Die Verfolgung von Änderungsanträgen und die Sicherstellung einer erfolgreichen Implementierung ist für Unternehmen jeder Größe ein komplexes Unterfangen. An der Beantragung, Genehmigung und Ausführung von Änderungsanträgen ist eine Vielzahl von Beteiligten beteiligt, so dass es leicht passieren kann, dass Details unter den Tisch fallen. Glücklicherweise bietet die fortschrittliche Technologie für das Geschäftsprozessmanagement die Möglichkeit, technische Änderungen zu automatisieren und so die Fehlerwahrscheinlichkeit zu verringern.
Die Grundlagen: ECRs und ECOs
Die meisten Unternehmen verfügen über Verfahren zur Beantragung und Durchführung von Prozessänderungen, die allerdings unterschiedlich ausgefeilt sind. Diese Verfahren sind in der Regel in zwei Teile gegliedert:
Änderungsanträge (Engineering Change Requests, ECR) - Jede Änderung beginnt mit der Identifizierung eines Problems, und ECRs formalisieren den Antrag auf Problemlösung. Änderungsanträge sind der erste Antrag auf eine Änderung der Maschinenkonstruktion zur Verbesserung der Qualität, zur Behebung von Fertigungsfehlern, zur Erfüllung von Kundenanforderungen und Ähnlichem. Diese Anträge durchlaufen einen Genehmigungsprozess, an dem in der Regel mehrere Beteiligte beteiligt sind.
Änderungsaufträge (Engineering Change Orders, ECO) - Sobald ECRs genehmigt sind, wird ein ECO ausgestellt. Bei den Änderungsaufträgen handelt es sich im Wesentlichen um die Umsetzung der in den Änderungsanträgen geforderten Konstruktionsänderungen. Alle tatsächlichen Änderungen werden dokumentiert, bis die Änderung abgeschlossen ist. Beispiele hierfür sind aktualisierte Zeichnungen, CAD-Dateien, Standardbetriebsverfahren und Arbeitsanweisungen für die Fertigung.
Häufige Probleme mit manuellen ECRs und ECOs
Jedes Verfahren, das eine manuelle Aktualisierung erfordert, ist anfällig für menschliche Fehler. ECRs und ECOs sind da keine Ausnahme. Viele Organisationen berichten über ihre Frustration mit den derzeitigen ECR- und ECO-Verfahren. Dies ist in der Regel darauf zurückzuführen, dass das Sammeln von Informationen aus verschiedenen Quellen und die anschließende Weitergabe an die für die Umsetzung von Änderungen zuständigen Personen chaotisch ist. Es ist fast unmöglich, alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten. Außerdem ist es schwierig, die verschiedenen Dokumente im Zusammenhang mit der Änderung zu verfolgen. Dies ist besonders mühsam, wenn es mehrere Kopien von Materialien gibt, z. B. Zeichnungen, Prototypen und Simulationen.
Technische Änderungen sind mit vielen Risiken verbunden. Das Versäumnis, überarbeitete Produkte für einen bestimmten Markt neu zu zertifizieren oder eine kleine Konstruktionsänderung vorzunehmen, ohne zu erkennen, dass Änderungen an den dazugehörigen Komponenten erforderlich sind, kann zu ernsthaften Problemen führen. Aus diesem Grund ist ein geordneter Prozess für ECOs für Ingenieurbüros von entscheidender Bedeutung. Auf diese Weise können sie sicherstellen, dass die Auswirkungen der Änderung von allen betroffenen Interessengruppen korrekt berücksichtigt werden.
Mit Hilfe von BPM-Software (Business Process Management) können Teile der ECR- und ECO-Prozesse rationalisiert und automatisiert werden, und in einigen Fällen ist es sogar möglich, das gesamte Verfahren zu automatisieren.
Vorteile der Automatisierung des ECR-Prozesses
Durch den Einsatz von BPM-Software erhalten interne und externe Beteiligte Einblick in jeden Schritt des ECR-Prozesses, selbst wenn sie sich nicht bei der Plattform anmelden können. Sie erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Entscheidungsträgern und Experten an einem universell zugänglichen Ort. Dies ermöglicht auch Personen ohne technische Kenntnisse eine umfassende Beteiligung. Jetzt kann jeder den Prozess sehen und zu ihm beitragen. BPM-Software bietet die Möglichkeit, einer einzigen Person die Verantwortung für die Verwaltung des Prozesses zu übertragen. So wird sichergestellt, dass die Fristen eingehalten werden und das Projekt von Anfang bis Ende reibungslos abläuft.
