Automatiser l'accueil de vos fournisseurs avec BPM + RPA
L'intégration des fournisseurs est un processus systématique connu sous le nom de gestion des relations avec les fournisseurs (SRM) qui utilise divers systèmes pour rechercher, qualifier, approuver, établir des partenariats, gérer et effectuer des paiements aux fournisseurs actuels.
Il ressemble à certains égards à l'accueil des employés. Par exemple, les nouveaux partenaires sont formés aux processus, systèmes, protocoles de conformité et attentes de votre organisation.
À l'ère du numérique, la gestion de l'intégration des fournisseurs est également sujette à des risques tels que les violations de données par des tiers. Par exemple, certains fournisseurs peuvent avoir un accès direct à des composants spécifiques du système. La gestion de vos fournisseurs au moyen de feuilles de calcul obsolètes et d'autres processus manuels n'est pas seulement chronophage et source d'erreurs, elle est également vulnérable aux violations.
Cependant, une combinaison de BPM et de RPA peut être utilisée pour automatiser les composants les plus critiques du processus d'accueil de votre fournisseur afin de garantir un accès sécurisé et conforme.
Les avantages de l'automatisation de l'accueil des fournisseurs
Compétitivité du marché
La compétitivité du marché est déterminée en partie par une gestion efficace des fournisseurs et la capacité d'acheter les fournitures dont vous avez besoin quand vous en avez besoin et au bon prix. Considérez les avantages de l'ajout de bots BPM et RPA fonctionnant comme des assistants virtuels pour optimiser l'accueil des fournisseurs.
Données de performance
L'automatisation de la collecte des données sur les performances des fournisseurs donne à votre entreprise les informations dont elle a besoin pour gérer les attentes, aligner vos achats sur vos objectifs commerciaux et éliminer les redondances. L'automatisation rationalise l'intégration des fournisseurs pour réduire le temps de démarrage et le gaspillage. En fin de compte, elle permet d'obtenir un meilleur retour sur investissement.
Réduire les risques de conformité
Il existe également un aspect essentiel de l'intégration des fournisseurs qui tourne autour des réglementations locales, étatiques, fédérales, nationales et mondiales. Vos fournisseurs doivent se conformer à vos politiques et exigences internes pour éviter tout risque de non-conformité à l'avenir.
Processus de vérification des fournisseurs
Heureusement, vous pouvez automatiser le processus de vérification. Il est essentiel de noter que de mauvaises relations avec les fournisseurs peuvent perturber votre chaîne d'approvisionnement. Il est donc essentiel de partir du bon pied en rendant l'intégration du fournisseur beaucoup plus simple pour chaque partie en automatisant la communication, les examens, l'approbation et la formation. Ainsi, vous pouvez créer une base solide pour une relation essentielle et à long terme.
Sélection des fournisseurs
Une autre composante de l'intégration des fournisseurs consiste à s'assurer que vous choisissez les bons fournisseurs. Pourquoi ? Eh bien, les mauvais fournisseurs peuvent induire des dommages à votre réputation. Votre marque est une extension des produits et services de votre organisation. Lorsque vous pouvez automatiser et gérer efficacement l'accueil et la performance des fournisseurs, vous pouvez également améliorer votre réputation globale.
Comme vous pouvez le constater, il est essentiel d'adopter une approche stratégique de l'accueil des fournisseurs et d'utiliser les bons outils, tels que BPM et RPA, si vous gérez plusieurs fournisseurs à partir de plusieurs sites. Adoptez un état d'esprit à l'échelle de l'entreprise pour utiliser l'automatisation afin d'éliminer les défaillances de qualité et les coûts associés à la duplication.
