Équilibrer les humains et la technologie pour la transformation numérique de l'enseignement supérieur

Katherine Manning 7 octobre 2021 Enseignement supérieur

Transformation numérique - Enseignement supérieur

La nécessité pour l'enseignement supérieur de s'adapter aux changements technologiques et à l'évolution de la demande des étudiants fait l'objet d'une forte poussée. Il n'est donc pas surprenant que les dirigeants de l'enseignement supérieur soient constamment à la recherche de nouvelles approches et technologies pour répondre à ces préoccupations. De la salle de classe virtuelle et de l'organisation des examens aux premiers registres numériques et à l'aide financière, la transformation numérique de l'enseignement supérieur repose sur l'automatisation des processus dans tous les domaines.

Une transformation numérique est déjà en cours dans de nombreuses écoles, principalement par la mise en œuvre d'un système de gestion de l'apprentissage (LMS) ainsi que de solutions héritées et ponctuelles. Mais avec la pandémie COVID-19, de plus en plus d'écoles adoptent une transformation numérique plus profonde pour numériser tous les flux de travail du campus et connecter et étendre leur LMS avec leurs solutions existantes. La nécessité de cette approche a accéléré cette forme de transformation numérique car les pratiques de distanciation sociale et la sécurité sanitaire prennent le pas sur l'interaction en face à face entre l'école et l'élève.

Les départements du campus sont mûrs pour la transformation numérique, notamment en ce qui concerne les admissions, les inscriptions, le registre, l'aide financière, la gestion des installations, etc. L'automatisation peut être utilisée pour améliorer l'expérience des étudiants dans tous les domaines, des services d'urgence à l'accès aux conseillers étudiants, en passant par la mise à jour des plans de repas ou même l'envoi de notifications lorsqu'une classe a été annulée en raison du mauvais temps.

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Pourtant, ces mesures se concentrent davantage sur les besoins immédiats - qui sont importants. Cependant, elles ne prennent pas en considération la manière dont l'enseignement supérieur peut utiliser la transformation pour répondre aux besoins de l'avenir. L'approche réactive n'est pas une voie vers une véritable transformation, où les modèles opérationnels et éducatifs doivent devenir suffisamment agiles pour répondre aux besoins actuels et futurs.

La transformation numérique n'est pas seulement une question de changement, il s'agit de regarder et d'aborder le travail sous un nouvel angle. La transformation numérique, c'est aussi l'optimisation pour améliorer constamment l'expérience de l'étudiant. Souvent, cette approche nécessite des solutions d'automatisation intelligentes pour améliorer les flux de travail, qui peuvent être suffisamment souples pour répondre à l'évolution des demandes. Là où l'enseignement supérieur a souvent du mal, c'est à se concentrer principalement sur les problèmes de processus d'aujourd'hui - sans l'évolutivité nécessaire pour un changement rapide en cas de besoin.

Par exemple, le logiciel de gestion intelligente des processus d'entreprise (iBPMS) peut automatiser les processus du début à la fin. L'iBPMS fournit également une plate-forme à faible code pour permettre aux utilisateurs de créer rapidement des flux de travail, même les plus sophistiqués, dans l'enseignement supérieur.

Cela ne signifie pas qu'il faille remplacer tous les travailleurs humains. Au contraire, les professeurs, le personnel et les étudiants peuvent passer moins de temps sur des processus répétitifs basés sur le papier et plus de temps sur des tâches de grande valeur. Alors, comment équilibrer les décisions humaines et technologiques dans la transformation numérique de l'enseignement supérieur ? Continuez à lire pour en savoir plus.

Déterminer les domaines nécessitant une transformation numérique

De nombreuses écoles sont dotées de systèmes disparates. Pour que la transformation numérique se produise dans cet environnement, elle doit commencer de manière fragmentaire. Commencez par un département, tirez les leçons des réussites et étendez-les à un autre département. Par conséquent, décidez où les processus peuvent bénéficier de l'automatisation, qu'il s'agisse des admissions, des inscriptions, du registre, de l'aide financière, de l'administration du back-office, de la gestion des installations, etc.

Regarder la situation dans son ensemble

La transformation numérique comprend les aspects technologiques, mais il y a d'autres facteurs à prendre en compte, comme la capacité d'une école à gérer le contenu numérisé à l'échelle de l'établissement ou la question de savoir si les changements technologiques ne devraient impliquer que des acteurs désignés pour le moment.

