Der traditionelle Ansatz für das Lieferantenmanagement ist sehr manuell, zeitaufwändig und ineffizient. Im Zeitalter der Automatisierung ist es leicht zu verstehen, warum das manuelle Lieferantenmanagement so veraltet erscheint. Früher mussten Sie Ihre Lieferanten mit Hilfe von Tabellenkalkulationen und E-Mails im Auge behalten. Heute haben Sie die Möglichkeit, alle Ihre Lieferanten an einem Ort zu haben und ihre Daten zu verwalten, ohne stundenlang Papierkram zu erledigen.
Mit digitaler Prozessautomatisierung (DPA) bedeutet eine einzige Datenquelle keine unterschiedlichen Systeme mehr. Keine Abgleiche mehr. Keine Hin- und Her-E-Mails mehr.
Der Vendor-Management-Prozess bietet einen Rahmen für eine einheitliche Interaktion mit Drittanbietern
Lieferanten sind ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Sie helfen Ihnen oft, Ihr Unternehmen zu führen, indem sie die Produkte oder Dienstleistungen bereitstellen, die Sie benötigen, um die Dinge reibungslos laufen zu lassen.
Aber wenn sie nicht sorgfältig verwaltet werden, können Lieferanten auch zu ernsten Problemen führen. Wenn beispielsweise Lieferantenverträge schlecht geschrieben sind oder nicht ordnungsgemäß eingehalten werden, können sie Ihr Unternehmen rechtlich haftbar machen und sogar Ihren Cashflow ernsthaft beeinträchtigen. Und wenn Sie kein System für die Verwaltung von Lieferanten haben, kann es leicht passieren, dass Sie wichtige Mitteilungen verpassen, wie z. B. die Bitte um eine Verlängerung der Zahlungsfristen, oder dass Sie den Überblick über die Lieferantenverträge ganz verlieren.
Diese Probleme können durch die Nutzung des Vendor Management Process (VMP) vermieden werden. Die Anwendung dieses Prozesses bietet einen Rahmen für eine einheitliche Interaktion mit Drittanbietern. Er hilft Ihnen zu vermeiden, dass Sie Fristen versäumen, Vertragsbedingungen falsch auslegen oder andere Probleme durch inkonsistente Managementpraktiken verursachen.
Wie funktioniert die digitale Prozessautomatisierung?
Die digitale Prozessautomatisierung (DPA) nutzt Software zur Verwaltung und Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse. DPA kann auf verschiedene Weise funktionieren und steigert nachweislich die Produktivität, senkt die Gemeinkosten und verbessert die Rentabilität von Unternehmen in allen Branchen.
Um zu verstehen, wie DPA funktioniert, müssen wir damit beginnen, was es ist. DPA-Tools übernehmen die manuellen Aufgaben der Mitarbeiter und führen sie automatisch aus. Wenn Sie z. B. die Daten eines Kunden aktualisieren möchten, wenn dieser umzieht oder seine Telefonnummer ändert, könnten Sie die neuen Daten manuell in Ihr System eingeben. Dieser Vorgang ist zeitaufwändig und birgt die Möglichkeit menschlicher Fehler.
Laut dem WorkMarket In(Sight) Reportglauben 78 % der Führungskräfte, dass Automatisierung die Produktivität der Mitarbeiter steigert. Mit DPA-Plattformen können Sie das Lieferantenmanagement automatisieren. Wenn Sie z. B. eine Benachrichtigung erhalten, dass sich die Daten eines Kunden geändert haben, aktualisiert die Software automatisch die Daten in Ihrem System, damit alles auf dem neuesten Stand ist.
Digitale Prozessautomatisierung (DPA) kann Ihrem Unternehmen helfen, Lieferanten effektiver und effizienter zu verwalten
Wenn es um die Verwaltung von Lieferanten geht, kann die digitale Prozessautomatisierung (DPA) Ihrem Unternehmen helfen, dies effektiver und effizienter zu tun.
Wenn Sie ein Unternehmen sind, das mit vielen Lieferanten zusammenarbeitet oder die Zahl der Lieferanten erhöhen möchte, wissen Sie, dass das Lieferantenmanagement ohne ein robustes System zur Verwaltung der Lieferanten schnell außer Kontrolle geraten kann.
Traditionell verwenden viele Unternehmen Tabellenkalkulationen, um wichtige Informationen wie Verträge und Vereinbarungen mit Lieferanten zu erfassen, aber diese Methode ist fehleranfällig und schwer zu aktualisieren. Mit DPA-Plattformen können Sie Lieferanten verwalten, indem Sie alle mit ihnen verbundenen Daten und Prozesse - einschließlich Verträgen, Vereinbarungen, Rechnungen, Genehmigungen, Bestellungen und Rechnungen - in einem organisierten System zusammenfassen.
Sie nutzt auch KI/ML, verwaltet Konnektoren und automatisiert Geschäftsregeln. Dies kann durch den Aufbau von DPA-gesteuerten Lieferantenportalen geschehen, die automatisch die für das Lieferantenmanagement benötigten Daten sammeln und die vielen Aufgaben automatisieren, die mit dem Onboarding neuer Lieferanten verbunden sind.
