Beneficios de la automatización de su proceso de cambio de ingeniería

Rastrear las solicitudes de cambio de ingeniería y asegurar una implementación exitosa es un esfuerzo complejo para empresas de todo tamaño. Hay una variedad de interesados involucrados en la solicitud, aprobación y ejecución de las solicitudes de cambio, lo que hace que sea sencillo que los detalles caigan por las grietas. Afortunadamente, la tecnología avanzada de gestión de procesos empresariales ofrece la oportunidad de automatizar los cambios de ingeniería, reduciendo la probabilidad de errores.

Lo básico: ECR y OCE

La mayoría de las empresas cuentan con procedimientos para solicitar y promulgar modificaciones de los procesos, aunque los niveles de sofisticación varían. Estos procesos suelen dividirse en dos partes:
Solicitudes de cambio de ingeniería (ECR) - Cada modificación comienza con la identificación de un problema, y los ECR formalizan la solicitud de resolución del problema. Los ECRs son la solicitud inicial de un cambio de diseño de la máquina para mejorar la calidad, remediar los fallos de fabricación, satisfacer las demandas del cliente y similares. Estas solicitudes pasan por un proceso de aprobación en el que suelen participar múltiples interesados.
Órdenes de cambio de ingeniería (ECO) - Una vez que se autorizan los ECR, se emite una OCE. Las OCE son esencialmente la implementación de cambios de diseño solicitados en las ECR. Todos los cambios reales se documentan hasta que el cambio se completa. Los ejemplos incluyen dibujos actualizados, archivos CAD, procedimientos operativos estándar e instrucciones de trabajo de fabricación.

Cuestiones comunes con los ECR manuales y los OCE

Cualquier procedimiento que requiera una actualización manual es propenso a errores humanos. Los ECR y los ECO no son una excepción. Muchas organizaciones reportan frustración con los procedimientos actuales de ECR y ECO. Esto se debe generalmente a la naturaleza caótica de la recolección de información de múltiples fuentes y luego distribuirla a los responsables de implementar los cambios. Es casi imposible mantener actualizados a todos los interesados. Y también es difícil hacer un seguimiento de los diversos documentos relacionados con la modificación. Esto es particularmente engorroso cuando hay múltiples copias de materiales, como dibujos, prototipos y simulaciones.
Hay muchos riesgos asociados a los cambios de ingeniería. No recertificar los productos revisados en un mercado determinado o hacer un pequeño cambio de diseño sin darse cuenta de que son necesarios cambios en los componentes acompañantes puede conducir a graves problemas. Por eso un proceso ordenado para los OCE es crítico para las empresas de ingeniería. Esto les permite asegurar que las implicaciones del cambio sean consideradas correctamente por todos los interesados afectados.
El software de gestión de procesos empresariales (BPM) puede utilizarse para racionalizar y automatizar partes de los procesos de ECR y ECO, y en algunos casos es posible automatizar todo el procedimiento.

Beneficios de la automatización del proceso de ECR

El uso del software BPM da visibilidad a los interesados internos y externos en cada paso del proceso de ECR, incluso si no pueden acceder a la plataforma. Facilita la colaboración entre los responsables de la toma de decisiones y los expertos en un lugar de acceso universal. Esto hace posible que quienes no tienen conocimientos técnicos participen plenamente. Ahora, todos pueden ver y contribuir al proceso. El software BPM ofrece la posibilidad de asignar a una sola persona la responsabilidad de gestionar el proceso. Esto asegura que los plazos se cumplan y que el proyecto se desarrolle sin problemas de principio a fin.
A través del proceso automatizado de ECR, se puede consultar a los proveedores sobre las piezas disponibles y los costos cuando sea apropiado. Además, los clientes tienen acceso al proceso de aprobación del ECR. El software les brinda la oportunidad de hacer comentarios y proporcionar retroalimentación, asegurando que cumplan con las expectativas de ambas partes.
Las capacidades de gestión de documentos de BPM crean un entorno en el que sólo es necesaria una copia de cualquier documento, y las versiones más actualizadas de cada documento están disponibles cuando se necesitan. El software avanzado de BPM crea una plantilla ECR que considera cada aspecto de los cambios propuestos. Los ejemplos incluyen los números de parte, todos los departamentos relevantes y una lista de la documentación a ser actualizada. Además, las plantillas apoyan la definición de un estándar para toda la compañía para todos los futuros ECR, y pueden ser actualizadas instantáneamente para acomodar los elementos que faltan.
Dado que sólo se necesita una copia del cambio propuesto, el software BPM protege la integridad de los datos limitando los permisos de edición de documentos a usuarios específicos. Cuando se produce un error, se reduce el riesgo de repetirlo en el futuro, porque la documentación de los OCE anteriores puede ser escaneada en el software BPM y estar disponible de forma instantánea y amplia.

Beneficios de la automatización del proceso de OCE

Todos los beneficios relacionados con la automatización del proceso de ECR se aplican a la automatización de ECO, junto con algunas características adicionales. Usando el software BPM, los dibujos de los cambios de diseño realizados durante el ECO pueden ser revisados y vueltos a revisar en múltiples puntos del proceso para asegurarse de que el producto fabricado cumplirá con los estándares de calidad. La creación de versiones de documentos proporciona una clara pista de auditoría del historial de cambios y comentarios. Esto se utiliza para cumplir con los requisitos de la industria o se conserva para futuras referencias.
Aunque puede ser difícil gestionar manualmente los subprocesos relacionados con una OCE, el software de BPM es totalmente capaz de mantener todos los procesos claros y fáciles de seguir. Las empresas utilizan el software BPM para crear subprocesos que son una parte necesaria del proceso principal de la OCE, pero que pueden realizarse en paralelo. El sistema puede generar automáticamente órdenes de compra para obtener las piezas necesarias de los proveedores. También utiliza notificaciones automáticas por correo electrónico para comunicar los siguientes pasos. Por ejemplo, puede automatizar una notificación por correo electrónico al departamento de ventas para contactar a todos los clientes afectados.
Una vez que se automatiza ECO, el software BPM trabaja para mantener toda la documentación al día, iniciando los subprocesos apropiados. Lo más importante es que ofrece una total transparencia. Las herramientas de reporte calculan todos los costos y datos relacionados con las OCE y generan reportes fáciles de usar.
El software BPM agiliza y automatiza los procesos de ECR y ECO al dar a todos los interesados acceso a los documentos necesarios para la toma de decisiones. Los datos se almacenan en una ubicación central, lo que aumenta la eficiencia, reduce el desperdicio y elimina los errores. En algunos casos, incluso puede evitar futuras ECO.
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