Huit caractéristiques que toutes les plates-formes BPM devraient avoir

Le choix de votre plate-forme de gestion des processus d'entreprise (BPM) est une décision cruciale qui peut faire la différence entre être en tête de votre secteur et être en retard sur la concurrence. Voici huit caractéristiques indispensables à rechercher dans un système.

Concepteur de processus par glisser-déposer

La conception du processus par glisser-déposer offre une expérience sans code :

• Les analystes commerciaux et les non-développeurs peuvent concevoir des processus avec facilité.
• Grâce à la faible courbe d'apprentissage, les processus peuvent être construits et déployés rapidement.
• Lorsque des changements de processus sont nécessaires, il n'est pas nécessaire de reconcevoir l'ensemble du processus ou de modifier le code.
• Les concepteurs de processus conformes à la norme BPMN 2.0 offrent des avantages supplémentaires en proposant des symboles de conception de processus qui sont reconnaissables par une majorité d'analystes commerciaux et d'experts en gestion des processus. Les concepteurs qui sont conformes à la norme BPMN 2.0 sont également moins susceptibles de s'appuyer sur une base de code plus ancienne.
• Plus important encore, il est simple de personnaliser et d'attribuer des autorisations, ce qui garantit que les bonnes personnes ont accès aux informations sensibles.

BPMN 2.0 Conformité

Les concepteurs de processus conformes à la norme BPMN 2.0 offrent des avantages supplémentaires. Premièrement, les diagrammes et symboles BPMN sont reconnaissables par une majorité d'analystes commerciaux et d'experts en gestion des processus. Deuxièmement, une majorité de plateformes de conception de processus l'utilisent, ce qui facilite l'exportation de processus entre plateformes. Enfin, les concepteurs qui sont conformes à BPMN 2.0 sont également moins susceptibles de s'appuyer sur une base de code plus ancienne. Cela signifie que les concepteurs conformes disposent des outils de conception de processus les plus récents.

Puissant concepteur de formulaires

Les formulaires sont au cœur de la plupart des processus, aussi le choix d'une plate-forme BPM qui offre une conception limitée des formulaires peut entraîner des documents de moindre qualité. Recherchez ces caractéristiques :

• Le concepteur du formulaire doit vous permettre de glisser-déposer des éléments pour composer le formulaire, ce qui permet à n'importe qui de concevoir un formulaire en quelques minutes.
• Recherchez une option qui dispose d'une variété de propriétés de champs personnalisables, afin que les non-développeurs puissent facilement créer le formulaire exact dont ils ont besoin.
• Les développeurs devraient pouvoir personnaliser les formulaires à l'aide de code pour étendre les fonctionnalités prêtes à l'emploi.
• Les formulaires doivent être réactifs et accessibles à la fois sur les plateformes mobiles et de bureau, sans qu'il soit nécessaire de modifier le document lui-même.
• Vous devez pouvoir attribuer des chemins d'accès aux documents à l'aide de variables pour faciliter la gestion et le stockage des documents.

Outils de rapport intégrés

Une plateforme BPM avec des outils de reporting intégrés vous permet de créer des graphiques et des rapports détaillés sans avoir à exporter les données vers une application externe. Profitez de ces fonctionnalités :

• Suivre les indicateurs clés de performance (KPI) pour localiser les goulets d'étranglement, les processus inefficaces et les employés improductifs.
• Utilisez les rapports sur les accords de niveau de service (SLA) pour calculer le coût des retards et des procédures en retard.
• Recueillir des informations détaillées sur les affaires en retard et sur leurs propriétaires.

