Das Onboarding von Lieferanten ist ein systematischer Prozess, der als Supplier Relationship Management (SRM) bekannt ist und bei dem verschiedene Systeme zur Recherche, Qualifizierung, Genehmigung, Zusammenarbeit, Verwaltung und Bezahlung der aktuellen Lieferanten eingesetzt werden.
In mancher Hinsicht ähnelt es dem Onboarding von Mitarbeitern. Zum Beispiel werden neue Partner in die Prozesse, Systeme, Compliance-Protokolle und Erwartungen Ihres Unternehmens eingewiesen.
Im digitalen Zeitalter birgt das Onboarding von Anbietern auch Risiken wie Datenschutzverletzungen durch Dritte. Einige Anbieter können beispielsweise direkten Zugang zu bestimmten Systemkomponenten haben. Die Verwaltung Ihrer Lieferanten über veraltete Tabellen und andere manuelle Prozesse ist nicht nur zeitaufwändig und fehleranfällig, sondern auch anfällig für Datenschutzverletzungen.
Eine Kombination aus BPM und RPA kann jedoch genutzt werden, um die wichtigsten Komponenten des Onboarding-Prozesses Ihres Lieferanten zu automatisieren, damit der Zugang sicher und konform ist.
Die Vorteile der Automatisierung des Vendor Onboarding
Wettbewerbsfähigkeit des Marktes
Die Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt wird zum Teil durch ein effektives Lieferantenmanagement und die Fähigkeit bestimmt, die benötigten Materialien zum richtigen Zeitpunkt und zum richtigen Preis zu beschaffen. Erwägen Sie die Vorteile von BPM- und RPA-Bots, die als virtuelle Assistenten arbeiten, um das Onboarding von Lieferanten zu optimieren.
Leistungsdaten
Durch die Automatisierung der Erfassung von Leistungsdaten von Lieferanten erhält Ihr Unternehmen die Informationen, die Sie benötigen, um Erwartungen zu steuern, Ihre Einkäufe an Ihren Geschäftszielen auszurichten und Redundanzen zu vermeiden. Die Automatisierung rationalisiert das Onboarding von Lieferanten, um die Anlaufzeit zu verkürzen und Verschwendung zu vermeiden. Letztendlich kann dies zu einem höheren ROI führen.
Verringerung der Compliance-Risiken
Ein weiterer wichtiger Aspekt des Onboarding von Anbietern sind die lokalen, regionalen, bundesstaatlichen, nationalen und globalen Vorschriften. Ihre Lieferanten müssen Ihre internen Richtlinien und Anforderungen erfüllen, um Compliance-Risiken in der Zukunft zu vermeiden.
Prozesse zur Überprüfung von Anbietern
Zum Glück können Sie den Prüfungsprozess automatisieren. Es ist wichtig zu wissen, dass schlechte Lieferantenbeziehungen Ihre Lieferkette unterbrechen können. Daher ist es wichtig, mit dem richtigen Fuß aufzustehen, indem Sie die Einbindung von Lieferanten durch die Automatisierung von Kommunikation, Überprüfungen, Genehmigungen und Schulungen für beide Seiten wesentlich einfacher gestalten. Auf diese Weise können Sie eine solide Grundlage für eine wichtige und langfristige Beziehung schaffen.
Auswahl des Anbieters
Eine weitere Komponente bei der Einbindung von Lieferanten ist die Auswahl der richtigen Lieferanten. Warum? Nun, die falschen Lieferanten können Ihrem Ruf schaden. Ihre Marke ist eine Erweiterung der Produkte und Dienstleistungen Ihres Unternehmens. Wenn Sie das Onboarding und die Leistung von Lieferanten automatisieren und effektiv verwalten können, können Sie auch Ihren allgemeinen Ruf verbessern.
Wie Sie sehen, sind ein strategischer Ansatz für das Onboarding von Lieferanten und die Verwendung der richtigen Tools wie BPM und RPA unerlässlich, wenn Sie mehr als einen Lieferanten von mehreren Standorten aus verwalten. Setzen Sie unternehmensweit auf Automatisierung, um Qualitätsmängel und die mit Doppelarbeit verbundenen Kosten zu vermeiden.
Auswahl einer BPM + RPA-Lösung für das Vendor Onboarding
Bei der Auswahl der besten BPM- und RPA-Lösung für das Vendor Onboarding sind mehrere Aspekte zu berücksichtigen, darunter:
- Integrierte Cybersicherheit
- Selbstbedienungsoptionen
- Reibungslose Integration mit Ihren aktuellen Systemen
Die Größe Ihres Unternehmens und die Anzahl der von ihm verwalteten Lieferanten sind von Bedeutung. Wenn Sie, wie die meisten Unternehmen, ein Wachstum planen, ist es wichtig, eine automatisierte Plattform zu verwenden, die skalierbar ist.
