Die Immatrikulation neuer Studenten ist einer der papierintensivsten Prozesse, die es noch gibt. Die Einschreibung neuer Studenten umfasst mehrere Schritte, von denen einige leicht vergessen werden können.
Oft sind die für die Einschreibung neuer Schüler zuständigen Personen Verwaltungsangestellte, die ständig durch Anrufe und das Erscheinen neuer Schüler unterbrochen werden. Eine Schule kann ein Dutzend Formulare für jeden neuen Schüler bearbeiten, und wenn dies in Papierform geschieht, kann es unendlich viel Zeit in Anspruch nehmen.
Wenn eine Familie in einen Bezirk umzieht, muss sie möglicherweise das Anmeldeverfahren an einer Grund-, Mittel- und Oberschule wiederholen, wenn ihre Kinder diese Altersstufen überbrücken. Es gibt eine viel bessere Lösung: die Online-Anmeldung neuer Schüler mithilfe einer maßgeschneiderten Workflow-Software. Hier sind 6 Möglichkeiten, wie Schulbezirke den Anmeldeprozess verbessern können, indem sie ihn online abwickeln.
1. Registrierung elektronisch und einfach gestalten
Jeder, der schon einmal einen Schüler zu Beginn des Schuljahres anmelden musste, weiß, dass dies eine schwierige Angelegenheit sein kann. Es müssen nicht nur unzählige Formulare von Hand ausgefüllt werden, sondern man weiß auch nicht immer im Voraus, welche Art von Ausweis erforderlich ist, ob Abschriften von früheren Schulen benötigt werden und was zu tun ist, wenn ein Kind Anspruch auf besondere Leistungen hat. Wenn das Verfahren online durchgeführt wird, können die Eltern methodisch vorgehen, so dass keine Schritte übersprungen werden und sie nicht hin- und herfahren müssen, um Informationen zu sammeln.
2. Warnungen an den Distrikt ausgeben, wenn Kinder für besondere Leistungen in Frage kommen
Bei der Einschreibung neuer Schüler können die Eltern Informationen ausfüllen, die darauf hinweisen, dass ihr Kind beispielsweise Anspruch auf sonderpädagogische Leistungen oder auf kostenlose oder preisreduzierte Mahlzeiten in der Schule hat. Wenn diese Formulare von den Eltern ausgefüllt werden, kann der Bezirk automatisch benachrichtigt werden, damit er seine Unterlagen aufbewahren kann, und die Schüler können diese Leistungen viel schneller erhalten, als wenn das Verfahren auf Papier durchgeführt wird.
3. Ermöglichen Sie es den Eltern, die medizinischen Informationen der Schüler sicher online zu aktualisieren
Wenn Schüler Asthma, schwere Allergien oder andere Erkrankungen haben, benötigt die Schulkrankenschwester diese Informationen, um im Notfall handeln zu können. Über ein sicheres Anmeldeportal für neue Schüler können Eltern Informationen über die Krankheiten ihrer Kinder schnell eingeben und sicher sein, dass sie die Schulkrankenschwester sofort erreichen. Wenn Medikamente in der Schule verabreicht werden müssen, kann dies gleichzeitig online geregelt werden.
4. Automatische Erfassung der demografischen Daten von Schülern
Wenn Schulsysteme Informationen über demografische Daten von Schülern sammeln und diese manuell in Datenbanken eingeben, ist die Gefahr von Fehlern groß. Wenn jedoch die Einschreibung neuer Schüler online erfolgt, können demografische Informationen als Teil des Einschreibungsprozesses erfasst und mit der richtigen Workflow-Software automatisch in die entsprechende demografische Datenbank eingegeben werden, was unzählige Stunden Zeit und damit verbundene Kosten spart.
5. Verwalten Sie die Schülerparkplätze für das Schuljahr online
An High Schools, an denen einige Schüler mit dem Auto zur Schule fahren, kann die Parkplatzsuche schwierig sein. Einige Schulen weisen den Schülern Parkplätze zu. Dieser Vorgang kann online bei der Einschreibung neuer Schüler erledigt werden. Wenn die Parkplätze per Losverfahren zugewiesen werden, kann dies auch online erfolgen, so dass die Schüler vom ersten Tag an genau wissen, wo sie parken müssen. Dies kann den Verkehr rund um die Schule sicherer und geordneter machen.
6. Online-Anträge auf Abschriften zulassen
Wenn eine Schule für die Anmeldung eines neuen Schülers Abschriften von früheren Schulen verlangt, kann die Entwicklung eines Online-Verfahrens, bei dem die Eltern die Daten der früheren Schule eingeben, den Prozess beschleunigen. Mit den korrekten Kontaktinformationen kann die neue Schule die alte Schule direkt um Zeugnisse bitten, und in einigen Fällen können diese Zeugnisse auch elektronisch übermittelt werden, so dass man nicht auf die Post warten muss. Die Online-Anforderung von Zeugnissen ist für alle Beteiligten einfacher.
Verwandeln Sie einen papierintensiven Albtraum in einen rationalisierten Prozess
Bei der Immatrikulation von Studenten werden zwangsläufig große Mengen an Informationen erfasst. Auf Papier kann das zu Bergen von Formularen führen, die manuell bearbeitet und abgeheftet werden müssen. Mit der richtigen Workflow-Softwarelösung wie ProcessMaker kann die Immatrikulation neuer Studenten jedoch online erfolgen, wodurch Papierkram, Portokosten und Zeitaufwand für die manuelle Erfassung von Informationen drastisch reduziert werden.
ProcessMaker ist so konzipiert, dass es flexibel ist und auch von Nicht-Programmierern verwendet werden kann, die einfach nur logische Arbeitsabläufe erstellen wollen, um Dinge effizienter zu erledigen. Es verfügt über zahlreiche integrierte Vorlagen und ist Open Source, so dass es perfekt angepasst werden kann. Testen Sie doch einfach die Enterprise Edition von ProcessMaker und überzeugen Sie sich selbst. Es ist der erste Schritt, um widerspenstige Prozesse zu bändigen und den Papierkram und die damit verbundenen manuellen Prozesse zu reduzieren.
