6 maneras de facilitar el proceso de inscripción de nuevos estudiantes
La inscripción de nuevos estudiantes es uno de los procesos más intensivos en papel que aún existen. La inscripción de nuevos estudiantes implica varios pasos, algunos de los cuales son fáciles de olvidar.
A menudo las personas responsables de la inscripción de nuevos estudiantes son personal administrativo que son constantemente interrumpidos por llamadas telefónicas y personas que se presentan. Una escuela puede procesar una docena de formularios para cada nuevo estudiante, y cuando esto se hace en papel, puede tomar una cantidad desmesurada de tiempo.
Si una familia se muda a un distrito, puede que se enfrente a repetir el proceso de inscripción en una escuela primaria, media y secundaria si sus hijos tienen esas edades. Hay una forma mucho mejor: poner en línea la inscripción de nuevos estudiantes usando un software de flujo de trabajo personalizado. Aquí hay 6 maneras en que los distritos escolares pueden mejorar el proceso de inscripción poniéndolo en línea.
1. Hacer que el registro sea electrónico y fácil
Cualquiera que haya tenido que inscribir a un estudiante a mitad del año escolar sabe que puede ser difícil. No sólo hay que rellenar a mano innumerables formularios, sino que no siempre se sabe de antemano qué tipo de identificación se requiere, si se necesitan transcripciones de escuelas antiguas y qué hacer si un niño es elegible para servicios especiales. Cuando el proceso se pone en línea, los padres pueden recorrerlo metódicamente para que no se salte ningún paso y no haya que ir y venir para reunir información.
2. Emitir alertas al distrito cuando los niños son elegibles para servicios especiales
En el proceso de inscripción de nuevos alumnos, los padres pueden rellenar la información que indica que un niño puede ser elegible para recibir servicios de educación especial o para recibir comidas gratuitas o a precio reducido en la escuela, por ejemplo. Cuando los padres rellenan estos formularios, el distrito puede ser notificado automáticamente de sus necesidades de registro, y los estudiantes pueden recibir estos servicios mucho más rápido que si el proceso se hace en papel.
3. Permitir a los padres actualizar la información médica del estudiante de forma segura en línea
Cuando los estudiantes tienen asma, alergias graves u otras condiciones médicas, la enfermera de la escuela necesita esa información en el archivo para saber qué hacer en caso de emergencia. Con un portal seguro de inscripción de nuevos estudiantes, los padres pueden completar la información sobre las condiciones médicas de sus hijos rápidamente y asegurarse de que llegue a la enfermera de la escuela inmediatamente. Si es necesario administrar los medicamentos en la escuela, se puede hacer una provisión en línea al mismo tiempo.
4. Captura automática de datos demográficos de los estudiantes
Cuando los sistemas escolares recogen información sobre la demografía de los estudiantes y la añaden manualmente a las bases de datos, el riesgo de error es grande. Pero cuando la inscripción de nuevos estudiantes se realiza en línea, la información demográfica puede ser recogida como parte del proceso de inscripción, y con el software de flujo de trabajo adecuado, puede ser introducida automáticamente en la base de datos demográfica apropiada, ahorrando incontables horas de tiempo y gastos asociados.
5. Administrar el estacionamiento de los estudiantes para el año escolar en línea
En las escuelas secundarias donde algunos estudiantes conducen hasta la escuela, manejar el estacionamiento puede ser difícil. Algunas escuelas asignan plazas de aparcamiento a los estudiantes, lo que es un proceso que puede hacerse en línea en el proceso de inscripción de nuevos estudiantes. Si las plazas de aparcamiento se asignan por lotería, se puede hacer en línea para que el estudiante sepa exactamente dónde aparcar desde el primer día. Esto puede mantener el tráfico alrededor de la escuela más seguro y organizado.
6. Permitir que las solicitudes de transcripción se hagan en línea
Si una escuela requiere las transcripciones de las escuelas anteriores como parte de la inscripción de nuevos estudiantes, el desarrollo de un proceso en línea donde los padres ingresan la información de las escuelas anteriores puede acelerar el proceso. Con la información de contacto correcta, la nueva escuela puede pedir directamente a la antigua escuela las transcripciones, y en algunos casos, estas transcripciones pueden ser proporcionadas electrónicamente para que no haya que esperar al correo. Las solicitudes de transcripciones en línea son más fáciles para todas las partes interesadas.
Convertir una pesadilla de uso intensivo de papel en un proceso racionalizado
La inscripción de estudiantes implica necesariamente la recolección de grandes cantidades de información. En papel, puede sumar montañas de formularios que deben ser procesados y archivados manualmente. Pero con la solución correcta de software de flujo de trabajo, como ProcessMaker, la inscripción de nuevos estudiantes se puede hacer en línea, reduciendo drásticamente el papeleo, el franqueo y el tiempo dedicado a la recopilación manual de información.
ProcessMaker está diseñado para ser flexible y utilizable por no-programadores que simplemente quieren crear flujos de trabajo lógicos para hacer las cosas más eficientemente. Viene con numerosas plantillas incorporadas y es de código abierto, por lo que se puede personalizar perfectamente. ¿Por qué no probar la Edición Empresarial de ProcessMaker y verlo por usted mismo? Es el primer paso para domar los procesos rebeldes y reducir el papeleo y los procesos manuales asociados a él.
