5 raisons d'automatiser les flux de travail de la comptabilité fournisseurs

L'automatisation des flux de travail de la comptabilité fournisseurs s'est considérablement développée au cours de la dernière décennie, notamment chez les adoptants tardifs. De nombreuses équipes étant obligées de travailler à distance, les perturbations inattendues ont sans doute joué un rôle. L'inefficacité et la difficulté du gène

La notation et la distribution de chèques papier ont augmenté en conséquence.

En outre, pour répondre aux nouvelles réglementations en matière de santé et de sécurité, plusieurs banques et coopératives d'épargne et de crédit qui n'avaient pas encore adopté les avantages de l'automatisation du PA ont décidé de s'adapter à un environnement de travail à distance.

Certains membres de l'équipe et de la direction peuvent trouver difficile de mettre à jour les flux de travail et les processus. Cependant, en particulier dans le domaine de la comptabilité fournisseurs, il existe de nombreuses raisons impérieuses et rentables d'automatiser.

La fin de l'ère du traitement manuel

Bien que votre entreprise ait pu auparavant s'en sortir avec des procédures de comptabilité fournisseurs manuelles, sujettes aux erreurs et inefficaces, il est peut-être temps d'examiner les avantages de l'automatisation de la comptabilité fournisseurs et la façon dont elle peut aider votre personnel à travailler plus intelligemment, et non plus durement.

Même avant la pandémie, la tendance à automatiser le processus des comptes créditeurs était de plus en plus marquée. Heureusement, l'automatisation donne aujourd'hui aux organisations la souplesse nécessaire pour s'adapter à ce que l'avenir leur réserve, à mesure qu'elles s'adaptent à une nouvelle normalité impliquant des emplois à distance plus permanents.

L'automatisation des comptes fournisseurs protège contre bien plus que les catastrophes et les perturbations. En améliorant la productivité, en réduisant les dépenses et en évitant la fraude, elle vous offre un avantage concurrentiel. Les systèmes de comptabilité fournisseurs manuels, basés sur le papier, ne parviennent pas à s'adapter aux changements actuels.

Démolir les silos 

L'automatisation des flux de travail des comptes fournisseurs aide les organisations à gagner du temps et de l'argent en automatisant les processus de routine et en libérant des flux de trésorerie. Vous pouvez soumettre des factures, gérer les approbations et effectuer des paiements à partir d'une plateforme unique, ce qui permet d'accélérer les approbations et d'améliorer la visibilité et le contrôle des opérations et des données financières critiques. Malheureusement, le traitement manuel prend du temps, coûte de l'argent et augmente le risque d'erreurs évitables.

L'automatisation du flux des comptes fournisseurs s'aligne sur l'ère numérique 

Il est impossible de nier qu'un monde plus numérique nécessite de repenser l'automatisation dans divers secteurs. Auparavant, les factures restaient sur les bureaux ou dans les boîtes aux lettres électroniques, attendant d'être approuvées. Heureusement, le routage automatisé, qui accélère le processus d'approbation, élimine ces goulots d'étranglement. 

L'équipe chargée de la comptabilité fournisseurs peut mettre en place un flux de travail spécifique via des rappels programmés afin de s'assurer que la bonne personne reçoit une facture au bon moment. Les tableaux de bord fournissent également aux utilisateurs une vue de haut niveau et en temps réel du traitement des factures, leur permettant d'identifier le statut d'une facture en une fraction du temps. 

Les directeurs financiers sont constamment à la recherche de moyens de limiter les dépenses tout en maintenant l'efficacité opérationnelle. L'automatisation peut normaliser le processus d'approbation afin que votre personnel chargé de la comptabilité fournisseurs puisse traiter les factures plus rapidement et avec moins d'erreurs, de la réception au paiement. Chaque facture est totalement transparente. En outre, la vérification humaine n'est plus nécessaire avec les paiements électroniques. En outre, l'automatisation peut améliorer la précision des paiements si elle est intégrée aux systèmes ERP actuels de l'organisation.

Les calculs manuels, la saisie de données et les différents types d'informations provenant de plusieurs services augmentent le risque d'erreur. Les problèmes de traitement des comptes fournisseurs peuvent apparaître pour de multiples raisons qui ne sont pas toujours évidentes et qui sont simples à résoudre.

Les erreurs comptables peuvent entraîner une grande variété de conséquences négatives pour votre entreprise. Les retours en arrière et la correction des erreurs font perdre du temps à des activités plus importantes, et l'erreur humaine peut entraîner des paiements excessifs et répétés. D'autre part, l'automatisation peut aider à vérifier les données et à signaler les exceptions tout au long de vos flux de travail.

Renforcer les relations avec les fournisseurs

L'automatisation peut faciliter des paiements plus rapides pour vos fournisseurs. Elle simplifie également la soumission d'une facture et l'obtention du paiement en réduisant le nombre de flux de travail nécessaires. En outre, elle peut contribuer à établir un environnement de paiement numérique rapide et pratique pour toutes les parties.

Atténuation de la fraude

En limitant les travailleurs qui ont accès à l'approbation des factures et à la validation des paiements, l'automatisation du flux des comptes fournisseurs peut aider votre entreprise à prévenir la fraude. Ainsi, vous pouvez plus facilement identifier les factures frauduleuses avant qu'elles ne soient payées. Avec un système de gestion automatisée des processus en place, vous pouvez vous assurer qu'aucune personne ne se voit attribuer la responsabilité exclusive de l'approbation des paiements. Cela permet non seulement de réduire le risque de fraude, mais aussi de s'assurer qu'aucune donnée n'est manquante ou inexacte.

Supprimer la complexité de l'audit 

L'automatisation des comptes fournisseurs peut simplifier la gestion des documents, ce qui permet d'optimiser les processus d'audit. Vous pouvez utiliser l'automatisation pour relier tous les documents et communications à une seule transaction, comme les factures, les bons de commande et les reçus. L'automatisation peut également fournir une piste d'audit consultable. Par conséquent, le respect de vos obligations réglementaires en matière de rapports trimestriels et annuels devient plus pratique et plus simple.

Dernière réflexion

L'automatisation du flux de travail de la comptabilité fournisseurs fournit une solution éprouvée pour gagner du temps et de l'argent, prévenir la fraude, améliorer la gestion des fournisseurs et simplifier les audits. ProcessMaker fournit une plateforme BPM primée plateforme BPM à faible code qui a aidé des équipes de comptabilité fournisseurs du monde entier à automatiser leurs flux de travail et à transformer leurs processus de documentation.