Sie können auch intelligente Technologien zur Dokumentenautomatisierung einsetzen, um fehlerfreie Verträge und Vereinbarungen im Handumdrehen zu erstellen. Mit diesen Systemen haben Sie die Gewissheit, dass Ihre Prozesse für das Lieferantenmanagement viel effizienter sind als zuvor - und Sie können bei Bedarf sogar noch mehr Lieferanten unterstützen.
Darüber hinaus kann eine DPA-Lösung Ihrem Unternehmen helfen, die Kommunikation mit Lieferanten zu verbessern und den gesamten Lebenszyklus der Lieferantenbeziehung besser zu verwalten. Dies kann die Transparenz im gesamten Unternehmen erhöhen, die internen Kontrollen stärken, die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen erleichtern, Risiken reduzieren, die Einhaltung von Vorschriften durchsetzen - und letztlich zu positiven Geschäftsergebnissen beitragen.
Die Straffung der Prozesse im Lieferantenmanagement reduziert menschliche Fehler und verbessert die Konsistenz
Mit wie vielen Anbietern arbeitet Ihr Unternehmen zusammen? Wenn es Ihnen wie den meisten Unternehmen geht, lautet die Antwort: mit vielen: Personalwesen, Versicherungen, Buchhaltung, Lohnbuchhaltung und mehr. Und für jeden dieser Anbieter müssen Sie die Beziehung verwalten - vom ersten Kontakt bis zur Rechnungsstellung und Zahlung.
Beim Lieferantenmanagement kommt es auf Konsistenz und Verantwortlichkeit an. DPA kann Ihnen dabei helfen, Ihre Lieferantenverwaltungsprozesse zu rationalisieren, menschliche Fehler zu reduzieren und die Konsistenz zu verbessern.
- Geringere menschliche Fehler: Unsere Software überprüft automatisch jede Bestellung anhand der Richtlinien Ihres Unternehmens auf ihre Richtigkeit. Das spart Zeit und reduziert Fehler, die durch menschliches Versagen oder schlechte Kommunikation zwischen Abteilungen verursacht werden.
- Verbesserte Konsistenz: Die Verwendung von DPA bedeutet, dass sich alle Ihre Lieferantenvereinbarungen an einem Ort befinden und regelmäßig aktualisiert werden, damit nichts durch die Lappen geht. Sie können sogar Warnmeldungen für wichtige Termine wie Vertragsverlängerungen einstellen!
- Besserer Einblick in die Ausgabengewohnheiten: Mit DPA hat jeder Zugriff auf die Ausgaben, wenn er sie am dringendsten benötigt - sei es bei einer Prüfung oder einfach nur, weil er mehr Informationen über das Budget seiner Abteilung haben möchte.
Ermöglichung von Echtzeit-Analysen, Überwachung und schneller Reaktion auf Probleme, die während des Lieferantenmanagementprozesses auftreten
DPA lässt sich mit minimalem Aufwand in viele bestehende Systeme integrieren und bietet eine End-to-End-Lösung für die Verwaltung von Anbietern, einschließlich:
- Registrierung von Anbietern
- Qualifikation des Verkäufers
- Onboarding und Offboarding von Anbietern
- Leistung des Anbieters
- Wartung durch den Lieferanten
Mit DPA für das Lieferantenmanagement haben Sie die Möglichkeit, alle Details Ihrer Lieferantenbeziehungen über ein benutzerfreundliches Dashboard zu verwalten, unabhängig davon, mit wie vielen Lieferanten Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt zusammenarbeiten.
Plattformen zur Prozessautomatisierung können interne und externe Systeme integrieren und so den Prozess der Lieferantenverwaltung weiter rationalisieren.
Ein zentrales Lieferantenmanagementsystem ist der Schlüssel zum Erfolg Ihres Unternehmens. Damit Sie verstehen, was wir meinen, haben wir ein paar kurze Beispiele dafür zusammengestellt, wie DPA Ihnen helfen kann, Ihre Ziele zu erreichen:
- Integrieren Sie interne und externe Systeme über APIs, um den Prozess der Lieferantenverwaltung weiter zu optimieren.
- Erstellen Sie detaillierte Berichte über die Leistung und die Ausgaben von Lieferanten, die automatisch an eine beliebige Person Ihrer Wahl gesendet werden können.
- Zeigen Sie alle Lieferanten und die zugehörigen Unterlieferanten an einem Ort an, so dass Sie genau sehen können, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt an Ihren Projekten beteiligt ist.
Mit DPA können Sie sich an Anbieter außerhalb Ihres Unternehmens wenden, um Ihren Kunden einen besseren Service zu bieten.
Letzter Gedanke
Es ist an der Zeit, Ihr Lieferantenmanagement mit DPA auf die nächste Stufe zu heben.
DPA kann Ihnen helfen, Ihre Lieferanten besser zu verwalten:
- Sie sind alle an einem Ort, so dass Sie keine Zeit mit der Suche nach ihnen verschwenden müssen.
- Verfolgen, welche Unternehmen was, wo und wie oft ausgeben.
- Wir stellen sicher, dass Sie immer den richtigen Betrag pünktlich und ohne Nachforschungen oder Nachfassaktionen zahlen.
- Wir helfen Ihnen, die Kosten im Auge zu behalten und ein Budget zu erstellen.
- Sie haben Zugang zu einem 24/7-Support, so dass im Falle eines Problems jemand zur Stelle ist und helfen kann.
