ihre KPIs? Wie werden Sie den Erfolg messen? Legen Sie für jeden Schritt konkrete Ziele fest, damit Sie im Nachhinein leicht feststellen können, welche Bereiche ein durchschlagender Erfolg waren und welche Bereiche verbessert werden müssen.
Mit diesen Zielen als Grundlage Ihrer Strategie sind Sie bereit, eine Einführungserfahrung zu schaffen, die neue Mitarbeiter lieben werden.
2. Vorbereitung eines umfassenden Onboarding-Kits
Die Einstellung eines neuen Mitarbeiters erfordert eine enge Koordination über das unmittelbare Team hinaus. Sie müssen IT, Sicherheit, Lohnbuchhaltung, Beschaffung und mehr einbeziehen. Zeigen Sie neuen Mitarbeitern, dass Ihr Unternehmen gut organisiert (und rücksichtsvoll!) ist, indem Sie ein umfassendes Willkommenspaket zusammenstellen. Dieses Paket sollte Folgendes enthalten:
- Unternehmenspolitik
- Büro-Vergünstigungen
- Vorstellung der Teammitglieder und wichtige Namen, die man kennen sollte
- ein Verständnis für Ihre Managementstruktur und für die Frage, an wen sie sich bei Fragen wenden können
- Eine übersichtliche Auflistung der von der Personalabteilung benötigten Papiere und sonstigen Formulare
- Eine ausführliche Erläuterung der Arbeitsaufgaben: Fast ein Viertel der Personen, die ihren Arbeitsplatz verlassen haben, geben an sie gingen, weil sie Schwierigkeiten hatten, die Erwartungen zu verstehen. Übertreffen Sie diese Zahl, indem Sie ein detailliertes Dossier mit den Aufgaben erstellen.
- Was Sie vom Schulungsprozess erwarten können: einen Zeitplan, Links zu Videos, im Voraus vereinbarte Termine für Treffen mit verschiedenen Managern
Wenn Sie in einem großen Unternehmen arbeiten, ändern sich diese Dokumente häufig. Mit der richtigen Workflow-Plattform können Sie sicherstellen, dass Ihr Onboarding Kit immer auf dem neuesten Stand ist. Aufgrund von Pandemiemeldungen sind viele Unternehmen zur Fernarbeit und zum Verbot von Geschäftsreisen verpflichtet. Daher ist es wichtig, dass die Mitarbeiter immer über die neuesten Richtlinien informiert sind.
Sie müssen nicht alles von Hand nachverfolgen. Durch die Automatisierung erhalten Sie einen vollständigen Überblick über die einzelnen Schritte des Prozesses, die jeder neue Mitarbeiter durchläuft, und können ihm auch die Möglichkeit geben, während des Prozesses wertvolles Feedback zu geben. Ein vollständig digitalisiertes Dokumentenmanagementsystem macht es außerdem einfach, sicherzustellen, dass die Formulare immer korrekt sind, und ermöglicht es den Personalverantwortlichen, schnell auf die erforderlichen Dokumente zuzugreifen - auch wenn sie von zu Hause aus arbeiten.
3. Einrichten eines einsatzbereiten Arbeitsplatzes
Planen Sie proaktiv für den Erfolg Ihres neuen Mitarbeiters. Sie brauchen Zugang zur richtigen Software und zu allen geeigneten Werkzeugen und Geräten. Es gibt nichts Entmutigenderes, als am ersten Tag einen Schreibtisch vorzufinden, der mit einem Wust von Computern und Kabeln vollgestopft ist - oder noch schlimmer, überhaupt keinen Arbeitsplatz.
