7 pasos para crear un proceso de incorporación de empleados excepcional

Ha terminado de examinar cientos de currículos y de realizar docenas de entrevistas. Por fin ha encontrado al candidato perfecto, alguien que quiere ser algo más que el empleado nº 427, y que va a realizar un trabajo significativo que tendrá un impacto duradero en su organización. ¿Cree que ha llegado el momento de descorchar el champán y celebrarlo? Piénselo de nuevo: el proceso de incorporación de los empleados es el punto de inflexión, una fase importante que determina si la estrella contratada se queda o da un giro de 180 grados hacia la puerta. 

Los estudios demuestran que el 30% de las empresas se quedan atrás cuando se trata del proceso de incorporación. Muchas organizaciones están perdiendo esta valiosa oportunidad de dar la bienvenida, impresionar y retener a los mejores talentos. Desgraciadamente, los nuevos empleados no están dispuestos a esperar mientras usted resuelve un proceso de incorporación desorganizado: una mala primera impresión hace que el 64% de los nuevos empleados vuelvan a buscar trabajo..

Cuando se les pregunta por las ventajas más deseables en el lugar de trabajo, los directivos citan los tentempiés gratuitos y los escritorios de pie. Sin embargo, el principal impulsor de la satisfacción, la lealtad y la productividad de los empleados es el aprecio. Los expertos revelan que los miembros del equipo que se sienten más apreciados en el trabajo pueden ser hasta un 50% más productivos. La incorporación es su primera oportunidad de demostrar cuánto valora el trabajo de su equipo. Un proceso ineficiente y caótico no deja más que un sabor amargo. Entonces, ¿cómo crear una experiencia de incorporación que posicione a su empresa como un lugar fenomenal para trabajar?

7 pasos para crear un proceso de incorporación de empleados que encantará a los nuevos empleados

Un proceso de incorporación es algo más que tachar con éxito una lista de tareas. Es un momento crítico para mostrar la cultura y los valores corporativos de su empresa. Una experiencia de incorporación cálida, acogedora y oportuna hace que los nuevos contratados entren en el redil, dándoles una idea inmediata de cómo se trata a los empleados. Así es como hay que hacerlo. 

1. Establecer un plan de juego medible

Un proceso de incorporación completamente abierto es tan malo como no tener ningún proceso. Para obtener los beneficios de una experiencia de incorporación espectacular, debe establecer un calendario y un conjunto de objetivos muy claros. Hágase las siguientes preguntas: 

• ¿Cuánto tiempo durará todo el proceso? El proceso típico de incorporación puede durar entre 90 y 120 días. Es importante que establezcas puntos de partida y topes en cada paso.
• ¿Cuáles son los puntos clave? ¿Qué quiere que su nuevo empleado aprenda en este periodo de tiempo? ¿Cómo debería sentirse? ¿Qué quiere que domine al final de cada fase? Asigne un resultado rastreable a cada fase.
• ¿Cuáles son sus KPI? ¿Cómo va a medir el éxito? Cree objetivos concretos para cada paso, de modo que después pueda determinar fácilmente qué áreas fueron un éxito rotundo y cuáles necesitan mejorar.

Con estos objetivos como base de su estrategia, estará listo para crear una experiencia de incorporación que encantará a los nuevos empleados. 

2. Preparar un kit de incorporación completo

La incorporación de un nuevo empleado requiere una estrecha coordinación más allá de su equipo inmediato. Debe involucrar a los departamentos de TI, seguridad, nóminas, compras y otros. Demuestre a los nuevos contratados que su empresa está bien organizada (¡y es considerada!) preparando un completo paquete de bienvenida. Este kit debe incluir:

• Políticas de la empresa
• Ventajas de la oficina
• Presentaciones de los miembros del equipo y nombres importantes que hay que conocer
• Conocimiento de su estructura de gestión y de dónde dirigirse cuando tengan preguntas
• Un resumen claro del papeleo y otros formularios necesarios para RRHH
• Una explicación detallada de las funciones del puesto: Casi una cuarta parte de las personas que han dejado su trabajo dicen que lo dejaron porque tenían problemas para entender las expectativas. Supera esta estadística redactando un dossier detallado de las responsabilidades.
• Qué se puede esperar del proceso de formación: un calendario, enlaces a vídeos, horarios preestablecidos para reunirse con diferentes gestores

Si trabaja en una organización grande, estos documentos cambian con frecuencia. La plataforma de flujo de trabajo adecuada puede ayudar a garantizar que su kit de incorporación esté siempre actualizado. Los avisos de pandemia someten a muchas organizaciones a mandatos de trabajo a distancia y a prohibiciones de viajes corporativos, por lo que es importante mantener siempre informados a los empleados sobre las últimas políticas. 

Definitivamente, no tiene que hacer un seguimiento de todo esto a mano, la automatización le ofrece una visibilidad completa de los pasos del proceso por los que pasa cada empleado, y también puede darles la oportunidad de proporcionar valiosos comentarios a lo largo del camino. Un sistema de gestión de documentos totalmente digitalizado también facilita que los formularios sean siempre precisos y permite a los profesionales de RRHH acceder rápidamente a los documentos necesarios, incluso si trabajan desde casa. 

3. Preparar una estación de trabajo lista para funcionar

Planifique de forma proactiva el éxito de su nueva contratación. Necesitarán tener acceso al software adecuado y a todas las herramientas y equipos apropiados. No hay nada más desalentador que llegar el primer día y encontrar un escritorio abarrotado de ordenadores y cables, o peor aún, que no haya ningún puesto de trabajo. 

