Equilibrio entre humanos y tecnología para la transformación digital en la educación superior

Hay un gran impulso en torno a la necesidad de que la educación superior se adapte a los cambios tecnológicos y a la evolución de las demandas de los estudiantes. Como resultado, no es una sorpresa que los líderes de la educación superior estén constantemente buscando nuevos enfoques y tecnologías para satisfacer estas preocupaciones. Desde el aula virtual y la entrega de exámenes hasta los primeros registros digitales y la ayuda financiera, la transformación digital de la educación superior se basa en la automatización de procesos en todos los ámbitos.

Ya se ha producido una transformación digital en muchas escuelas, sobre todo mediante la aplicación de un sistema de gestión del aprendizaje (LMS), así como de soluciones de legado y de puntos. Pero con la pandemia de COVID-19, más escuelas están adoptando una transformación digital más profunda para digitalizar todos los flujos de trabajo del campus y conectar y ampliar sus LMS con sus soluciones existentes. La necesidad de este enfoque ha acelerado esta forma de transformación digital, ya que las prácticas de distanciamiento social y la seguridad sanitaria tienen prioridad y la interacción cara a cara entre la escuela y el estudiante no es posible.

Los departamentos de todo el campus están maduros para la transformación digital, incluyendo admisiones, inscripción, registro, ayuda financiera, gestión de instalaciones y más. La automatización puede ser utilizada para mejorar la experiencia de los estudiantes en todo, desde los servicios de emergencia hasta el acceso a los asesores de los estudiantes, la actualización de los planes de comidas, o incluso el envío de notificaciones cuando una clase ha sido cancelada debido a las inclemencias del tiempo.

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Sin embargo, estos pasos se centran más en las necesidades inmediatas, que son importantes. Sin embargo, no tienen en cuenta la forma en que la educación superior puede utilizar la transformación para satisfacer las necesidades del futuro. El enfoque reactivo no es un camino hacia la verdadera transformación, en el que los modelos operativos y educativos deben ser lo suficientemente ágiles para satisfacer las necesidades presentes y futuras.

La transformación digital no se trata sólo de cambio, se trata de mirar y abordar el trabajo desde una nueva lente. La transformación digital también se trata de optimizar para mejorar constantemente la experiencia del estudiante. A menudo, este enfoque requiere soluciones de automatización inteligentes para mejorar los flujos de trabajo que pueden ser lo suficientemente flexibles para satisfacer las demandas en evolución. Donde la educación superior a menudo lucha es en torno a centrarse principalmente en los problemas de los procesos de hoy en día - sin la escalabilidad necesaria para un cambio rápido cuando sea necesario.

Para ilustrar esto, el software de gestión inteligente de procesos empresariales (iBPMS) puede automatizar los procesos de principio a fin. iBPMS también proporciona una plataforma de código bajo que permite a los usuarios empresariales crear rápidamente incluso los flujos de trabajo más sofisticados de la educación superior.

Ahora, esto no significa reemplazar a todos los trabajadores humanos. En cambio, la facultad, el personal y los estudiantes pueden pasar menos tiempo en procesos repetibles basados en papel y más tiempo en tareas de alto valor. Entonces, ¿cómo se pueden equilibrar las decisiones humanas y tecnológicas en la transformación digital de la educación superior? Siga leyendo para saber más.

Determinar las áreas que necesitan una transformación digital

En muchas escuelas abundan los sistemas dispares. Para que la transformación digital ocurra en este entorno, tiene que empezar poco a poco. Comienza con un departamento, aprende de los éxitos y extiéndelo a otro departamento. Por lo tanto, decida dónde pueden beneficiarse los procesos de la automatización, ya sea en las admisiones, la inscripción, el registro, la ayuda financiera, la administración del back office, la gestión de las instalaciones y más.

Mira el panorama general

La transformación digital incluye los aspectos tecnológicos, pero hay otros factores que hay que considerar, como por ejemplo si una escuela tiene la capacidad de gestionar el contenido digitalizado en toda la escuela o si los cambios tecnológicos sólo deben involucrar por ahora a los interesados designados.