Centre d'intégration pour les applications tierces

Presque toutes les entreprises dépendent de multiples applications, ce qui signifie beaucoup de silos de données. Les plateformes BPM doivent être capables de réunir toutes les informations pertinentes. Les plateformes BPM doivent se connecter à vos systèmes existants en utilisant un cadre solide. Tirez parti de l'iPaaS (plate-forme d'intégration en tant que service) ou de l'ESB (bus de services d'entreprise) par l'intermédiaire de votre plate-forme BPM pour organiser, consolider et gérer tous les connecteurs en un seul endroit.
REST est aujourd'hui la principale méthode de connectivité, bien que certains connecteurs comme SAP puissent nécessiter des logiciels moins courants pour fonctionner. Les connecteurs sont essentiels pour garantir que tous les utilisateurs de l'entreprise sont sur la même longueur d'onde lorsque plusieurs départements, utilisant éventuellement des outils différents, sont impliqués dans le processus. En outre, les connecteurs permettent d'inclure des fonctionnalités externes dans les flux de travail, ce qui vous donne des options pour automatiser davantage vos flux de travail.
Grâce aux connecteurs, vous pouvez éliminer les silos de données et faciliter la circulation de l'information dans l'entreprise. Recherchez une solution BPM avec, au minimum, un jeu de connecteurs de base, et une méthode propre et claire d'utilisation des connecteurs dans les processus. Une plate-forme BPM idéale doit comporter une bibliothèque de connecteurs intégrée pour intégrer rapidement les applications les plus courantes dans vos processus. Elle doit également comporter une grande variété de points d'extrémité de l'API REST afin d'intégrer facilement la fonctionnalité BPM dans vos applications externes. La connexion de vos applications externes à votre plate-forme BPM est cruciale pour créer une expérience transparente pour l'ensemble de votre entreprise.

Portail utilisateur

Une plate-forme BPM n'est efficace que si vos employés utilisent le système, il est donc important de tenir compte de l'expérience de l'utilisateur lors du choix d'un fournisseur. Voici quelques-unes des questions à poser lorsque vous examinez les options :

• Les utilisateurs s'appuieront-ils sur un portail dédié ?
• La boîte de réception des tâches doit-elle être intégrée à un portail existant comme Drupal, Joomla, Typo3, LumApps, WordPress, SharePoint ou autre ?
• Sinon, préférez-vous que les utilisateurs interagissent via un logiciel client de messagerie comme Outlook ou Gmail ?
• Vous souhaitez que les notifications soient envoyées par courrier électronique sur votre téléphone portable ou par une application mobile dédiée ?

En bref, tout fournisseur de BPM de qualité offrira une expérience de portail utilisateur, mais vous devez faire attention à la facilité avec laquelle le portail utilisateur peut être adapté à vos outils internes.

Gestion des documents

Il va sans dire que certains de vos processus impliquent le téléchargement ou la génération de documents. Lorsque vous choisissez une plate-forme BPM, réfléchissez à la manière dont les documents seront intégrés aux processus. Préférez-vous stocker les documents en dehors de la plate-forme ou voulez-vous que le BPM soit votre dépôt de documents de choix ? Si vous décidez que les documents seront gérés via Google Drive, Box, Dropbox, SharePoint ou un autre système de gestion de documents de base, assurez-vous que le BPM que vous choisissez possède les connecteurs appropriés.

Outils de sécurité et de surveillance

Ceux qui recherchent un BPM de niveau entreprise savent que les outils de sécurité et de surveillance sont essentiels lors de la sélection finale. Examinez les plates-formes pour comprendre comment les utilisateurs se connectent et quelle quantité d'informations les journaux recueillent. Plus précisément, pouvez-vous livrer vos journaux à un outil externe compatible SIEM afin de pouvoir gérer votre sécurité à partir d'une seule application ? Cet élément est important pour la conformité informatique et interne. Enfin, faites attention à la manière dont vous pouvez gérer les autorisations et les versions au sein de l'outil. Ces données jouent un rôle essentiel dans les activités de conformité.
Le choix d'une plate-forme BPM est une entreprise majeure qui a des ramifications à long terme pour votre entreprise. Ces huit caractéristiques sont cruciales pour une mise en œuvre réussie. Pour en savoir plus sur les solutions BPM disponibles, consultez les experts à l'adresse suivante ProcessMaker.