Durch den automatisierten ECR-Prozess können Lieferanten bei Bedarf zu verfügbaren Teilen und Kosten befragt werden. Darüber hinaus haben die Kunden Zugang zum ECR-Genehmigungsprozess. Die Software bietet ihnen die Möglichkeit, Kommentare und Rückmeldungen abzugeben, um sicherzustellen, dass die Erwartungen auf beiden Seiten erfüllt werden.
Die BPM-Funktionen zur Dokumentenverwaltung schaffen eine Umgebung, in der nur eine Kopie eines Dokuments erforderlich ist und die aktuellsten Versionen jedes Dokuments bei Bedarf zur Verfügung stehen. Moderne BPM-Software erstellt eine ECR-Vorlage, die jeden Aspekt der vorgeschlagenen Änderungen berücksichtigt. Dazu gehören beispielsweise Teilenummern, alle relevanten Abteilungen und eine Liste der zu aktualisierenden Dokumente. Darüber hinaus unterstützen die Vorlagen die Definition eines unternehmensweiten Standards für alle zukünftigen Änderungsanträge und können sofort aktualisiert werden, um fehlende Elemente zu ergänzen.
Da nur ein Exemplar der vorgeschlagenen Änderung benötigt wird, schützt die BPM-Software die Datenintegrität, indem sie die Berechtigungen für die Bearbeitung von Dokumenten auf bestimmte Benutzer beschränkt. Wenn ein Fehler auftritt, wird das Risiko, dass er sich in Zukunft wiederholt, verringert, da die Dokumentation früherer Änderungsanträge in die BPM-Software eingescannt und sofort und allgemein verfügbar gemacht werden kann.
Vorteile der Automatisierung des ECO-Prozesses
Alle Vorteile, die mit der Automatisierung des ECR-Prozesses verbunden sind, gelten auch für die ECO-Automatisierung, mit einigen zusätzlichen Funktionen. Mit der BPM-Software können die Zeichnungen der Konstruktionsänderungen, die während des ECO-Prozesses vorgenommen wurden, an mehreren Punkten des Prozesses überprüft und erneut überprüft werden, um sicherzustellen, dass das hergestellte Produkt den Qualitätsstandards entspricht. Die Versionierung von Dokumenten bietet einen klaren Prüfpfad für die Änderungshistorie und Kommentare. Diese werden verwendet, um die Anforderungen der Industrie zu erfüllen, oder für zukünftige Referenzen aufbewahrt.
Während es schwierig sein kann, Teilprozesse im Zusammenhang mit einem ECO manuell zu verwalten, ist BPM-Software in der Lage, alle Prozesse übersichtlich und leicht nachvollziehbar zu gestalten. Unternehmen nutzen BPM-Software, um Teilprozesse zu erstellen, die ein notwendiger Bestandteil des Hauptprozesses sind, aber auch parallel durchgeführt werden können. Das System kann automatisch Bestellungen generieren, um die benötigten Teile von Lieferanten zu beziehen. Es verwendet auch automatische E-Mail-Benachrichtigungen, um die nächsten Schritte zu kommunizieren. So kann beispielsweise eine E-Mail-Benachrichtigung an die Vertriebsabteilung automatisiert werden, um alle betroffenen Kunden zu kontaktieren.
Sobald ECO automatisiert ist, sorgt die BPM-Software dafür, dass die gesamte Dokumentation auf dem neuesten Stand ist, indem sie die entsprechenden Teilprozesse startet. Am wichtigsten ist jedoch, dass sie volle Transparenz bietet. Reporting-Tools berechnen alle Kosten und Daten im Zusammenhang mit ECOs und erstellen benutzerfreundliche Berichte.
Die BPM-Software rationalisiert und automatisiert die ECR- und ECO-Prozesse, indem sie allen Beteiligten den Zugang zu den für die Entscheidungsfindung erforderlichen Dokumenten ermöglicht. Die Daten werden an einem zentralen Ort gespeichert, was die Effizienz erhöht, Verschwendung reduziert und Fehler vermeidet. In einigen Fällen kann dies sogar zukünftige ECOs verhindern.
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