Si quiere que los nuevos empleados se pongan en marcha desde el primer día, tendrá que hacer el trabajo preliminar. Siéntate con el departamento de TI y de compras con antelación para asegurarte de que los ordenadores, los teléfonos y todos los periféricos necesarios están listos con bastante antelación. Ordena las contraseñas de los ordenadores y del correo electrónico y asegúrate de que el nuevo empleado tiene acceso inmediato a todas las aplicaciones, el software y las bases de datos que necesitará para desempeñar su trabajo. Un estudio de Microsoft ilustra la importancia de estos "pequeños esfuerzos"-un ordenador que funcione y una dirección de correo electrónico lista para funcionar son formas rápidas de ganarse a los recién llegados.

Si vas a contratar a un empleado a distancia, asegúrate de que todo el equipo llega a su lugar de trabajo con bastante antelación a la fecha de inicio. Además, asegúrate de establecer unas expectativas claras sobre los equipos personales que puedan utilizar, y sobre las prestaciones que se ofrecen para suplir cualquier carencia. 

Considere todos los aspectos del trabajo. ¿Hay zonas prohibidas a las que tendrán que acceder? Trabaja de forma proactiva con tu equipo de seguridad para asegurarte de que tienes las llaves o credenciales adecuadas listas para su primer día. Tampoco te olvides de las partes divertidas del trabajo: si envías un correo electrónico para reunir los pedidos de comida del viernes por la tarde, asegúrate de añadir a los nuevos contratados al grupo de correo electrónico o al canal de Slack. 

4. La creación de una experiencia acogedora el primer día es más importante durante la incorporación de los empleados

Dejar una buena impresión el primer día es la prioridad número uno para fomentar una relación duradera con un nuevo empleado. Al igual que los agentes inmobiliarios hacen de anfitriones para los compradores potenciales poniendo en escena una casa con plantas en maceta y una decoración cálida, los procesos correctos "escenifican" su empresa como un lugar espectacular para trabajar. Esforzarse por hacer que un entorno desconocido se sienta como un hogar acogedor es la mejor manera de complacer a un nuevo empleado, después de todo, el trabajo es el lugar donde pasamos un tercio de nuestra vida.

Aproveche esta oportunidad para mostrar lo que hace que su empresa sea especial. Si su empresa tiene un ambiente de gran energía, asegúrese de que sus materiales de bienvenida y las actividades del primer día lo reflejen. Si se enorgullece de la tecnología y la innovación, haga esfuerzos para digitalizar el papeleo de incorporación en lugar de desechar una pila de formularios impresos que requieren firmas húmedas. 

Es de esperar que ya haya completado el paso de informar a su personal de que una nueva persona se une al equipo. Anímales a que se pasen a saludar o a que se pongan en contacto a través de Zoom para poner una cara amable a su nombre. Haz un esfuerzo adicional organizando de antemano un almuerzo de bienvenida o un café virtual, y anótalo en el calendario de todos. No es conveniente que te pongas a buscar en el último momento una hora que convenga a todos, así que fija la fecha y la hora con mucha antelación. 

5. Elija un mentor para cada nuevo empleado e involucre a todo el equipo

En la emoción de preparar a un nuevo miembro del equipo, no puede olvidarse de coordinar también a su personal actual. Asegúrese de que todos conocen el nombre, el cargo y la fecha de inicio de la nueva contratación. No todos los jefes directos son maestros de la tutoría individual, así que aproveche sus puntos fuertes y asigne a los miembros del equipo adecuados para que le echen una mano. 

Todos deben entender también las responsabilidades del nuevo miembro del equipo, para que sepan exactamente cómo pueden ayudar durante el proceso de formación. Las empresas más grandes incluso harán de casamenteros, proporcionando a los nuevos contratados una guía que encaje bien con su personalidad y estilo de trabajo. 

En esta fase, es muy importante establecer objetivos 30-60-90, es decir, hitos concretos para trabajar durante los primeros 30, 60 y 90 días de trabajo. Cada objetivo debe integrarse en un flujo de trabajo de la organización, de modo que pueda seguirse y medirse al final de cada mes. 

6. Proporcionar la participación continua del equipo y el acceso a la formación continua 

Tanto si se trata de liderazgo, como de colaboración o comunicación, los mejores nunca se duermen en los laureles: tienen un gran apetito por las oportunidades de formación continua. apetito por las oportunidades de formación continua. Así que ofrezca seminarios y talleres siempre que sea posible. Pregunte a los empleados qué tipo de contenido es más valioso para ellos. ¿Qué temas o tecnologías creen que les capacitarán en el lugar de trabajo? Si crea oportunidades de formación que reflejen las necesidades de los empleados, demostrará lo mucho que aprecia sus contribuciones.

A algunas organizaciones les preocupa que la formación de los empleados sólo les capacite para conseguir un mejor trabajo en otro lugar. Pero no hay que temer: el 94% de los empleados dicen que permanecerían más tiempo en una empresa que invierte que invierte en la formación de su carrera..

7. Mida los KPI del proceso de incorporación de sus empleados

¿Recuerda los objetivos que estableció al principio? Aquí es donde debe revisar su progreso y asegurarse de que usted y su equipo alcanzan todos los KPI con éxito. En todo proceso de incorporación de empleados, siempre hay margen de mejora. Identifique los pasos que debe reforzar y los que puede eliminar por completo. 

Un proceso de incorporación bien encauzado es algo más que tachar con éxito una lista de tareas. Es un momento crítico para mostrar la cultura y los valores corporativos de su empresa. Una experiencia de incorporación cálida, acogedora y oportuna hace que los nuevos empleados entren en el redil, dándoles una idea inmediata de cómo se espera que se trate a los compañeros de trabajo y a los clientes. No deje que su contratación estrella pase a la fase de baja tan rápido como se unió a su equipo: prepare el futuro de su empresa para el éxito con una experiencia de incorporación estelar que encantará a los nuevos empleados.