La transformation numérique et le changement sont deux choses différentes

Oui, la transformation numérique est un changement, mais elle est proactive et non réactive. L'enseignement supérieur doit alors préparer les parties prenantes aux actions nécessaires à la transformation. Il y aura toujours des contributions variées sur la meilleure façon de réaliser un changement transformationnel. Pourquoi les stratégies de transformation numérique échouent-elles ? Principalement parce que les écoles n'ont peut-être pas la bonne mentalité culturelle pour changer alors que les processus opérationnels actuels sont constamment sujets à l'erreur humaine. Dans ces cas, une stratégie commerciale plus large est nécessaire pour guider la transformation numérique.

Décider où se concentrer sur les améliorations

Vous souhaitez améliorer la vitesse, l'innovation, la productivité ou les trois à la fois ? Vous voulez intégrer les données des étudiants et des professeurs ? Est-il essentiel de réduire les erreurs d'admission et d'inscription ? Le département d'athlétisme peut-il bénéficier d'une gestion et d'une programmation optimisées des fournisseurs ? Serait-il utile que le corps professoral puisse facilement passer au travail à distance ? Pour que toutes ces améliorations se réalisent, il faut une bonne combinaison de décisions humaines et technologiques.

Créer une meilleure expérience pour les étudiants de l'extérieur dans

Si l'objectif de la transformation numérique est d'optimiser l'expérience de l'étudiant, alors elle nécessite un retour d'information précis de la part des étudiants. Demandez aux étudiants de faire part de leurs commentaires sur les points forts et les points faibles des services avec lesquels ils interagissent régulièrement. Ensuite, identifiez les besoins et établissez des priorités. Intégrez ces informations dans votre stratégie de transformation numérique. Examinez où vous pouvez réduire le temps de traitement en automatisant les tâches répétitives. Ensuite, formez les membres de votre équipe pour qu'ils puissent vous offrir une assistance plus personnalisée.

Adopter l'approche de l'intérieur vers l'extérieur

Identifiez les contributions uniques que votre faculté et votre personnel offrent à votre établissement. Reliez leurs points forts aux différentes composantes de la mise en œuvre de la transformation numérique. Donnez aux membres de l'équipe les moyens d'utiliser l'iBMPS, ce qui leur permet de mieux contrôler la création de solutions de flux de travail réactives et pertinentes - sans qu'aucun codage ne soit nécessaire. Automatisez les tâches subalternes afin que vos équipes puissent passer plus de temps à s'améliorer dans les rôles où elles sont le plus nécessaires. Utilisez l'automatisation intelligente pour augmenter la productivité, ce qui peut aider à l'inscription, à la rétention et à l'expérience des étudiants, des professeurs et du personnel. Concentrez-vous sur l'amélioration des processus.

N'oubliez pas le travail d'équipe

La transformation numérique exige que les membres de l'équipe travaillent ensemble pour atteindre des objectifs à long terme. Il faut pour cela que l'institution tout entière soit impliquée. Malheureusement, de nombreuses institutions ont encore du mal à communiquer et à collaborer avec des unités commerciales cloisonnées. Une grande partie de la journée de travail est donc consacrée à des tâches administratives et à un "travail d'ombre" qui consiste à essayer de naviguer dans tous les silos. Pourtant, une solution iBPMS peut être déployée pour travailler à l'intégration de tous les systèmes disparates afin d'étendre les systèmes existants et les systèmes ponctuels. Automatiser pour éliminer les frictions de l'expérience de travail en silo.

Veiller à ce que les décisions technologiques soient judicieuses

Soyez sélectif quant à l'endroit où vous mettez en œuvre les décisions technologiques. Si vous souhaitez automatiser les réponses aux demandes des étudiants, automatisez les tâches répétitives pour garantir des réponses plus rapides. En outre, l'automatisation permet de répondre aux questions fréquemment posées et aux questions relativement simples afin que votre personnel puisse traiter les demandes plus complexes. En réalité, il devrait s'agir d'engagement actif, de communication, de collaboration, de retour d'information constructif et de résolution de problèmes. Lorsque l'automatisation intelligente est équilibrée, avec pour objectif la transformation numérique, les membres de l'équipe humaine peuvent apporter plus de valeur et travailler sur les types de tâches qu'ils étaient initialement chargés de gérer.

Dernière réflexion

Latransformation numérique dans l'enseignement supérieur se produit rapidement dans tous les secteurs et dans le monde entier. L'enseignement supérieur n'est pas une île. Le bon équilibre des décisions humaines et technologiques dans la transformation numérique peut aider l'enseignement supérieur à se libérer des silos et à devenir une institution plus élevée et plus avant-gardiste.

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