Wenn Sie zum Beispiel ein junges E-Commerce-Unternehmen sind, das nach einer optimierten Methode zur Verwaltung seiner Lieferantenbeziehungen sucht, dann möchten Sie vielleicht die Möglichkeit haben, im Laufe der Zeit Funktionen wie Bestandsverwaltung, Lagerhaltung, Verpackung, Versand und Rückstandsverwaltung hinzuzufügen.
Hier sind einige Fragen, die Sie Ihrem automatisierten System stellen sollten:
- Kann sie die Überprüfungs- und Genehmigungsverfahren straffen?
- Sollen Warnmeldungen zu Compliance-Problemen, zur Prozessverfolgung, zu Workflows, zu Fristen oder zu geringen Vorräten gesendet werden?
- Bietet es die richtigen Werkzeuge, um Lieferantenverträge und Zahlungen zu organisieren?
- Kann es Routineaufgaben wie Zahlungen, automatisierte Formulare, Angebote und Rechnungsstellung automatisieren?
- Bietet es ein System für Datenvalidierung, elektronische Unterschriften, Erfassung und Weiterleitung?
- Kann sie ein interaktives Portal für offene Kommunikation und Austausch bieten?
- Verfügt es über eine Suchfunktion?
Denken Sie daran, dass mit der zunehmenden Ausweitung der Fernarbeit auch die Möglichkeit des Zugriffs auf eine mobile Anwendung sowohl für Ihre Lieferanten als auch für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist, um alle wichtigen Lieferantenfunktionen mit einfacher Einrichtung und Konfiguration zu automatisieren und zu verwalten. Außerdem ist es wichtig, eine Plattform zu verwenden, die Prozesse integriert und rationalisiert, um Silos zu vermeiden. Ganz zu schweigen davon, dass es wichtig ist, eine Plattform zu implementieren, die die für das Compliance-Management erforderlichen Prüfpfade erstellt. Und schließlich sollte die Plattform über zentrale Cybersicherheitsfunktionen verfügen, um Ihre Daten und Geschäftsgeheimnisse zu schützen.
Entdeckung einleiten
Berücksichtigen Sie die Anzahl der Anbieter, die ständig auf Ihre Systeme zugreifen können. Welche Konten sind wichtig, um sicherzustellen, dass ihre Prozesse ausgeführt werden? Benötigen sie privilegierten Zugang? Leider kann die Schatten-IT das Onboarding von Lieferanten erschweren. Andererseits sind manuelle Prozesse und persönliche Treffen weder zuverlässig noch effizient.
Außerdem ist es zeitaufwändig, manuelle Aufzeichnungen und Tabellen zu durchforsten, um die Informationen zu finden, die Sie für die Erkennung, Zahlungskonfiguration und Zahlungsabwicklung benötigen. Zum Glück können Sie RPA-Bots verwenden, um nach Anbietern in Ihrem Netzwerk zu suchen und die Anbieterermittlung zu automatisieren, um festzustellen, wo die Anbieter Ihre Daten speichern. Die Erkennung ist unerlässlich, wenn Ihr Unternehmen globalen Datenschutzbestimmungen unterliegt.
Automatisieren Sie das Onboarding Ihrer Lieferanten mit BPM und RPA
Auf dem ständig vernetzten Markt kann das Onboarding von Anbietern kompliziert und zeitaufwändig sein. Lieferanten nehmen eine immer wichtigere Rolle ein, und Ihre Aufsicht sollte sehr detailorientiert sein. Das regulatorische Klima nimmt zu, und Sie sind für strenge Protokolle mit Ihrem Unternehmen und Ihren Lieferanten verantwortlich. Daher ist eine manuelle Verwaltung weder machbar noch wettbewerbsfähig. Sie können jedoch mehrere Onboarding-Prozesse mit BPM und RPA für eine End-to-End-Prozessorchestrierung integrieren.
Die Automatisierung macht nicht nur Ihre Systeme konformer, sondern erleichtert auch das Onboarding von Lieferanten. Mit der intelligenten Business Process Management Suite (iBPMS) von ProcessMaker können Sie die Prozessautomatisierung auf die nächste Stufe heben und RPA-Bots in Ihre Vendor Onboarding-Prozesse einbinden.
