Die Wahl Ihrer Business Process Management (BPM)-Plattform ist eine wichtige Entscheidung, die den Unterschied zwischen Branchenführerschaft und Rückstand auf die Konkurrenz ausmachen kann. Im Folgenden finden Sie acht Funktionen, auf die Sie bei einem System unbedingt achten sollten.
Drag-and-Drop-Prozess-Designer
Die Prozessgestaltung per Drag-and-Drop bietet eine programmierfreie Erfahrung:
- Geschäftsanalysten und Nicht-Entwickler können Prozesse mit Leichtigkeit entwerfen.
- Dank der geringen Lernkurve können Prozesse schnell erstellt und eingesetzt werden.
- Wenn Prozessänderungen erforderlich sind, muss nicht der gesamte Prozess neu gestaltet oder der Code geändert werden.
- BPMN 2.0-konforme Prozessdesigner bieten zusätzliche Vorteile, indem sie Prozessdesignsymbole anbieten, die von der Mehrheit der Geschäftsanalysten und Prozessmanagementexperten erkannt werden. Designer, die BPMN 2.0-konform sind, sind auch weniger wahrscheinlich auf eine ältere Codebasis angewiesen.
- Vor allem aber ist es einfach, Berechtigungen anzupassen und zuzuweisen, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen Zugriff auf sensible Informationen haben.
Einhaltung von BPMN 2.0
BPMN 2.0-konforme Prozessdesigner bieten zusätzliche Vorteile. Erstens sind BPMN-Diagramme und -Symbole für die meisten Business-Analysten und Prozessmanagement-Experten erkennbar. Zweitens wird es von den meisten Prozessdesignplattformen verwendet, was den Export von Prozessen zwischen Plattformen erleichtert. Schließlich ist es für Designer, die BPMN 2.0-konform sind, auch weniger wahrscheinlich, dass sie auf eine ältere Codebasis zurückgreifen. Das bedeutet, dass konforme Designer über die aktuellsten Prozessdesign-Tools verfügen.
Leistungsstarker Formular-Designer
Formulare sind das Herzstück der meisten Prozesse. Die Wahl einer BPM-Plattform, die nur ein begrenztes Formulardesign bietet, kann daher zu minderwertigen Dokumenten führen. Achten Sie auf diese Funktionen:
- Der Formulardesigner sollte es Ihnen ermöglichen, Elemente per Drag-and-Drop in das Formular einzufügen, so dass jeder in wenigen Minuten ein Formular entwerfen kann.
- Suchen Sie nach einer Option, die eine Vielzahl von anpassbaren Feldeigenschaften bietet, so dass auch Nicht-Entwickler problemlos genau das Formular erstellen können, das sie benötigen.
- Entwickler sollten in der Lage sein, Formulare mithilfe von Code anzupassen, um die Standardfunktionen zu erweitern.
- Formulare sollten responsiv sein und sowohl über mobile als auch über Desktop-Plattformen zugänglich sein, ohne dass das Dokument selbst geändert werden muss.
- Sie sollten in der Lage sein, den Dokumenten mithilfe von Variablen Dateipfade zuzuweisen, um eine einfache Verwaltung und Speicherung der Dokumente zu gewährleisten.
Eingebaute Reporting-Tools
Eine BPM-Plattform mit integrierten Reporting-Tools ermöglicht Ihnen die Erstellung detaillierter Diagramme und Berichte, ohne dass Sie die Daten in eine externe Anwendung exportieren müssen. Profitieren Sie von diesen Funktionen:
- Verfolgen Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs), um Engpässe, ineffiziente Prozesse und unproduktive Mitarbeiter aufzuspüren.
- Nutzen Sie SLA-Berichte (Service Level Agreement), um die Kosten von Verzögerungen und überfälligen Prozessen zu berechnen.
- Sammeln Sie detaillierte Informationen darüber, welche Fälle im Rückstand sind und wer dafür zuständig ist.
Integration Hub für Drittanbieter-Apps
Nahezu jedes Unternehmen ist auf mehrere Anwendungen angewiesen, was eine Vielzahl von Datensilos bedeutet. BPM-Plattformen müssen in der Lage sein, alle relevanten Informationen zu vereinen. BPM-Plattformen müssen über ein solides Framework mit Ihren bestehenden Systemen verbunden werden. Nutzen Sie iPaaS (Integration Platform as a Service) oder ESB (Enterprise Service Bus) über Ihre BPM-Plattform, um alle Konnektoren an einem einzigen Ort zu organisieren, zu konsolidieren und zu verwalten.
