Die Anpassung der Hochschulen an den technologischen Wandel und die sich verändernden Anforderungen der Studierenden wird immer wichtiger. Daher ist es nicht verwunderlich, dass die Verantwortlichen im Hochschulbereich ständig auf der Suche nach neuen Ansätzen und Technologien sind, um diesen Anforderungen gerecht zu werden. Von virtuellen Klassenzimmern und der Bereitstellung von Prüfungen bis hin zu digitalen Registrierungsstellen und Finanzhilfen - die digitale Transformation im Hochschulbereich basiert auf der Automatisierung von Prozessen in allen Bereichen.
Viele Schulen haben bereits eine digitale Transformation eingeleitet, meist durch die Implementierung eines Lernmanagementsystems (LMS) sowie von Legacy- und Punktlösungen. Doch mit der COVID-19-Pandemie nehmen immer mehr Schulen eine tiefgreifendere digitale Transformation in Angriff, um alle Arbeitsabläufe auf dem Campus zu digitalisieren und ihr LMS mit ihren bestehenden Lösungen zu verbinden und zu erweitern. Die Notwendigkeit dieses Ansatzes hat diese Form der digitalen Transformation beschleunigt , da soziale Distanzierungspraktiken und Gesundheitssicherheit Vorrang haben und eine persönliche Interaktion zwischen Schule und Schüler nicht möglich ist.
Abteilungen auf dem gesamten Campus sind reif für die digitale Transformation, einschließlich Zulassung, Einschreibung, Registrar, Finanzhilfe, Facility Management und mehr. Die Automatisierung kann genutzt werden, um das Studentenerlebnis in allen Bereichen zu verbessern - von Notdiensten über den Zugang zu Studentenberatern und die Aktualisierung von Essensplänen bis hin zum Versand von Benachrichtigungen, wenn ein Kurs wegen schlechten Wetters abgesagt wurde.
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Diese Schritte konzentrieren sich jedoch eher auf die unmittelbaren Bedürfnisse - die wichtig sind. Sie berücksichtigen jedoch nicht, wie die Hochschulbildung den Wandel nutzen kann, um die Bedürfnisse der Zukunft zu erfüllen. Der reaktive Ansatz ist kein Weg zu einer echten Transformation, bei der die Betriebs- und Bildungsmodelle so flexibel werden müssen, dass sie sowohl den gegenwärtigen als auch den künftigen Anforderungen gerecht werden.
Bei der digitalen Transformation geht es nicht nur um Veränderungen, sondern auch darum, die Arbeit aus einem neuen Blickwinkel zu betrachten und anzugehen. Bei der digitalen Transformation geht es auch um die Optimierung, damit Sie das Erlebnis der Studierenden ständig verbessern können. Oft erfordert dieser Ansatz intelligente Automatisierungslösungen zur Verbesserung von Arbeitsabläufen, die flexibel genug sind, um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden. Das Problem im Hochschulbereich besteht häufig darin, dass man sich hauptsächlich auf die aktuellen Prozessprobleme konzentriert - ohne die nötige Skalierbarkeit für schnelle Veränderungen, wenn diese erforderlich sind.
Intelligente Geschäftsprozessmanagement-Software (iBPMS) kann Prozesse von Anfang bis Ende automatisieren. iBPMS bietet außerdem eine Low-Code-Plattform, mit der Geschäftsanwender selbst die anspruchsvollsten Workflows im Hochschulbereich schnell erstellen können.
Dies bedeutet jedoch nicht, dass alle menschlichen Arbeitskräfte ersetzt werden müssen. Stattdessen können Lehrkräfte, Mitarbeiter und Studierende weniger Zeit mit wiederholbaren papierbasierten Prozessen und mehr Zeit mit hochwertigen Aufgaben verbringen. Wie können Sie also menschliche und technologische Entscheidungen bei der digitalen Transformation des Hochschulwesens in Einklang bringen? Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.
Bestimmen Sie die Bereiche, die eine digitale Transformation benötigen
In vielen Schulen gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher Systeme. Damit die digitale Transformation in diesem Umfeld stattfinden kann, muss sie stückweise beginnen. Beginnen Sie mit einer Abteilung, lernen Sie aus den Erfolgen und weiten Sie sie auf andere Abteilungen aus. Entscheiden Sie daher, welche Prozesse von der Automatisierung profitieren können, sei es bei der Zulassung, der Einschreibung, der Registrierung, der finanziellen Unterstützung, der Back-Office-Verwaltung, der Gebäudeverwaltung und anderen Bereichen.
Das große Ganze im Blick
Die digitale Transformation umfasst zwar die technologischen Aspekte, aber es gibt noch weitere Faktoren zu berücksichtigen, z. B. die Frage, ob eine Schule in der Lage ist, digitalisierte Inhalte schulintern zu verwalten, oder ob technologische Veränderungen vorerst nur bestimmte Akteure betreffen sollten.