La transformación digital y el cambio son dos cosas diferentes

Sí, la transformación digital es un cambio, pero es proactiva en lugar de reactiva. La educación superior debe entonces preparar a los interesados para las acciones necesarias para la transformación. Siempre habrá diversas aportaciones sobre la mejor manera de lograr un cambio transformador. ¿Por qué fracasan las estrategias de transformación digital? Principalmente porque las escuelas pueden no tener la mentalidad cultural adecuada para cambiar, mientras que los procesos operativos actuales son sistemáticamente propensos a los errores humanos. En estos casos, se necesita una estrategia empresarial más amplia para guiar la transformación digital.

Decidir dónde concentrarse en las mejoras

¿Le gustaría mejorar la velocidad, la innovación, la productividad o las tres cosas? ¿Quiere integrar los datos de los estudiantes y los profesores? ¿Es vital reducir los errores de admisión e inscripción? ¿Puede el departamento de atletismo beneficiarse de una gestión y programación de proveedores optimizada? ¿Sería útil que la facultad pudiera hacer fácilmente la transición al trabajo a distancia? Para que se produzcan todas estas mejoras, se requiere la combinación correcta de decisiones humanas y tecnológicas.

Crear una experiencia estudiantil mejorada desde el exterior en

Si el objetivo de la transformación digital es optimizar la experiencia de los estudiantes, entonces requiere una retroalimentación precisa de los estudiantes. Pida a los estudiantes que compartan su opinión sobre los puntos fuertes y débiles de los departamentos con los que interactúan regularmente. Luego, identifiquen las necesidades y establezcan prioridades. Construya la entrada en su estrategia de transformación digital. Observe dónde se puede acortar el tiempo de procesamiento automatizando las tareas repetitivas. Luego, entrene a los miembros de su equipo para ofrecer una asistencia más personalizada.

Tome el enfoque de adentro hacia afuera...

Identifique las contribuciones únicas que su facultad y personal ofrecen a su institución. Vincular sus fortalezas a los diversos componentes de la implementación de la transformación digital. Capacite a los miembros del equipo con iBMPS dándoles más control sobre la creación de soluciones de flujo de trabajo receptivas y relevantes - sin necesidad de codificación. Automatice las tareas de menor importancia para que sus equipos puedan pasar más tiempo mejorando en los roles donde más se necesitan. Utilice la automatización inteligente para aumentar la productividad, lo que puede ayudar a la inscripción, la retención y la experiencia tanto de los estudiantes como de los profesores y el personal. Concéntrese en mejorar los procesos.

No te olvides del trabajo en equipo

La transformación digital requiere que los miembros del equipo trabajen juntos para lograr objetivos a largo plazo. Se necesita toda la institución. Desafortunadamente, muchas instituciones todavía luchan por comunicarse y colaborar con unidades de negocio aisladas. Por lo tanto, gran parte de la jornada laboral se consume en tareas administrativas y "trabajo en la sombra" tratando de navegar por todos los silos. Sin embargo, una solución de iBPMS puede desplegarse para trabajar en la integración de todos los sistemas dispares para ampliar los sistemas existentes de legado y de puntos. Automatizar para eliminar la fricción de la experiencia de trabajo en el silo.

Asegurar que las decisiones sobre tecnología tengan sentido

Sea selectivo acerca de dónde implementar las decisiones sobre tecnología. Si quiere automatizar las respuestas a las preguntas de los estudiantes, entonces automatice las tareas repetitivas para asegurar respuestas más rápidas. Además, la automatización funciona para responder a las preguntas más frecuentes y relativamente sencillas, de modo que su personal pueda manejar consultas más complejas. En realidad, debería tratarse de un compromiso activo, comunicación, colaboración, retroalimentación constructiva y resolución de problemas. Cuando la automatización inteligente está equilibrada, con el objetivo de la transformación digital, los miembros del equipo humano pueden aportar más valor y trabajar en los tipos de tareas para las que fueron contratados inicialmente.

Pensamiento final

Latransformación digital en la enseñanza superior se está produciendo rápidamente en todos los sectores y en todo el mundo. La educación superior no es una isla. El equilibrio adecuado de las decisiones humanas y tecnológicas en la transformación digital puede ayudar a la educación superior a liberarse de los silos y convertirse en una institución más elevada y con mayor visión de futuro.

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