Wenn Sie wollen, dass Ihre neuen Mitarbeiter vom ersten Tag an voll einsatzfähig sind, müssen Sie sich die Arbeit machen. Setzen Sie sich im Vorfeld mit der IT-Abteilung und der Beschaffungsabteilung zusammen, um sicherzustellen, dass Computer, Telefone und alle erforderlichen Peripheriegeräte rechtzeitig einsatzbereit sind. Kümmern Sie sich um Computer- und E-Mail-Passwörter und stellen Sie sicher, dass Ihr neuer Mitarbeiter sofortigen Zugriff auf alle Anwendungen, Software und Datenbanken hat, die er zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt. Eine Studie von Microsoft veranschaulicht die Bedeutung dieser "kleinen Anstrengungen"-Ein funktionsfähiger Computer und eine einsatzbereite E-Mail-Adresse sind ein schneller Weg, um neue Mitarbeiter für sich zu gewinnen.
Wenn Sie einen externen Mitarbeiter einstellen, stellen Sie sicher, dass die gesamte Ausrüstung rechtzeitig vor seinem Arbeitsbeginn an seinem Standort eintrifft. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie klare Erwartungen an die persönliche Ausrüstung stellen, die der neue Mitarbeiter verwenden könnte, und welche Erleichterungen angeboten werden, um etwaige Lücken zu schließen.
Berücksichtigen Sie alle Aspekte der Arbeit. Gibt es Bereiche, zu denen sie keinen Zutritt haben werden? Arbeiten Sie proaktiv mit Ihrem Sicherheitsteam zusammen, um sicherzustellen, dass Sie am ersten Tag die richtigen Schlüssel oder Zugangsberechtigungen bereithalten. Vergessen Sie auch den Spaß an der Arbeit nicht: Wenn Sie eine E-Mail versenden, um die Bestellungen für das Mittagessen am Freitagnachmittag zu sammeln, fügen Sie die neuen Mitarbeiter unbedingt der E-Mail-Gruppe oder dem Slack-Kanal hinzu.
4. Die Schaffung einer einladenden Atmosphäre am ersten Tag ist bei der Einarbeitung von Mitarbeitern besonders wichtig
Um eine dauerhafte Beziehung zu einem neuen Mitarbeiter aufzubauen, ist ein guter erster Eindruck das A und O. So wie Immobilienmakler potenzielle Käufer empfangen, indem sie ein Haus mit Topfpflanzen und warmer Dekoration in Szene setzen, so "inszenieren" die richtigen Prozesse Ihr Unternehmen als einen spektakulären Arbeitsplatz. Wenn Sie sich die Mühe machen, eine ungewohnte Umgebung so zu gestalten, dass sie sich wie ein gemütliches Zuhause anfühlt, dann ist das der beste Weg, um einen neuen Mitarbeiter zufrieden zu stellen - denn, verbringen wir ein Drittel unseres Lebens am Arbeitsplatz.
Nutzen Sie diese Gelegenheit, um zu zeigen, was Ihr Unternehmen so besonders macht. Wenn Sie mit einer energiegeladenen Atmosphäre werben, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Begrüßungsunterlagen und Aktivitäten am ersten Tag dies widerspiegeln. Wenn Sie stolz auf Technologie und Innovation sind, sollten Sie sich bemühen, die Einführungsunterlagen zu digitalisieren, anstatt einen Stapel gedruckter Formulare zu verteilen, die feucht unterschrieben werden müssen.
Hoffentlich haben Sie Ihre Mitarbeiter bereits darüber informiert, dass eine neue Person zum Team stößt. Ermutigen Sie sie, vorbeizukommen, um Hallo zu sagen, oder sich über Zoom zu melden, um dem Namen ein freundliches Gesicht zu geben. Gehen Sie noch einen Schritt weiter, indem Sie einen Willkommensbrunch oder ein virtuelles Kaffeetrinken vorbereiten - und tragen Sie es in den Kalender aller Mitarbeiter ein. In letzter Minute noch einen Termin zu finden, der allen passt, sieht nicht gut aus.
