Änderungsaufträge (Engineering Change Orders, ECOs) sind schriftliche Aufträge für Änderungen an den Komponenten, Spezifikationen oder der Dokumentation eines Produkts oder Prozesses. Sie sind im Grunde eine Möglichkeit, Änderungen zu dokumentieren, damit es eine Aufzeichnung darüber gibt.
Wenn ein Unternehmen einen Prozess oder ein Produkt entwickelt, sind Änderungen während der technischen Entwicklung, der Integration von Elementen oder der Implementierung des Systems unvermeidlich. Änderungsaufträge ermöglichen es Unternehmen, Konstruktionsfehler zu kompensieren, Fehlerbehebungsverfahren zu implementieren oder anderweitig Änderungen vorzunehmen, um Konstruktions-, Integrations- oder Implementierungsfehler auszugleichen. Ein Änderungsauftrag ist ein wichtiger Teil des Prüfpfads, der aufzeigt, wann Änderungen während des Prozesses oder der Produktentwicklung vorgenommen werden.
Warum sie verwendet werden und was sie enthalten sollten
Angenommen, jemand in einem Team stellt ein Problem mit einem Prozess fest. Zum Beispiel beruhen die Toleranzschätzungen auf fehlerhaften Berechnungen. Es ist klar, dass Änderungen erforderlich sind, und ein ECO kann erstellt werden, um die erforderlichen Änderungen zusammenzufassen, die Details der Änderung abzuschließen und alle erforderlichen Genehmigungen für die Änderungen zu dokumentieren.
Häufige Gründe für ECOs sind:
- Korrekturen von Konstruktionsfehlern
- Änderungen der Kundenanforderungen
- Änderungen bei Materialien oder Fertigungsmethoden
Ein Änderungsauftrag enthält in der Regel die folgenden Arten von Informationen
- Identifizierung der zu ändernden Teile, zusammen mit Teilenummern, Bauteilnamen, Referenzzeichnungen usw.
- Eine Erklärung, warum die Änderung vorgenommen werden muss
- Eine Beschreibung der Änderung einschließlich geänderter Zeichnungen, die die Änderungen berücksichtigen
- Eine Liste der von der Änderung betroffenen Personen, Abteilungen und Dokumente
- Anweisungen darüber, wann die Änderung durchgeführt werden soll
- Dokumentation der Genehmigung durch die zur Unterzeichnung der Änderungen befugten Personen
Vorteile der Verwendung von ECOs
Vielleicht scheint ein ECO für eine geringfügige Änderung übertrieben zu sein, aber er ist tatsächlich unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Produkt- oder Prozessinformationen zu jeder Zeit korrekt sind. Außerdem muss sichergestellt werden, dass jeder, der von der Änderung betroffen ist, versteht, dass die Änderung durchgeführt wird und warum. Wenn ein Unternehmen über eine Methode zur Handhabung von Produkt- oder ProzessänderungenDadurch wird die Gefahr von Fehlern verringert, und es ist für alle Beteiligten einfacher, auf dem gleichen Stand zu bleiben. Und sobald ein Produkt oder ein Prozess etabliert ist, bieten archivierte ECOs eine vollständige Historie der Änderungen und des Zeitpunkts, zu dem sie vorgenommen wurden. In einigen Branchen sind Änderungsprotokolle gesetzlich vorgeschrieben, aber auch wenn sie nicht vorgeschrieben sind, sind sie eine gute Idee.
Ohne Umweltbetriebsprüfungen können Änderungen an einem Produkt oder Prozess zeitaufwändiger und fehleranfälliger sein. Angenommen, ein Teil wird erst spät im Entwicklungsprozess eines Produkts ausgetauscht. Ohne ein Lastenheft weiß die Einkaufsabteilung möglicherweise nichts von der Änderung und bestellt weiterhin das alte Teil. Dann verzögert sich die Herstellung, und um das richtige Teil zu bekommen, müssen möglicherweise Eilzuschläge gezahlt werden, um weitere Verzögerungen bei der Herstellung zu vermeiden. ECOs können diese Art von Kopfschmerzen verhindern.
ECOs automatisieren
Online umgesetzte Änderungsaufträge sind weitaus effizienter und genauer als ECOs auf Papier. Die Automatisierung von Änderungsaufträgen erfordert die Identifizierung jedes Schritts im Änderungsprozess und die Umsetzung dieser Schritte in einen elektronischen Arbeitsablauf, der die richtigen Personen zur richtigen Zeit erreicht und gleichzeitig einen Prüfpfad festlegt.
Es mag unnötig erscheinen, jeden Schritt in einem manuellen ECO-Prozess aufzuschreiben, aber nur so kann sichergestellt werden, dass jeder Schritt berücksichtigt wird und dass jeder Schritt, der automatisiert werden kann, auch automatisiert wird. Die meisten Unternehmen verwenden hierfür Workflow-Tools. Der elektronische Arbeitsablauf sollte die Erstellung des Änderungsauftrags zusammen mit allen ergänzenden Materialien (wie Zeichnungen, Teilenummern und Konstruktionsdateien), die Überprüfung durch alle Beteiligten, die die Änderung genehmigen müssen, und die Weiterleitung des Änderungsauftrags an alle betroffenen Parteien (einschließlich externer Kunden, wenn diese betroffen sind oder die Änderungen beantragt haben) umfassen.
Änderungsaufträge gehören einfach zum guten Ton, auch wenn die Industrie oder staatliche Vorschriften sie nicht vorschreiben. Die in den Änderungsaufträgen enthaltene Dokumentation ist für Archivierungszwecke wertvoll und hilfreich, wenn ein Prozess oder ein Produkt auf den neuesten Stand gebracht werden soll. Sie müssen jedoch keine ECOs in Papierform verwenden, die physisch an die Beteiligten weitergeleitet werden und anfällig für Verlust oder Fehler sind. Elektronische ECOs, die mit Workflow-Software erstellt werden, sind viel effizienter und effektiver und gleichzeitig weniger fehleranfällig.
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