Utiliser l'automatisation des processus numériques pour la gestion des fournisseurs

L'approche traditionnelle de la gestion des fournisseurs est très manuelle, chronophage et inefficace. À l'ère de l'automatisation, il est facile de comprendre pourquoi la gestion manuelle des fournisseurs semble si démodée. Ce qui était autrefois une question de suivi de vos fournisseurs sur des feuilles de calcul et dans des courriels est devenu une opportunité de garder tous vos fournisseurs en un seul endroit et de gérer leurs données sans passer des heures en paperasse.

Avec l'automatisation des processus numériques (DPA), une source de données unique signifie la fin des systèmes disparates. Plus de réconciliations. Plus de courriels dans les deux sens. 

Le processus de gestion des fournisseurs fournit un cadre pour des interactions cohérentes avec les fournisseurs tiers.

Les vendeurs sont un élément essentiel de la réussite d'une entreprise. Ils vous aident souvent à gérer votre entreprise en vous fournissant les produits ou services dont vous avez besoin pour que tout se passe bien.

Mais s'ils ne sont pas gérés de manière rigoureuse, les fournisseurs peuvent également entraîner de graves problèmes. Par exemple, si les contrats des fournisseurs sont mal rédigés ou ne sont pas suivis correctement, ils peuvent engager la responsabilité juridique de votre entreprise et même nuire gravement à votre trésorerie. Et si vous ne disposez pas d'un système de gestion des fournisseurs, il est facile de manquer des communications essentielles, comme les demandes de prolongation des conditions de paiement, ou de perdre complètement la trace des contrats des fournisseurs.

Ces problèmes peuvent être évités en tirant parti du processus de gestion des fournisseurs (VMP). L'utilisation de ce processus fournit un cadre pour des interactions cohérentes avec les fournisseurs tiers. Il vous permet d'éviter de ne pas respecter les délais, de mal interpréter les clauses contractuelles ou de créer d'autres problèmes en raison de pratiques de gestion incohérentes.

Comment fonctionne l'automatisation des processus numériques ?

L'automatisation des processus numériques (DPA) utilise des logiciels pour gérer et optimiser vos processus d'entreprise. La DPA peut fonctionner de différentes manières et il a été démontré qu'elle permet d'augmenter la productivité, de réduire les frais généraux et d'améliorer la rentabilité des entreprises de tous les secteurs.

Pour comprendre comment fonctionne le DPA, il faut commencer par ce qu'il est. Les outils DPA fonctionnent en prenant les tâches manuelles des employés et en les exécutant automatiquement. Par exemple, si vous souhaitez mettre à jour les informations d'un client lorsqu'il déménage ou change de numéro de téléphone, vous pouvez saisir manuellement les nouvelles données dans votre système. Ce processus prend du temps et introduit la possibilité d'une erreur humaine. 

Selon le rapport WorkMarket In(Sight)78 % des chefs d'entreprise estiment que l'automatisation augmente la productivité des employés. Avec les plateformes DPA, vous pouvez automatiser la gestion des fournisseurs. Par exemple, lorsque vous recevez une notification indiquant que les informations d'un client ont changé, le logiciel met automatiquement à jour les données dans votre système afin que tout soit à jour.

L'automatisation des processus numériques (APN) peut aider votre organisation à gérer les fournisseurs de manière plus efficace et efficiente.

Lorsqu'il s'agit de gérer les fournisseurs, l'automatisation des processus numériques (APN) peut aider votre organisation à le faire de manière plus efficace et efficiente.

Si vous êtes une entreprise qui travaille avec de nombreux fournisseurs ou si vous cherchez à augmenter le nombre de fournisseurs avec lesquels vous travaillez, vous savez que la gestion des fournisseurs peut rapidement devenir incontrôlable sans un système robuste en place pour les gérer. 

Traditionnellement, de nombreuses entreprises utilisent des feuilles de calcul pour conserver la trace d'informations importantes, comme les contrats et les accords avec les fournisseurs, mais cette méthode est sujette à des erreurs et difficile à mettre à jour. Les plateformes DPA vous permettent de gérer les fournisseurs en rationalisant toutes les données et tous les processus qui leur sont associés - y compris les contrats, les accords, les factures, les approbations, les bons de commande et la facturation - en un seul système organisé.

Elle utilise également l'IA/ML, gère les connecteurs et automatise les règles de gestion. Pour ce faire, il est possible de créer des portails de fournisseurs alimentés par DPA qui collectent automatiquement les données nécessaires à la gestion des fournisseurs et automatisent les nombreuses tâches liées à l'intégration de nouveaux fournisseurs. 

