Ocho características que todas las plataformas BPM deberían tener

La elección de su plataforma de gestión de procesos empresariales (BPM) es una decisión crítica que puede significar la diferencia entre liderar su industria y quedarse atrás de la competencia. Estas son ocho características indispensables para buscar en un sistema.

Diseñador del proceso de arrastrar y soltar

El diseño del proceso de arrastrar y soltar ofrece una experiencia sin código:

• Los analistas de negocios y los no desarrolladores pueden diseñar procesos con facilidad.
• Gracias a la baja curva de aprendizaje, los procesos pueden ser construidos y desplegados rápidamente.
• Cuando se necesitan cambios en el proceso, no hay necesidad de rediseñar todo el proceso o editar el código.
• Los diseñadores de procesos compatibles con BPMN 2.0 ofrecen beneficios adicionales al ofrecer símbolos de diseño de procesos que son reconocibles por la mayoría de los analistas empresariales y expertos en gestión de procesos. Los diseñadores que cumplen con BPMN 2.0 también son menos propensos a confiar en una base de código más antigua.
• Lo más importante es que es sencillo personalizar y asignar permisos, asegurando que las personas adecuadas tengan acceso a la información sensible.

Cumplimiento de BPMN 2.0

Los diseñadores de procesos que cumplen con BPMN 2.0 ofrecen beneficios adicionales. En primer lugar, los diagramas y símbolos de BPMN son reconocibles por la mayoría de los analistas de negocios y expertos en gestión de procesos. En segundo lugar, la mayoría de las plataformas de diseño de procesos lo utilizan, lo que facilita la exportación de procesos entre plataformas. Por último, es menos probable que los diseñadores que cumplen con la norma BPMN 2.0 se apoyen en una base de código más antigua. Esto significa que los diseñadores que cumplen con las normas tienen las herramientas de diseño de procesos más actualizadas.

Poderoso diseñador de formas

Los formularios están en el corazón de la mayoría de los procesos, por lo que la elección de una plataforma BPM que ofrezca un diseño de formulario limitado puede dar lugar a documentos secundarios. Busca estas características:

• El diseñador de la forma debe permitirle arrastrar y soltar elementos para componer la forma, permitiendo a cualquiera diseñar una forma en minutos.
• Busca una opción que tenga una variedad de propiedades de campo personalizables, para que los no desarrolladores puedan crear fácilmente la forma exacta que necesitan.
• Los desarrolladores deberían poder personalizar los formularios utilizando código para ampliar la funcionalidad de los mismos.
• Los formularios deben ser receptivos y accesibles tanto a través de plataformas móviles como de escritorio sin que sea necesario modificar el propio documento.
• Debería poder asignar rutas de archivo a los documentos utilizando variables para garantizar una gestión y un almacenamiento fáciles de los documentos.

Herramientas de información incorporadas

Una plataforma BPM con herramientas de informes incorporadas permite crear gráficos e informes detallados sin necesidad de exportar los datos a una aplicación externa. Aproveche estas características:

• Rastrear los indicadores clave de rendimiento (KPI) para localizar los cuellos de botella, los procesos ineficientes y los empleados improductivos.
• Utilice los informes de los acuerdos de nivel de servicio (SLA) para calcular el costo de las demoras y los procesos atrasados.
• Recopilar información detallada sobre qué casos están atrasados y quiénes son los propietarios.

Centro de integración de aplicaciones de terceros

Casi todos los negocios dependen de múltiples aplicaciones, lo que significa muchos silos de datos. Las plataformas BPM deben ser capaces de unir toda la información relevante. Las plataformas BPM deben conectarse con sus sistemas existentes usando un marco fuerte. Aproveche el iPaaS (plataforma de integración como servicio) o el ESB (bus de servicios empresariales) a través de su plataforma BPM para organizar, consolidar y gestionar todos los conectores en una única ubicación.
REST es el método principal para lograr la conectividad hoy en día, aunque algunos conectores como SAP pueden requerir un software menos común para que los conectores funcionen. Los conectores son cruciales para garantizar que todos los usuarios de la empresa estén en la misma página cuando hay varios departamentos, posiblemente utilizando diferentes herramientas, que participan en el proceso. Además, los conectores permiten que los flujos de trabajo incluyan funcionalidades externas, dándole opciones para automatizar más completamente sus flujos de trabajo.
A través de los conectores, puede eliminar los silos de datos y facilitar el flujo de información en toda la empresa. Busque una solución BPM con, como mínimo, un conjunto de conectores básicos, y un método limpio y claro de utilizar los conectores en los procesos. Una plataforma BPM ideal debería contar con una biblioteca de conectores incorporada para integrar rápidamente las aplicaciones más populares en sus procesos. También debería contar con una amplia variedad de puntos finales de la API REST para incorporar fácilmente la funcionalidad BPM en sus aplicaciones externas. La conexión de sus aplicaciones externas a su plataforma BPM es crucial para crear una experiencia perfecta para toda su empresa.

Portal del usuario

Una plataforma BPM sólo es efectiva si sus empleados utilizan el sistema, por lo que es importante tener en cuenta la experiencia del usuario al seleccionar un proveedor. Estas son algunas de las preguntas que se deben hacer al revisar las opciones:

• ¿Confiarán los usuarios en un portal dedicado?
• ¿Debería la bandeja de entrada de la tarea ser incrustada en un portal existente como Drupal, Joomla, Typo3, LumApps, WordPress, SharePoint, o algo más?
• Alternativamente, ¿prefieres que los usuarios interactúen a través de un software cliente de correo electrónico como Outlook o Gmail?
• ¿Quieres que las notificaciones lleguen a través del correo electrónico en el móvil o a través de una aplicación móvil dedicada?

En resumen, cualquier proveedor de BPM de calidad ofrecerá una experiencia de portal de usuario, pero debe prestar atención a la facilidad con la que el portal de usuario puede adaptarse a sus herramientas internas.

Gestión de documentos

No hace falta decir que algunos de sus procesos implican subir o generar documentos. Al elegir una plataforma BPM, considere cómo se integrarán los documentos con los procesos. ¿Prefiere almacenar documentos fuera de la plataforma, o quiere que el BPM sea su repositorio de documentos preferido? Si determina que los documentos se administrarán a través de Google Drive, Box, Dropbox, SharePoint u otro sistema central de administración de documentos, asegúrese de que el BPM que seleccione tenga los conectores adecuados.

Herramientas de seguridad y vigilancia

Aquellos que buscan BPM de grado empresarial saben que las herramientas de seguridad y monitoreo son críticas al hacer una selección final. Examinar las plataformas para entender cómo los usuarios se conectan y cuánta información capturan los registros. Específicamente, ¿puede entregar sus registros a una herramienta externa compatible con SIEM para que pueda gestionar su seguridad desde una aplicación? Este elemento es importante para el cumplimiento de las normas internas y de la TI. Por último, presta atención a cómo puedes gestionar los permisos y las versiones dentro de la herramienta. Estos datos juegan un papel crítico en las actividades de cumplimiento.
La elección de una plataforma BPM es una tarea importante con ramificaciones a largo plazo para su negocio. Estas ocho características son cruciales para una implementación exitosa. Conozca más sobre las soluciones de BPM disponibles visitando a los expertos en ProcessMaker.