REST ist heute die primäre Methode, um Konnektivität zu erreichen, obwohl einige Konnektoren wie SAP weniger gängige Software benötigen, um zu funktionieren. Konnektoren sind von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass alle Benutzer im Unternehmen auf derselben Seite stehen, wenn mehrere Abteilungen am Prozess beteiligt sind, die möglicherweise unterschiedliche Tools verwenden. Darüber hinaus ermöglichen Konnektoren die Einbindung externer Funktionen in die Workflows und geben Ihnen die Möglichkeit, Ihre Arbeitsabläufe stärker zu automatisieren.
Durch Konnektoren können Sie Datensilos beseitigen und den Informationsfluss im gesamten Unternehmen erleichtern. Achten Sie auf eine BPM-Lösung, die zumindest über ein grundlegendes Konnektorenset und eine klare, übersichtliche Methode zur Verwendung von Konnektoren in Prozessen verfügt. Eine ideale BPM-Plattform sollte über eine integrierte Konnektorenbibliothek verfügen, um die gängigsten Anwendungen schnell in Ihre Prozesse zu integrieren. Außerdem sollte sie über eine Vielzahl von REST-API-Endpunkten verfügen, damit Sie BPM-Funktionen problemlos in Ihre externen Anwendungen einbinden können. Die Verbindung Ihrer externen Anwendungen mit Ihrer BPM-Plattform ist von entscheidender Bedeutung, um eine nahtlose Erfahrung für Ihr gesamtes Unternehmen zu schaffen.
Benutzerportal
Eine BPM-Plattform ist nur dann effektiv, wenn Ihre Mitarbeiter das System nutzen. Daher ist es wichtig, bei der Auswahl eines Anbieters die Benutzerfreundlichkeit zu berücksichtigen. Dies sind einige der Fragen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie die Optionen prüfen:
- Werden die Nutzer auf ein spezielles Portal angewiesen sein?
- Soll der Aufgabeneingang in ein bestehendes Portal wie Drupal, Joomla, Typo3, LumApps, WordPress, SharePoint oder etwas anderes eingebettet werden?
- Oder ziehen Sie es vor, dass die Benutzer stattdessen über eine E-Mail-Client-Software wie Outlook oder Gmail interagieren?
- Möchten Sie, dass die Benachrichtigungen per E-Mail auf dem Handy oder über eine spezielle mobile App erfolgen?
Kurz gesagt, jeder gute BPM-Anbieter wird ein Benutzerportal anbieten, aber Sie sollten darauf achten, wie einfach das Benutzerportal an Ihre internen Tools angepasst werden kann.
Verwaltung von Dokumenten
Es versteht sich von selbst, dass einige Ihrer Prozesse das Hochladen oder Erstellen von Dokumenten beinhalten. Überlegen Sie bei der Auswahl einer BPM-Plattform, wie die Dokumente in die Prozesse integriert werden sollen. Ziehen Sie es vor, Dokumente außerhalb der Plattform zu speichern, oder möchten Sie, dass die BPM-Plattform Ihr bevorzugtes Dokumenten-Repository ist? Wenn Sie festlegen, dass Dokumente über Google Drive, Box, Dropbox, SharePoint oder ein anderes zentrales Dokumentenverwaltungssystem verwaltet werden sollen, stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte BPM-Plattform über die entsprechenden Anschlüsse verfügt.
Sicherheits- und Überwachungstools
Diejenigen, die nach einer unternehmensgerechten BPM-Lösung suchen, wissen, dass Sicherheits- und Überwachungstools bei der endgültigen Auswahl entscheidend sind. Untersuchen Sie die Plattformen, um zu verstehen, wie sich Benutzer anmelden und wie viele Informationen die Protokolle erfassen. Können Sie Ihre Protokolle an ein externes SIEM-kompatibles Tool weiterleiten, damit Sie Ihre Sicherheit von einer einzigen Anwendung aus verwalten können? Dieses Element ist wichtig für die IT und die interne Compliance. Und schließlich sollten Sie darauf achten, wie Sie die Berechtigungen und die Versionierung innerhalb des Tools verwalten können. Diese Daten spielen eine entscheidende Rolle bei der Einhaltung von Vorschriften.
Die Entscheidung für eine BPM-Plattform ist ein wichtiges Unterfangen mit langfristigen Auswirkungen auf Ihr Unternehmen. Diese acht Merkmale sind entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung. Erfahren Sie mehr über die verfügbaren BPM-Lösungen von den Experten bei ProcessMaker.
