Automatización de la incorporación de proveedores con BPM + RPA

Katherine Manning 6 de mayo de 2021 BPM

automatizar la incorporación de proveedores

La incorporación de proveedores es un proceso sistemático conocido como gestión de la relación con los proveedores (SRM) que utiliza varios sistemas para investigar, calificar, aprobar, asociarse, gestionar y realizar pagos a los proveedores de suministros actuales. 

Se asemeja a la incorporación de los empleados en algunos aspectos. Por ejemplo, los nuevos socios reciben formación sobre los procesos, sistemas, protocolos de cumplimiento y expectativas de su organización.

En la era digital, la gestión de la incorporación de los proveedores también está expuesta a riesgos como las violaciones de datos de terceros. Por ejemplo, algunos proveedores pueden tener acceso directo a componentes específicos del sistema. La gestión de los proveedores a través de hojas de cálculo obsoletas y otros procesos manuales no solo requiere mucho tiempo y es propensa a errores, sino que también es vulnerable a las filtraciones.

Sin embargo, se puede utilizar una combinación de BPM y RPA para automatizar los componentes más críticos del proceso de incorporación de su proveedor para mantener el acceso seguro y conforme.

Las ventajas de automatizar la incorporación de los proveedores

Competitividad del mercado

La competitividad en el mercado viene determinada en parte por la gestión eficaz de los proveedores y la capacidad de adquirir los suministros que necesita cuando los necesita y al precio adecuado. Considere las ventajas de añadir bots BPM y RPA que funcionen como asistentes virtuales para optimizar la incorporación de proveedores.

Datos de rendimiento

La automatización de la recopilación de datos sobre el rendimiento de los proveedores proporciona a su empresa la información que necesita para gestionar las expectativas, alinear sus compras con sus objetivos empresariales y eliminar las redundancias. La automatización agiliza la incorporación de los proveedores para reducir el tiempo de puesta en marcha y los residuos. En última instancia, puede impulsar un mayor retorno de la inversión.

Reducción de los riesgos de cumplimiento

También hay un aspecto esencial de la incorporación de proveedores que gira en torno a la normativa local, estatal, federal, nacional y mundial. Sus proveedores deben cumplir sus políticas y requisitos internos para garantizar los riesgos de cumplimiento en el futuro.

Procesos de selección de proveedores 

Afortunadamente, puede automatizar el proceso de investigación. Es fundamental tener en cuenta que una mala relación con los proveedores puede interrumpir su cadena de suministro. Por lo tanto, es vital comenzar con el pie derecho haciendo que la incorporación del proveedor sea mucho más sencilla para cada parte, automatizando las partes de comunicación, revisión, aprobación y formación. Como resultado, puede crear una base sólida para una relación esencial y a largo plazo.

Selección de proveedores

Otro componente de la incorporación de los proveedores es asegurarse de elegir a los proveedores adecuados. ¿Por qué? Porque los proveedores equivocados pueden dañar su reputación. Su marca es una extensión de los productos y servicios de su organización. Cuando pueda automatizar y gestionar eficazmente la incorporación y el rendimiento de los proveedores, también podrá elevar su reputación general.

Como puede ver, adoptar un enfoque estratégico para la incorporación de proveedores y utilizar las herramientas adecuadas, como BPM y RPA, es esencial si gestiona más de un proveedor desde más de una ubicación. Adopte la mentalidad de toda la empresa de utilizar la automatización para eliminar los fallos de calidad y los costes asociados a la duplicación.

Selección de una solución BPM + RPA para la incorporación de proveedores

Hay varias consideraciones para determinar la mejor solución de BPM y RPA para la incorporación de proveedores, entre ellas: 

  • Ciberseguridad integrada
  • Opciones de autoservicio
  • Integración sin fricciones con sus sistemas actuales

El tamaño de su organización y el número de proveedores que gestiona son importantes. Si tiene previsto crecer, como la mayoría de las empresas, es fundamental utilizar una plataforma automatizada que pueda escalar. 

Por ejemplo, si se trata de una empresa joven de comercio electrónico que busca un método optimizado para gestionar sus relaciones con los proveedores, es posible que desee tener la capacidad de añadir funciones más adelante que incluyan la gestión del inventario, el almacenamiento, el embalaje, el envío y la gestión de pedidos pendientes.

He aquí algunas preguntas que debe hacer a su sistema automatizado:

  1.  ¿Puede agilizar los procesos de revisión y aprobación?
  2.  ¿Enviará alertas sobre problemas de cumplimiento, seguimiento de procesos, flujos de trabajo, plazos o suministros bajos?
  3.  ¿Ofrece las herramientas adecuadas para organizar los contratos y los pagos a los proveedores? 
  4.  ¿Puede automatizar tareas rutinarias como pagos, formularios automatizados, presupuestos y facturación?
  5.  ¿Proporciona un sistema de validación de datos, firmas electrónicas, recogida y encaminamiento?
  6.  ¿Puede proporcionar un portal interactivo para la comunicación y el intercambio abiertos? 
  7.  ¿Tiene una función de búsqueda?

Recuerde que, a medida que el trabajo a distancia se convierte en permanente, también es vital garantizar la capacidad de acceso a una aplicación móvil tanto para sus proveedores como para su organización, para automatizar y gestionar cada función esencial de los proveedores con una fácil instalación y configuración. Además, es importante utilizar una plataforma que integre y agilice los procesos para evitar los silos. Por no mencionar que es fundamental implementar una plataforma que cree pistas de auditoría necesarias para la gestión del cumplimiento. Por último, debe incorporar funciones de ciberseguridad centralizadas para proteger sus datos y secretos comerciales.

Iniciar el descubrimiento

Considere el número de proveedores que pueden acceder a sus sistemas de forma continua. ¿Qué cuentas son importantes para garantizar la ejecución de sus procesos? ¿Necesitan acceso privilegiado? Por desgracia, la TI en la sombra puede complicar la incorporación de los proveedores. Por otro lado, los procesos manuales y las reuniones en persona no son ni fiables ni eficientes.

También lleva mucho tiempo peinar los registros manuales y las hojas de cálculo para encontrar la información que necesita para el descubrimiento, la configuración de los pagos y el procesamiento de los mismos. Afortunadamente, puede utilizar bots de RPA para buscar proveedores dentro de su red y automatizar el descubrimiento de proveedores para determinar dónde guardan sus datos. El descubrimiento es esencial si su organización está sujeta a las regulaciones globales de privacidad de datos.

Automatice la incorporación de sus proveedores con BPM y RPA

En el mercado siempre conectado, la incorporación de los proveedores puede ser complicada y requerir mucho tiempo. Los proveedores están asumiendo papeles más importantes, y su supervisión debe estar muy orientada a los detalles. El clima normativo va en aumento, y usted es responsable de protocolos estrictos con su empresa y sus proveedores. Por ello, la gestión manual no es factible ni competitiva. Sin embargo, puede integrar múltiples procesos de incorporación con BPM y RPA para la orquestación de procesos de principio a fin. 

La automatización no sólo hará que sus sistemas sean más conformes, sino que también facilitará la incorporación de los proveedores. Con la suite de gestión de procesos empresariales inteligentes (iBPMS) de ProcessMaker, puede llevar la automatización de procesos al siguiente nivel y aprovechar los bots RPA en sus procesos de incorporación de proveedores.

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