Vous pouvez également utiliser une technologie intelligente d'automatisation des documents pour créer des contrats et des accords sans erreur à la volée. Avec ces systèmes en place, vous aurez la certitude que vos processus de gestion des fournisseurs sont beaucoup plus efficaces qu'auparavant - et vous serez en mesure de prendre en charge encore plus de fournisseurs si nécessaire.

En outre, une solution DPA peut également aider votre organisation à améliorer la communication avec les fournisseurs et à mieux gérer l'ensemble du cycle de vie de la relation fournisseur. Cela peut accroître la transparence au sein de l'organisation, renforcer les contrôles internes, faciliter la collaboration entre les services, réduire les risques, renforcer la conformité et, en fin de compte, contribuer à des résultats commerciaux positifs.

La rationalisation des processus de gestion des fournisseurs réduit les erreurs humaines et améliore la cohérence.

Avec combien de fournisseurs votre entreprise fait-elle affaire ? Si vous êtes comme la plupart des entreprises, la réponse est un grand nombre : RH, assurance, comptabilité, paie, etc. Et pour chacun de ces fournisseurs, vous devez gérer la relation, du premier contact à la facturation et au paiement.

En matière de gestion des fournisseurs, la cohérence et la responsabilité sont primordiales. DPA peut vous aider à rationaliser vos processus de gestion des fournisseurs, à réduire les erreurs humaines et à améliorer la cohérence.

  1. Réduction des erreurs humaines : Notre logiciel vérifie automatiquement l'exactitude de chaque bon de commande par rapport aux politiques de votre entreprise. Vous gagnerez du temps et réduirez les erreurs dues à l'erreur humaine ou à une mauvaise communication entre les services.
  2. Une meilleure cohérence : L'utilisation de DPA signifie que tous les contrats de vos fournisseurs se trouvent au même endroit - et qu'ils sont mis à jour régulièrement pour que rien ne vous échappe. Vous pouvez même définir des alertes pour les dates importantes comme les renouvellements de contrat !
  3. Une meilleure visibilité sur les habitudes de dépenses : Avec DPA, chacun a accès à ce qui est dépensé là où il en a le plus besoin, que ce soit lors d'un audit ou simplement parce qu'il veut plus d'informations sur le budget de son service.

Permettre l'analyse en temps réel, le suivi et la réponse rapide aux problèmes qui surviennent au cours du processus de gestion des fournisseurs.

DPA s'intègre à de nombreux systèmes existants avec un minimum d'effort et fournit une solution de bout en bout pour la gestion des fournisseurs, notamment :

  • Enregistrement des vendeurs
  • Qualification des fournisseurs
  • Embarquement et débarquement des fournisseurs
  • Performance des vendeurs
  • Maintenance des fournisseurs

L'utilisation de DPA pour la gestion des fournisseurs vous donne les outils nécessaires pour gérer tous les détails de vos relations avec les fournisseurs à partir d'un seul tableau de bord facile à utiliser, quel que soit le nombre de fournisseurs avec lesquels vous travaillez à un moment donné. 

Les plates-formes d'automatisation des processus peuvent intégrer des systèmes internes et externes, ce qui simplifie encore le processus de gestion des fournisseurs.

Un système centralisé de gestion des fournisseurs est la clé du succès de votre entreprise. Pour vous aider à comprendre ce que nous voulons dire, nous avons rassemblé quelques exemples rapides de la manière dont DPA peut vous aider à atteindre vos objectifs :

  1. Intégrer des systèmes internes et externes par le biais d'API, ce qui simplifie encore le processus de gestion des fournisseurs.
  2. Générez des rapports détaillés sur les performances et les dépenses des fournisseurs, qui peuvent être envoyés automatiquement à qui vous voulez.
  3. Visualisez tous les fournisseurs et leurs sous-fournisseurs associés en un seul endroit, ce qui vous permet de savoir exactement qui est impliqué dans vos projets à un moment donné.

Grâce au DPA, vous pouvez faire appel à des fournisseurs extérieurs à votre entreprise pour offrir un meilleur service à vos clients.

Dernière réflexion 

Il est temps de faire passer la gestion de vos fournisseurs au niveau supérieur avec DPA.

DPA peut vous aider à mieux gérer vos fournisseurs en :

  • En les gardant tous au même endroit, vous ne perdez pas de temps à les rechercher.
  • Déterminer quelles entreprises dépensent quoi, où et à quelle fréquence.
  • En veillant à ce que vous payiez toujours le bon montant, en temps voulu, sans enquête ni suivi.
  • Vous aider à garder un œil sur les coûts et à établir un budget.
  • Vous avez accès à une assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, de sorte qu'en cas de problème, quelqu'un est prêt à intervenir et à vous aider.
automatisation de la gestion des fournisseurs

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