Die Automatisierung der Arbeitsabläufe in der Kreditorenbuchhaltung hat in den letzten zehn Jahren erheblich zugenommen, vor allem bei den Nachzüglern. Da viele Teams gezwungen sind, aus der Ferne zu arbeiten, waren unerwartete Unterbrechungen zweifellos ein Faktor. Die Ineffizienz und Schwierigkeit der Gen
Die Bewertung und Verteilung von Papierschecks nahm daraufhin zu.
Um die neuen Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften zu erfüllen, haben mehrere Banken und Kreditgenossenschaften, die die Vorteile der AP-Automatisierung bisher nicht kannten, die Umstellung auf eine Fernarbeitsumgebung vorgenommen.
Manche Teammitglieder und Führungskräfte finden es vielleicht schwierig, Arbeitsabläufe und Prozesse zu aktualisieren. Vor allem in der Kreditorenbuchhaltung gibt es jedoch viele zwingende und kostengünstige Gründe für eine Automatisierung.
Das Ende der Ära der manuellen Verarbeitung
Auch wenn Ihr Unternehmen bisher mit manuellen, fehleranfälligen und ineffizienten Verfahren für die Kreditorenbuchhaltung auskam, ist es vielleicht an der Zeit, die Vorteile der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung zu prüfen und herauszufinden, wie Ihr Personal dadurch intelligenter und nicht härter arbeiten kann.
Schon vor der Pandemie gab es eine wachsende Tendenz, die Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren. Glücklicherweise gibt die Automatisierung den Unternehmen jetzt die Flexibilität, sich an alles anzupassen, was die Zukunft bringt, wenn sie sich auf eine neue Normalität einstellen, die mehr permanente Fernarbeit beinhaltet.
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung schützt nicht nur vor Katastrophen und Unterbrechungen. Durch die Verbesserung der Produktivität, die Senkung der Ausgaben und die Vermeidung von Betrug verschafft sie Ihnen einen Wettbewerbsvorteil. Manuelle, papierbasierte Kreditorenbuchhaltungssysteme können mit den heutigen Veränderungen nicht mehr Schritt halten.
Die Silos abreißen
Die Automatisierung von Arbeitsabläufen in der Kreditorenbuchhaltung hilft Unternehmen, Zeit und Geld zu sparen, indem sie Routineprozesse automatisiert und den Cashflow entlastet. Sie können Rechnungen einreichen, Genehmigungen verwalten und Zahlungen von einer einzigen Plattform aus tätigen, was zu schnelleren Genehmigungen und mehr Transparenz und Kontrolle über wichtige Finanzvorgänge und -daten führt. Leider ist die manuelle Bearbeitung zeitaufwändig, kostet Geld und erhöht das Risiko vermeidbarer Fehler.
Automatisierung der Arbeitsabläufe in der Kreditorenbuchhaltung passt sich dem digitalen Zeitalter an
Es lässt sich nicht leugnen, dass eine stärker digitalisierte Welt ein Umdenken in Bezug auf die Automatisierung in verschiedenen Sektoren erforderlich macht. In der Vergangenheit lagen Rechnungen auf Schreibtischen oder in E-Mail-Postfächern und warteten auf ihre Freigabe. Glücklicherweise beseitigt die automatische Weiterleitung, die den Genehmigungsprozess beschleunigt, solche Engpässe.
Das Kreditorenteam kann über programmierte Erinnerungen einen spezifischen Workflow einrichten, um sicherzustellen, dass die richtige Person eine Rechnung zur richtigen Zeit erhält. Dashboards bieten den Anwendern außerdem einen Überblick über die Rechnungsbearbeitung in Echtzeit, so dass sie den Status einer Rechnung in einem Bruchteil der Zeit erkennen können.
CFOs sind ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, die Ausgaben zu senken und gleichzeitig die betriebliche Effizienz zu erhalten. Durch Automatisierung kann der Genehmigungsprozess standardisiert werden, sodass Ihre Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung Rechnungen schneller und mit weniger Fehlern vom Eingang bis zur Zahlung bearbeiten können. Jede Rechnung ist vollständig transparent. Darüber hinaus ist bei elektronischen Zahlungen keine menschliche Überprüfung mehr erforderlich. Darüber hinaus kann die Automatisierung die Zahlungsgenauigkeit verbessern, wenn sie in die bestehenden ERP-Systeme des Unternehmens integriert wird.
Manuelle Berechnungen, Dateneingabe und verschiedene Arten von Informationen, die von mehreren Abteilungen stammen, erhöhen die Gefahr, dass ein Fehler gemacht wird. Probleme bei der Kreditorenbuchhaltung können aus verschiedenen Gründen auftreten, die nicht immer offensichtlich und einfach zu beheben sind.
Fehler in der Buchhaltung können eine Vielzahl negativer Folgen für Ihr Unternehmen haben. Die Rückverfolgung und Korrektur von Fehlern nimmt Zeit von wichtigeren Tätigkeiten weg, und menschliches Versagen kann zu Überzahlungen und wiederholten Zahlungen führen. Andererseits kann die Automatisierung helfen, Daten zu überprüfen und Ausnahmen in Ihren Arbeitsabläufen zu erkennen.
Stärkung der Lieferantenbeziehungen
Die Automatisierung kann die Zahlungen für Ihre Lieferanten beschleunigen. Sie vereinfacht auch die Einreichung einer Rechnung und den Zahlungseingang, indem sie die Anzahl der erforderlichen Arbeitsabläufe verringert. Außerdem kann sie dazu beitragen, eine digitale Zahlungsumgebung zu schaffen, die für alle Beteiligten schnell und bequem ist.
Betrugsbekämpfung
Durch die Beschränkung der Mitarbeiter, die Zugang zur Rechnungsgenehmigung und Zahlungsfreigabe haben, kann die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung Ihrem Unternehmen helfen, Betrug zu verhindern. So können Sie betrügerische Rechnungen leichter erkennen, bevor sie bezahlt werden. Mit einem automatisierten Prozessmanagementsystem können Sie sicherstellen, dass nicht nur eine Person für die Zahlungsfreigabe zuständig ist. Dadurch wird nicht nur das Betrugsrisiko gesenkt, sondern auch sichergestellt, dass keine Daten fehlen oder ungenau sind.
Beseitigung der Komplexität von Prüfungen
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann die Dokumentenverwaltung vereinfachen, was zur Optimierung der Prüfungsprozesse beiträgt. Sie können die Automatisierung nutzen, um alle Dokumente und Mitteilungen mit einer einzigen Transaktion zu verknüpfen, z. B. Rechnungen, Bestellungen und Quittungen. Die Automatisierung kann auch einen durchsuchbaren Prüfpfad bereitstellen. Dadurch wird die Erfüllung Ihrer gesetzlichen Berichtspflichten für Quartals- und Jahresberichte praktischer und unkomplizierter.
Letzter Gedanke
Die Automatisierung des Kreditoren-Workflows ist eine bewährte Lösung, um Zeit und Geld zu sparen, Betrug zu verhindern, das Lieferantenmanagement zu verbessern und Audits zu vereinfachen. ProcessMaker bietet eine preisgekrönte low-code BPM-Plattform die Kreditorenbuchhaltungsteams auf der ganzen Welt geholfen hat, ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren und ihre Dokumentationsprozesse zu verändern.