Digitale Transformation und Wandel sind zwei verschiedene Dinge
Ja, die digitale Transformation ist eine Veränderung, aber sie ist proaktiv und nicht reaktiv. Die Hochschulbildung muss die Beteiligten auf die für die Transformation erforderlichen Maßnahmen vorbereiten. Es wird immer unterschiedliche Meinungen darüber geben, wie der Wandel am besten erreicht werden kann. Warum scheitern Strategien zur digitalen Transformation? Meistens, weil die Schulen möglicherweise nicht über die richtige kulturelle Einstellung für den Wandel verfügen, während die derzeitigen operativen Prozesse durchweg anfällig für menschliche Fehler sind. In diesen Fällen ist eine umfassendere Geschäftsstrategie erforderlich, um die digitale Transformation zu steuern.
Entscheiden Sie, worauf Sie sich bei Verbesserungen konzentrieren wollen
Möchten Sie Geschwindigkeit, Innovation, Produktivität oder alle drei Aspekte verbessern? Möchten Sie Daten von Studierenden und Lehrkräften integrieren? Ist es wichtig, Fehler bei der Zulassung und Einschreibung zu reduzieren? Kann die Sportabteilung von einer optimierten Lieferantenverwaltung und Terminplanung profitieren? Wäre es hilfreich, wenn die Lehrkräfte problemlos auf Fernarbeit umsteigen könnten? Um all diese Verbesserungen zu erreichen, bedarf es der richtigen Kombination aus menschlichen und technologischen Entscheidungen.
Schaffung einer verbesserten Studentenerfahrung von außen nach innen
Wenn das Ziel der digitalen Transformation darin besteht, das Studentenerlebnis zu optimieren, dann ist ein genaues Feedback der Studenten erforderlich. Bitten Sie die Studierenden um ihre Meinung zu den Stärken und Schwächen der Abteilungen, mit denen sie regelmäßig zu tun haben. Ermitteln Sie dann die Bedürfnisse und legen Sie Prioritäten fest. Integrieren Sie diese Informationen in Ihre Strategie zur digitalen Transformation. Prüfen Sie, wo Sie die Bearbeitungszeit durch die Automatisierung von wiederholbaren Aufgaben verkürzen können. Als Nächstes schulen Sie Ihre Teammitglieder, damit sie eine individuellere Unterstützung anbieten können.
Den Ansatz von innen nach außen verfolgen
Ermitteln Sie die einzigartigen Beiträge, die Ihre Lehrkräfte und Mitarbeiter für Ihre Einrichtung leisten. Verknüpfen Sie deren Stärken mit verschiedenen Komponenten der digitalen Transformation. Geben Sie Ihren Teammitgliedern mit iBMPS mehr Kontrolle über die Erstellung von reaktionsschnellen und relevanten Workflow-Lösungen - ganz ohne Programmierkenntnisse. Automatisieren Sie niedere Aufgaben, damit Ihre Teams mehr Zeit haben, sich in den Bereichen zu verbessern, in denen sie am meisten gebraucht werden. Nutzen Sie die intelligente Automatisierung, um die Produktivität zu steigern, was sich positiv auf die Einschreibung, die Bindung von Studenten, Dozenten und Mitarbeitern auswirken kann. Konzentrieren Sie sich auf die Verbesserung der Prozesse.
Vergessen Sie die Teamarbeit nicht
Die digitale Transformation erfordert, dass die Teammitglieder zusammenarbeiten, um langfristige Ziele zu erreichen. Es braucht die gesamte Institution. Leider tun sich viele Institutionen immer noch schwer mit der Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Geschäftsbereichen. Daher wird ein Großteil des Arbeitstages mit Verwaltungsaufgaben und "Schattenarbeit" verbracht, bei dem Versuch, sich durch alle Silos zu navigieren. Eine iBPMS-Lösung kann jedoch eingesetzt werden, um alle unterschiedlichen Systeme zu integrieren und bestehende Legacy- und Punktsysteme zu erweitern. Automatisieren Sie, um Reibungsverluste bei der Arbeit in Silos zu vermeiden.
Sicherstellen, dass technologische Entscheidungen sinnvoll sind
Seien Sie wählerisch, wenn es um die Implementierung von Technologien geht. Wenn Sie die Beantwortung von Schüleranfragen automatisieren möchten, dann automatisieren Sie die sich wiederholenden Aufgaben, um schnellere Antworten zu gewährleisten. Darüber hinaus eignet sich die Automatisierung für die Beantwortung häufig gestellter und relativ einfacher Fragen, damit Ihre Mitarbeiter komplexere Anfragen bearbeiten können. In Wirklichkeit sollte es um aktives Engagement, Kommunikation, Zusammenarbeit, konstruktives Feedback und Problemlösung gehen. Wenn intelligente Automatisierung mit dem Ziel der digitalen Transformation in Einklang gebracht wird, können menschliche Teammitglieder mehr Wert schaffen und an den Aufgaben arbeiten, für die sie ursprünglich eingestellt wurden.
Letzter Gedanke
Der digitale Wandel in der Hochschulbildung vollzieht sich in allen Bereichen und auf der ganzen Welt rasch. Die Hochschulbildung ist keine Insel. Das richtige Gleichgewicht zwischen menschlichen und technologischen Entscheidungen bei der digitalen Transformation kann der Hochschulbildung helfen, sich von den Silos zu lösen und eine höhere und zukunftsorientiertere Institution zu werden.
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