5 razones para automatizar los flujos de trabajo de las cuentas por pagar

Departamento de Finanzas-Flujo de trabajo

La automatización del flujo de trabajo de cuentas por pagar ha aumentado considerablemente en la última década, especialmente entre los adoptantes tardíos. Con muchos equipos obligados a operar a distancia, las interrupciones inesperadas fueron sin duda un factor. La ineficacia y la dificultad de gene

y la distribución de cheques en papel crecieron como consecuencia de ello.

Además, para cumplir con la nueva normativa de seguridad e higiene, varios bancos y cooperativas de crédito que no habían adoptado las ventajas de la automatización de los puestos de trabajo hicieron el cambio para adaptarse a un entorno de trabajo remoto.

A algunos miembros del equipo y a la dirección les puede resultar difícil actualizar los flujos de trabajo y los procesos. Sin embargo, especialmente en las cuentas por pagar, hay muchas razones convincentes y rentables para automatizar.

El fin de la era del procesamiento manual

Aunque es posible que su empresa haya podido arreglárselas anteriormente con procedimientos de cuentas a pagar manuales, propensos a errores e ineficaces, puede que haya llegado el momento de analizar las ventajas de la automatización de cuentas a pagar y cómo puede ayudar a su personal a trabajar de forma más inteligente, no más dura.

Incluso antes de la pandemia, había una tendencia creciente a automatizar el proceso de cuentas por pagar. Afortunadamente, la automatización ofrece ahora a las organizaciones la flexibilidad necesaria para adaptarse a lo que depare el futuro, ya que se ajustan a la nueva normalidad que implica un empleo a distancia más permanente.

La automatización de las cuentas por pagar protege contra algo más que catástrofes e interrupciones. Al mejorar la productividad, reducir los gastos y evitar el fraude, le ofrece una ventaja competitiva. Los sistemas de cuentas por pagar manuales y en papel no están a la altura de los cambios actuales.

Derribar los silos 

La automatización de los flujos de trabajo de las cuentas por pagar ayuda a las organizaciones a ahorrar tiempo y dinero al automatizar los procesos rutinarios y liberar el flujo de caja. Puede presentar facturas, gestionar aprobaciones y realizar pagos desde una única plataforma, lo que da lugar a aprobaciones más rápidas y a una mayor visibilidad y control de los datos y las operaciones financieras fundamentales. Por desgracia, el procesamiento manual lleva tiempo, cuesta dinero y aumenta el riesgo de errores evitables.

La automatización del flujo de trabajo de las cuentas por pagar se adapta a la era digital 

Es imposible negar que un mundo más digital requiere un replanteamiento de la automatización en diversos sectores. En el pasado, las facturas se quedaban en los escritorios o en las bandejas de correo electrónico, esperando a ser aprobadas. Afortunadamente, el enrutamiento automatizado, que acelera el proceso de aprobación, elimina esos cuellos de botella. 

El equipo de cuentas por pagar puede establecer un flujo de trabajo específico mediante recordatorios programados para garantizar que la persona correcta reciba una factura en el momento adecuado. Los cuadros de mando también proporcionan a los usuarios una visión de alto nivel y en tiempo real del procesamiento de las facturas, lo que les permite identificar el estado de una factura en una fracción de tiempo. 

Los directores financieros buscan constantemente formas de reducir los gastos y mantener la eficiencia operativa. La automatización puede estandarizar el proceso de aprobación para que su personal de cuentas por pagar pueda procesar las facturas más rápidamente y con menos errores desde la recepción hasta el pago. Cada factura es totalmente transparente. Además, con los pagos electrónicos ya no es necesaria la verificación humana. Además, la automatización puede mejorar la precisión de los pagos si se integra con los sistemas ERP actuales de la organización.

Los cálculos manuales, la introducción de datos y los diversos tipos de información procedentes de varios departamentos aumentan el peligro de cometer un error. Los problemas de procesamiento de cuentas por pagar pueden surgir por múltiples razones que no siempre son obvias y que son sencillas de solucionar.

Los errores de contabilidad pueden acarrear una gran variedad de consecuencias negativas para su empresa. El seguimiento y la corrección de errores restan tiempo a actividades más importantes, y los errores humanos pueden dar lugar a pagos excesivos y repetidos. Por otro lado, la automatización puede ayudar a verificar los datos y señalar las excepciones en todos sus flujos de trabajo.

Impulsar las relaciones con los proveedores

La automatización puede facilitar el pago más rápido a sus proveedores. También simplifica la presentación de una factura y la obtención del pago al reducir el número de flujos de trabajo necesarios. Además, puede ayudar a establecer un entorno de pago digital que sea rápido y cómodo para todas las partes.

Mitigación del fraude

Al limitar qué trabajadores tienen acceso a la aprobación de facturas y a la liberación de pagos, la automatización del flujo de trabajo de cuentas por pagar puede ayudar a su empresa a prevenir el fraude. Como resultado, puede identificar más fácilmente las facturas fraudulentas antes de que se paguen. Con un sistema de gestión de procesos automatizado, puede asegurarse de que no se asigne a ninguna persona la responsabilidad exclusiva de la aprobación de pagos. Esto no sólo reduce el riesgo de fraude, sino que también garantiza que no falte ningún dato ni sea inexacto.

Eliminación de la complejidad de las auditorías 

La automatización de AP puede simplificar la gestión de documentos, lo que ayuda a optimizar los procesos de auditoría. Puede utilizar la automatización para vincular todos los documentos y comunicaciones con una única transacción, como facturas, órdenes de compra y recibos. La automatización también puede proporcionar una pista de auditoría con capacidad de búsqueda. Por lo tanto, el cumplimiento de los requisitos de presentación de informes trimestrales y anuales resulta más práctico y sencillo.

Pensamiento final

La automatización del flujo de trabajo de las cuentas por pagar proporciona una solución probada para ahorrar tiempo y dinero, prevenir el fraude, mejorar la gestión de los proveedores y simplificar las auditorías. ProcessMaker proporciona una galardonada plataforma BPM de bajo código que ha ayudado a los equipos de cuentas por pagar de todo el mundo a automatizar sus flujos de trabajo y a transformar sus procesos de documentación.

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Cuentas por pagar

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