Automatisation de vos demandes d'autorisation de modification technique (ECO)

Les ordres de modification technique, ou ECO, sont des ordres écrits pour des changements dans les composants, les spécifications ou la documentation d'un produit ou d'un processus. Il s'agit essentiellement d'un moyen de documenter les changements, afin qu'ils soient consignés.
Lorsqu'une organisation développe un processus ou un produit, des changements sont inévitables au cours du développement technique, de l'intégration des éléments ou de la mise en œuvre du système. Les ordres de modification technique permettent aux organisations de compenser les erreurs de conception, de mettre en œuvre des procédures de débogage ou d'apporter d'autres modifications pour compenser les défauts de conception, d'intégration ou de mise en œuvre. Un ECO est une partie importante de la piste d'audit qui montre quand des modifications sont apportées pendant le développement du processus ou du produit.

Pourquoi ils sont utilisés et ce qu'ils devraient contenir
Supposons qu'un membre d'une équipe identifie un problème avec un processus. Disons que les estimations de tolérance sont basées sur des calculs erronés. Il est clair que des changements sont nécessaires, et un ECO peut être créé pour résumer les changements nécessaires, finaliser les détails du changement et documenter toutes les approbations nécessaires pour les changements.

Les raisons les plus courantes pour les OCE sont les suivantes :
- Corrections des erreurs de conception
- Changements dans les exigences des clients
- Changements dans les matériaux ou les méthodes de fabrication
En règle générale, un ECO contient les types d'informations suivants :
- Identification de ce qui doit être modifié, avec les numéros de pièces, les noms de composants, les dessins de référence, etc.
- Une déclaration expliquant pourquoi la modification doit être effectuée
- Une description de la modification, y compris les dessins modifiés tenant compte des changements
- Une liste des personnes, des services et des documents concernés par le changement
- Instructions sur le moment de la mise en œuvre du changement
- Documentation de l'approbation par les personnes autorisées à approuver les modifications

Avantages de l'utilisation des OCE
Un ECO peut sembler excessif pour un changement mineur, mais il est en fait essentiel pour garantir que les informations sur les produits ou les processus sont exactes à tout moment. Il est également essentiel pour s'assurer que toutes les personnes concernées par le changement comprennent qu'il est effectué et pourquoi. Lorsqu'une organisation dispose d'une méthode de gestion des produits ou des changements de processusLes risques d'erreurs sont réduits et il est plus facile pour tout le monde de rester sur la même longueur d'onde. Et une fois qu'un produit ou un processus est établi, les NCO archivés fournissent un historique complet des changements et de la date à laquelle ils se sont produits. Dans certaines industries, les historiques des changements sont exigés par la réglementation, mais même lorsqu'ils ne sont pas obligatoires, c'est une bonne idée.
Sans OCE, la modification d'un produit ou d'un processus peut prendre plus de temps et être plus sujette aux erreurs. Supposons qu'une pièce soit changée à un stade avancé du processus de développement d'un produit. Sans ECO, le service des achats peut ne pas être au courant de la modification et continuer à commander l'ancienne pièce. La fabrication est alors retardée, et l'obtention de la bonne pièce peut impliquer le paiement de frais d'urgence pour minimiser d'autres retards de fabrication. Les ECO peuvent prévenir ce type de problème.

Automatisation des OCE
Les ordres de modification technique mis en œuvre en ligne sont bien plus efficaces et précis que les NML sur papier. L'automatisation des NML nécessite l'identification de chaque étape du processus de modification et l'intégration de ces étapes dans un flux de travail électronique qui permet de joindre les bonnes personnes au bon moment tout en établissant une piste d'audit.
Noter chaque étape d'un processus manuel d'ECO peut sembler inutile, mais c'est la seule façon de s'assurer que chaque étape est prise en compte et que chaque étape qui peut être automatisée l'est. Pour ce faire, la plupart des entreprises utilisent des outils de gestion des flux de travail. Le flux de travail électronique doit intégrer la création de l'ECO avec tous les documents supplémentaires (comme les dessins, les numéros de pièces et les dossiers de conception), l'examen par toutes les parties prenantes qui doivent approuver la modification et la diffusion de l'ECO à toutes les parties concernées (y compris les clients externes lorsqu'ils sont concernés ou lorsque ce sont eux qui ont demandé les modifications).
Les ordres de modification technique sont tout simplement une bonne affaire, même si les réglementations industrielles ou gouvernementales ne les exigent pas. La documentation contenue dans les OCE est précieuse à des fins d'archivage et est utile lorsqu'un processus ou un produit est examiné en vue d'une mise à niveau. Mais vous n'êtes pas obligé d'utiliser des NML papier qui sont physiquement acheminés vers les parties prenantes et sont sujets à des pertes ou à des erreurs. Les NML électroniques réalisés avec des logiciels de gestion des flux de travail sont beaucoup plus efficaces et performants, tout en étant moins sujets aux erreurs.

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