6 façons de faciliter le processus d'inscription des nouveaux étudiants

L'inscription de nouveaux étudiants est l'un des processus les plus lourds en papier qui existent encore. L'inscription de nouveaux étudiants comporte plusieurs étapes, dont certaines sont faciles à oublier.

Souvent, les personnes responsables de l'inscription des nouveaux étudiants sont des membres du personnel administratif qui sont constamment interrompus par des appels téléphoniques et des visites. Une école peut traiter une douzaine de formulaires pour chaque nouvel élève, et lorsque cela se fait sur papier, cela peut prendre un temps excessif.
Si une famille s'installe dans un district, elle peut être confrontée à la répétition du processus d'inscription dans une école primaire, un collège ou un lycée si ses enfants ont atteint ces âges. Il existe une bien meilleure solution : mettre en ligne l'inscription des nouveaux élèves à l'aide d'un logiciel de flux de travail personnalisé. Voici six façons dont les districts scolaires peuvent améliorer le processus d'inscription en le mettant en ligne.

1. Rendre l'enregistrement électronique et facile

Quiconque a dû inscrire un élève en cours d'année scolaire sait que cela peut être difficile. Non seulement d'innombrables formulaires doivent être remplis à la main, mais vous ne savez pas toujours d'emblée quel type de pièce d'identité est nécessaire, si des relevés de notes d'anciennes écoles sont nécessaires et ce qu'il faut faire si un enfant a droit à des services spéciaux. Lorsque le processus est mis en ligne, les parents peuvent le parcourir méthodiquement, de sorte qu'aucune étape n'est sautée et qu'il n'y a pas de va-et-vient pour recueillir des informations.

2. Émettre des alertes au district lorsque les enfants sont admissibles aux services spéciaux

Dans le cadre du processus d'inscription des nouveaux élèves, les parents peuvent remplir des informations indiquant qu'un enfant peut bénéficier de services d'éducation spéciale ou de repas gratuits ou à prix réduit à l'école, par exemple. Lorsque ces formulaires sont remplis par les parents, le district peut être informé automatiquement de leurs besoins en matière de tenue de dossiers, et les élèves peuvent recevoir ces services beaucoup plus rapidement que si le processus se fait sur papier.

3. Permettre aux parents de mettre à jour les informations médicales des étudiants en ligne en toute sécurité

Lorsque les élèves souffrent d'asthme, d'allergies graves ou d'autres problèmes médicaux, l'infirmière scolaire a besoin de ces informations dans son dossier pour savoir quoi faire en cas d'urgence. Grâce à un nouveau portail sécurisé d'inscription des élèves, les parents peuvent remplir rapidement les informations relatives aux problèmes médicaux de leurs enfants et s'assurer qu'elles parviennent immédiatement à l'infirmière scolaire. Si des médicaments doivent être administrés à l'école, des dispositions peuvent être prises en ligne au même moment.

4. Saisir automatiquement les données démographiques des étudiants

Lorsque les systèmes scolaires collectent des informations sur la démographie des élèves et les ajoutent manuellement aux bases de données, le risque d'erreur est grand. Mais lorsque l'inscription d'un nouvel étudiant se fait en ligne, les informations démographiques peuvent être collectées dans le cadre du processus d'inscription et, avec le logiciel de gestion des flux de travail approprié, elles peuvent être automatiquement saisies dans la base de données démographiques appropriée, ce qui permet d'économiser d'innombrables heures de travail et les dépenses associées.

5. Gérer en ligne le stationnement des étudiants pour l'année scolaire

Dans les lycées où certains élèves se rendent en voiture à l'école, la gestion du stationnement peut être délicate. Certaines écoles attribuent des places de parking aux étudiants, ce qui peut être fait en ligne lors de l'inscription des nouveaux étudiants. Si les places de parking sont attribuées par tirage au sort, ce problème peut être résolu en ligne, de sorte que l'étudiant sache précisément où se garer dès le premier jour. La circulation autour de l'école peut ainsi être plus sûre et mieux organisée.

6. Autoriser les demandes de relevés de notes en ligne

Si une école exige des relevés de notes d'écoles antérieures dans le cadre de l'inscription d'un nouvel élève, la mise en place d'un processus en ligne où les parents saisissent les informations sur les écoles antérieures peut accélérer le processus. Avec les coordonnées correctes, la nouvelle école peut demander directement les relevés de notes à l'ancienne école et, dans certains cas, ces relevés peuvent être fournis par voie électronique, ce qui évite d'attendre le courrier. Les demandes de relevés de notes en ligne sont plus faciles pour toutes les parties concernées.

Transformer un cauchemar à forte intensité de papier en un processus simplifié

L'inscription des étudiants implique nécessairement la collecte d'une grande quantité d'informations. Sur le papier, cela peut se traduire par des montagnes de formulaires qui doivent être traités et classés manuellement. Mais avec un logiciel de gestion des flux de travail approprié, comme ProcessMaker, l'inscription des nouveaux étudiants peut se faire en ligne, ce qui réduit considérablement la paperasserie, les frais postaux et le temps passé à collecter manuellement les informations.

ProcessMaker est conçu pour être flexible et utilisable par des non-programmeurs qui veulent simplement créer des flux de travail logiques pour faire les choses plus efficacement. Il est livré avec de nombreux modèles intégrés et est open source, ce qui permet de le personnaliser parfaitement. Pourquoi ne pas tester l'édition Enterprise de ProcessMaker et voir par vous-même ? C'est la première étape pour apprivoiser les processus indisciplinés et réduire la paperasserie et les processus manuels qui y sont associés.