Automatizando sus solicitudes de cambio de ingeniería (ECO)

Matt McClintock 16 de septiembre de 2015 Implementación de BPM

órdenes de cambio de ingeniería

Las órdenes de cambio de ingeniería, o ECO, son órdenes escritas para cambios en los componentes, especificaciones o documentación de un producto o proceso. Son básicamente una forma de documentar el cambio para que haya un registro del mismo.
Cuando una organización desarrolla un proceso o producto, los cambios son inevitables durante el desarrollo de la ingeniería, la integración de elementos o la implementación del sistema. Las órdenes de cambio de ingeniería permiten a las organizaciones compensar los errores de diseño, implementar procedimientos de depuración o realizar cambios para compensar los defectos de diseño, integración o implementación. Una OCE es una parte importante de la pista de auditoría que muestra cuándo se realizan cambios durante el proceso o el desarrollo del producto.

Por qué se usan y qué deben contener
Supongamos que alguien en un equipo identifica un problema con un proceso. Digamos que las estimaciones de tolerancia se basan en cálculos erróneos. Es evidente que se necesitan cambios, y se puede crear una OCE para resumir los cambios necesarios, finalizar los detalles del cambio y documentar todas las aprobaciones necesarias para los cambios.

Las razones más comunes para los OCE incluyen:
- Correcciones de errores de diseño
- Cambios en las necesidades de los clientes
- Cambios en los materiales o en los métodos de fabricación
Típicamente, una OCE contiene los siguientes tipos de información:
- Identificación de lo que hay que cambiar, junto con los números de pieza, los nombres de los componentes, los dibujos de referencia, etc.
- Una declaración de por qué es necesario hacer el cambio
- Una descripción del cambio incluyendo los dibujos modificados teniendo en cuenta los cambios
- Una lista de personas, departamentos y documentos afectados por el cambio
- Instrucciones sobre cuándo implementar el cambio
- Documentación de la aprobación de las personas autorizadas para firmar los cambios

Beneficios del uso de OCE
Tal vez un OCE parezca exagerado para un cambio menor, pero en realidad es esencial para asegurar que la información del producto o proceso sea precisa en todo momento. También es esencial para asegurar que todos los afectados por el cambio entiendan que se está haciendo y por qué. Cuando una organización tiene un método para manejar el producto o cambios en el proceso...las posibilidades de error disminuyen, y a todos les resulta más fácil permanecer en la misma página. Y una vez que se establece un producto o proceso, los ECOs archivados proporcionan una historia completa de los cambios y cuándo ocurrieron. En algunas industrias, los historiales de cambio son requeridos por las regulaciones, pero incluso cuando no son requeridos, son una buena idea.
Sin los OCE, hacer cambios en un producto o proceso puede llevar más tiempo y ser más propenso a errores. Supongamos que una pieza se cambia tarde en el proceso de desarrollo de algún producto. Sin una ECO, el departamento de compras puede no saber del cambio y seguir pidiendo la parte antigua. Entonces la fabricación se retrasa, y conseguir la pieza correcta puede significar pagar gastos de urgencia para minimizar más retrasos en la fabricación. Los OCE pueden prevenir ese tipo de dolor de cabeza.

Automatización de los OCE
Las órdenes de cambio de ingeniería implementadas en línea son mucho más eficientes y precisas que los ECO de papel. La automatización de los OCE requiere la identificación de cada paso en el proceso de cambio, y convertir esos pasos en un flujo de trabajo electrónico que llegue a todas las personas adecuadas en el momento adecuado mientras se establece un registro de auditoría.
Escribir cada paso en un proceso manual de OCE puede parecer innecesario, pero es la única manera de asegurarse de que cada paso se contabiliza, y que cada paso que se puede automatizar está automatizado. La mayoría de las empresas utilizan herramientas de flujo de trabajo para lograr esto. El flujo de trabajo electrónico debe incorporar la creación de OCE junto con todos los materiales complementarios (como dibujos, números de pieza y archivos de diseño), la revisión por parte de todas las partes interesadas que tienen que aprobar el cambio, y la circulación de la OCE a todas las partes afectadas (incluidos los clientes externos cuando están afectados, o cuando son ellos los que han solicitado los cambios).
Las órdenes de cambio de ingeniería son simplemente un buen negocio, incluso si las regulaciones de la industria o del gobierno no las requieren. La documentación contenida en las OCE es valiosa para fines de archivo, y es útil cuando se revisa un proceso o producto para su actualización. Pero no es necesario utilizar OCE de papel que están físicamente dirigidas a los interesados y son propensas a pérdidas o errores. Las OCE electrónicas hechas con software de flujo de trabajo son mucho más eficientes y efectivas, a la vez que son menos propensas a errores.

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