5. Wählen Sie für jeden neuen Mitarbeiter einen Mentor aus und beziehen Sie das gesamte Team ein.
Bei den aufregenden Vorbereitungen für ein neues Teammitglied dürfen Sie nicht vergessen, sich auch mit Ihren derzeitigen Mitarbeitern abzustimmen. Stellen Sie sicher, dass jeder den Namen, die Position und das Anfangsdatum des neuen Mitarbeiters kennt. Nicht jeder direkte Vorgesetzte ist ein Meister der persönlichen Betreuung, also nutzen Sie Ihre Stärken und setzen Sie die richtigen Teammitglieder ein, die Ihnen helfen können.
Jeder sollte auch die Aufgaben des neuen Teammitglieds kennen, damit er genau weiß, wie er während des Einarbeitungsprozesses helfen kann. Größere Unternehmen übernehmen sogar die Rolle eines Co-Working-Matchmakers, indem sie den neuen Mitarbeitern einen Leitfaden an die Hand geben, der gut zu ihrer Persönlichkeit und ihrem Arbeitsstil passt.
In dieser Phase ist es sehr wichtig, sich 30-60-90 Ziele zu setzen - konkrete Meilensteine, auf die man in den ersten 30, 60 und 90 Tagen im Job hinarbeiten sollte. Jedes Ziel sollte in einen organisatorischen Arbeitsablauf einfließen, damit es am Ende eines jeden Monats nachvollziehbar und messbar ist.
6. Kontinuierliche Einbeziehung des Teams und Zugang zu Weiterbildungsmaßnahmen
Ob es um Führung, Zusammenarbeit oder Kommunikation geht, Spitzenkräfte ruhen sich nie auf ihren Lorbeeren aus - sie haben ein haben einen großen Appetit auf kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten. Bieten Sie daher Seminare und Workshops an, wo immer dies möglich ist. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, welche Art von Inhalten für sie am wertvollsten sind. Welche Themen oder Technologien werden ihrer Meinung nach für ihre Arbeit nützlich sein? Indem Sie Fortbildungsmöglichkeiten schaffen, die den Bedürfnissen der Mitarbeiter entsprechen, zeigen Sie, wie sehr Sie ihre Beiträge wirklich schätzen.
Manche Unternehmen befürchten, dass die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter sie nur für einen besseren Job in einem anderen Unternehmen qualifizieren würde. Keine Angst: 94 % der Arbeitnehmer sagen, dass sie tatsächlich länger bleiben bei einem Unternehmen bleiben, das eifrig in ihre berufliche Weiterbildung investiert.
7. Messen Sie die KPIs Ihres Mitarbeitereinführungsprozesses
Erinnern Sie sich an die Ziele, die Sie sich zu Beginn gesetzt haben? Hier überprüfen Sie Ihre Fortschritte und stellen sicher, dass Sie und Ihr Team alle KPIs mit Bravour erreichen. Bei jedem Einführungsprozess von Mitarbeitern gibt es immer Raum für Verbesserungen. Ermitteln Sie, welche Schritte Sie verstärken müssen und welche Sie ganz streichen können.
Ein gut funktionierender Onboarding-Prozess ist mehr als nur das erfolgreiche Abhaken einer Liste von To-Dos. Es ist ein wichtiger Zeitpunkt, um die Kultur und die Werte Ihres Unternehmens zu präsentieren. Eine herzliche, einladende und pünktliche Einarbeitung bringt neue Mitarbeiter in die Herde und gibt ihnen einen unmittelbaren Eindruck davon, wie Sie Ihre Mitarbeiter und Kunden behandeln. Lassen Sie es nicht zu, dass Ihr neuer Star genauso schnell wieder aus dem Unternehmen ausscheidet, wie er in Ihr Team gekommen ist - sorgen Sie dafür, dass die Zukunft Ihres Unternehmens mit einem hervorragenden Onboarding-Erlebnis, das neue Mitarbeiter lieben werden, erfolgreich ist.