Choisir une solution BPM + RPA pour l'accueil des fournisseurs
Plusieurs éléments doivent être pris en compte pour déterminer la meilleure solution BPM et RPA pour l'accueil des fournisseurs, notamment :
- Cybersécurité intégrée
- Options de libre-service
- Intégration aisée avec vos systèmes actuels
La taille de votre organisation et le nombre de fournisseurs qu'elle gère sont importants. Si vous prévoyez une croissance, comme c'est le cas de la plupart des entreprises, il est essentiel d'utiliser une plate-forme automatisée qui peut évoluer.
Par exemple, si vous êtes une jeune entreprise de commerce électronique à la recherche d'une méthode optimisée de gestion de vos relations avec les fournisseurs, vous souhaiterez peut-être avoir la possibilité d'ajouter des fonctionnalités en aval, telles que la gestion des stocks, le stockage, l'emballage, l'expédition et la gestion des commandes en attente.
Voici quelques questions à poser à votre système automatisé :
- Peut-il rationaliser les processus d'examen et d'approbation?
- Envisagera-t-il d'envoyer des alertes sur les problèmes de conformité, le suivi des processus, les flux de travail, les délais ou les faibles stocks ?
- Offre-t-il les bons outils pour organiser les contrats et les paiements des fournisseurs ?
- Peut-il automatiser les tâches de routine telles que les paiements, les formulaires automatisés, les devis et la facturation ?
- Fournit-il un système de validation des données, de signatures électroniques, de collecte et d'acheminement ?
- Peut-il fournir un portail interactif pour une communication et un partage ouverts ?
- A-t-il une fonction de recherche ?
N'oubliez pas qu'à mesure que le travail à distance devient permanent, il est également essentiel de garantir la possibilité d'accéder à une application mobile, tant pour vos fournisseurs que pour votre organisation, afin d'automatiser et de gérer chaque fonction essentielle des fournisseurs avec une installation et une configuration faciles. De plus, il est important d'utiliser une plateforme qui intègre et rationalise les processus pour éviter les silos. Sans oublier qu'il est essentiel de mettre en œuvre une plateforme qui crée les pistes d'audit nécessaires à la gestion de la conformité. Enfin, elle doit intégrer des fonctions de cybersécurité centralisées pour protéger vos données et vos secrets commerciaux.
Initier la découverte
Considérez le nombre de fournisseurs qui peuvent accéder à vos systèmes en permanence. Quels comptes sont importants pour garantir l'exécution de leurs processus ? Ont-ils besoin d'un accès privilégié ? Malheureusement, le shadow IT peut compliquer l'accueil des fournisseurs. D'autre part, les processus manuels et les réunions en personne ne sont ni fiables ni efficaces.
Il est également fastidieux de passer au peigne fin les dossiers manuels et les feuilles de calcul pour trouver les informations dont vous avez besoin pour la recherche, la configuration et le traitement des paiements. Heureusement, vous pouvez utiliser des robots RPA pour rechercher les fournisseurs au sein de votre réseau et automatiser la recherche de fournisseurs afin de déterminer où ils conservent vos données. La découverte est essentielle si votre organisation est soumise à des réglementations mondiales en matière de confidentialité des données.
Automatisez l'accueil de vos fournisseurs avec BPM et RPA
Sur un marché toujours connecté, l'intégration des fournisseurs peut être compliquée et prendre du temps. Les fournisseurs jouent un rôle de plus en plus important, et votre surveillance doit être très détaillée. Le climat réglementaire est en hausse, et vous êtes responsable de protocoles stricts avec votre entreprise et vos fournisseurs. Par conséquent, une gestion manuelle n'est ni faisable ni compétitive. Cependant, vous pouvez intégrer plusieurs processus d'onboarding avec BPM et RPA pour une orchestration des processus de bout en bout.
L'automatisation rendra non seulement vos systèmes plus conformes, mais elle facilitera également l'accueil des fournisseurs. Avec la suite de gestion intelligente des processus métier (iBPMS) de ProcessMaker, vous pouvez faire passer l'automatisation des processus au niveau supérieur et utiliser des robots RPA dans vos processus d'accueil des fournisseurs.
