Avantages de l'automatisation de votre processus d'ordre de modification technique

Le suivi des demandes de modifications techniques et la garantie d'une mise en œuvre réussie sont des tâches complexes pour les entreprises de toutes tailles. Diverses parties prenantes sont impliquées dans la demande, l'approbation et l'exécution des demandes de modification, ce qui permet de simplifier les détails. Heureusement, la technologie avancée de gestion des processus d'entreprise offre la possibilité d'automatiser les modifications techniques, ce qui réduit la probabilité d'erreurs.

L'essentiel : ECR et ECO

La plupart des entreprises ont mis en place des procédures pour demander et promulguer des modifications de processus, bien que les niveaux de sophistication varient. Ces processus sont généralement divisés en deux parties :
Demandes de modification technique (ECR) - Chaque modification commence par l'identification d'un problème, et les ECRs formalisent la demande de résolution du problème. Les ECR sont la demande initiale de modification de la conception d'une machine pour améliorer la qualité, remédier aux défauts de fabrication, répondre aux demandes des clients, etc. Ces demandes passent par un processus d'approbation qui implique généralement plusieurs parties prenantes.
les ordres de modification technique (ECO) - Une fois que les ECR sont autorisées, un ECO est délivré. Les ECO sont essentiellement la mise en œuvre des modifications de conception demandées dans les ECR. Tous les changements réels sont documentés jusqu'à ce que la modification soit complète. Les exemples incluent les dessins mis à jour, les fichiers CAO, les procédures d'exploitation standard et les instructions de travail de fabrication.

Questions communes avec les ECR et les ECO manuels

Toute procédure qui nécessite une mise à jour manuelle est sujette à l'erreur humaine. Les ECR et les OCE ne font pas exception à la règle. De nombreuses organisations font part de leur frustration à l'égard des procédures ECR et ECO actuelles. Cela est généralement dû à la nature chaotique de la collecte d'informations provenant de sources multiples et de leur distribution aux responsables de la mise en œuvre des changements. Il est pratiquement impossible de tenir toutes les parties prenantes informées. Et il est également difficile de suivre les différents documents liés à la modification. C'est particulièrement difficile lorsqu'il y a plusieurs copies de documents, tels que des dessins, des prototypes et des simulations.
Les modifications techniques comportent de nombreux risques. Ne pas recertifier des produits révisés sur un marché particulier ou apporter une petite modification à la conception sans se rendre compte que des changements de composants complémentaires sont nécessaires peut entraîner de graves problèmes. C'est pourquoi un processus ordonné pour les OCE est essentiel pour les sociétés d'ingénierie. Cela leur permet de s'assurer que les implications du changement sont correctement prises en compte par toutes les parties prenantes concernées.
Les logiciels de gestion des processus d'entreprise (BPM) peuvent être utilisés pour rationaliser et automatiser certaines parties des processus ECR et ECO, et dans certains cas, il est possible d'automatiser la procédure dans son intégralité.

Avantages de l'automatisation du processus ECR

L'utilisation du logiciel BPM donne aux acteurs internes et externes une visibilité sur chaque étape du processus ECR, même s'ils ne peuvent pas se connecter à la plateforme. Il facilite la collaboration entre les décideurs et les experts en un seul endroit accessible à tous. Cela permet à ceux qui n'ont pas de connaissances techniques de participer pleinement. Désormais, tout le monde peut voir et contribuer au processus. Le logiciel BPM offre la possibilité d'attribuer à une seule personne la responsabilité de gérer le processus. Cela permet de garantir le respect des délais et le bon déroulement du projet du début à la fin.
Grâce au processus ECR automatisé, les fournisseurs peuvent être consultés sur les pièces disponibles et les coûts, le cas échéant. En outre, les clients ont accès au processus d'approbation ECR. Le logiciel leur donne la possibilité de faire des commentaires et de donner un retour d'information, ce qui permet de s'assurer qu'ils répondent aux attentes des deux parties.
Les capacités de gestion des documents du BPM créent un environnement où une seule copie de chaque document est nécessaire, et où les versions les plus récentes de chaque document sont disponibles selon les besoins. Un logiciel de gestion de projet avancé crée un modèle d'ECR qui tient compte de tous les aspects des changements proposés. Les exemples comprennent les numéros de pièces, tous les services concernés et une liste de la documentation à mettre à jour. En outre, les modèles permettent de définir une norme à l'échelle de l'entreprise pour toutes les futures ECR, et ils peuvent être mis à jour instantanément pour tenir compte des éléments manquants.
Étant donné qu'une seule copie du changement proposé est nécessaire, le logiciel BPM protège l'intégrité des données en limitant les autorisations de modification des documents à des utilisateurs spécifiques. Lorsqu'une erreur se produit, le risque de la répéter à l'avenir est réduit, car la documentation des ECO précédents peut être scannée dans le logiciel BPM et mise à disposition instantanément et largement.

Avantages de l'automatisation du processus ECO

Tous les avantages liés à l'automatisation du processus ECR s'appliquent à l'automatisation des ECO, avec quelques fonctionnalités supplémentaires. Grâce au logiciel BPM, les dessins des modifications de conception effectuées pendant l'ECO peuvent être vérifiés et revérifiés à plusieurs points du processus pour s'assurer que le produit fabriqué répondra aux normes de qualité. Le versionnage des documents fournit une piste d'audit claire de l'historique des modifications et des commentaires. Elle est utilisée pour répondre aux exigences de l'industrie ou conservée pour référence future.
Bien qu'il puisse être difficile de gérer manuellement les sous-processus liés à un ECO, le logiciel BPM est tout à fait capable de maintenir tous les processus clairs et faciles à suivre. Les entreprises utilisent un logiciel de gestion des processus métier pour créer des sous-processus qui sont une partie nécessaire du processus principal d'ÉCO mais qui peuvent être réalisés en parallèle. Le système peut générer automatiquement des bons de commande pour obtenir les pièces nécessaires auprès des fournisseurs. Il utilise également des notifications automatiques par courrier électronique pour communiquer les prochaines étapes. Par exemple, il peut automatiser une notification par courrier électronique au service des ventes pour contacter tous les clients concernés.
Une fois que l'ECO est automatisé, le logiciel BPM travaille pour maintenir toute la documentation à jour en lançant les sous-processus appropriés. Plus important encore, il offre une transparence totale. Les outils de reporting calculent tous les coûts et les données liés aux OCE et génèrent un reporting convivial.
Le logiciel BPM rationalise et automatise les processus ECR et ECO en donnant à tous les acteurs concernés l'accès aux documents nécessaires à la prise de décision. Les données sont stockées dans un emplacement central, ce qui augmente l'efficacité, réduit le gaspillage et élimine les erreurs. Dans certains cas, il peut même empêcher de futurs ECO.
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