6 Avantages d'un flux de demandes simplifié

Ketty Colom 27 mars 2016 Flux de travail

processus bancaire - flux de travail
Le papier a peut-être déjà été nécessaire pour les flux de travail, mais plus maintenant.

Pensez à la fréquence à laquelle vos employés utilisent un flux de demandes au cours d'une journée ordinaire. Ils peuvent avoir des difficultés à se connecter à leur poste de travail et demandent donc une aide informatique. Dans le couloir, la lumière au-dessus du bureau de quelqu'un peut avoir grillé, alors ils font une demande de réparation auprès des services du bâtiment. Au service des ressources humaines, un nouvel employé entre en fonction aujourd'hui. Le responsable demande alors que les clés du bureau lui soient remises.

Les flux de demandes sont au cœur d'innombrables processus de travail, et plus ils sont efficaces et précis, plus les employés peuvent être efficaces et précis. La rationalisation des flux de demandes peut constituer un investissement dont le retour sur investissement est rapide et impressionnant. Voici les six avantages d'un flux de demandes rationalisé.
1. Moins de papier
Rares sont les demandes qui ne peuvent pas être traitées sans papier. Le papier a peut-être été nécessaire pour rationaliser les flux de travail à un moment donné, mais nous disposons aujourd'hui de bien meilleures options. Les formulaires papier prennent de la place, peuvent être perdus ou endommagés, voire illisibles, et doivent être acheminés à la main tout au long de la chaîne de commandement. Les formulaires électroniques liés aux flux de travail ne nécessitent cependant pas de classeurs, ne se perdent pas et sont toujours lisibles. De plus, ils peuvent être acheminés rapidement et en toute sécurité à tous ceux dont la contribution est nécessaire.
2. Un suivi plus facile
Les anciens et lourds flux de travail étaient difficiles à suivre. Vous avez laissé le formulaire dans la boîte de réception de la bonne personne, mais celle-ci l'a-t-elle vu et a-t-elle agi en conséquence ? Plus généralement, combien de fois ce flux de travail manuel et papier a-t-il été utilisé le trimestre dernier ? L'année dernière ? À moins que quelqu'un ne s'occupe manuellement du suivi, il est difficile de le savoir. Les flux de travail électroniques permettent une transparence à chaque étape. Celui qui a lancé la demande peut suivre son évolution à tout moment, et celui qui est responsable du flux de travail peut automatiquement collecter des statistiques telles que le nombre de demandes, le nombre de demandes approuvées et les sommes dépensées pour y répondre.
3. Amélioration des prévisions budgétaires

Si trente demandes informatiques ont été faites pour se plaindre du mauvais fonctionnement d'une imprimante, il est peut-être temps de prévoir un budget pour une meilleure imprimante. Si le parc de transport connaît des listes d'attente pour les véhicules, peut-être que l'achat ou la location de plus de véhicules est une mesure intelligente pour le prochain exercice financier. Lorsque les flux de demandes sont électroniques et faciles à suivre, vous pouvez voir quelles sont les ressources les plus demandées et comment les fonds de votre budget peuvent être dépensés le plus judicieusement possible. Bien que cela puisse être fait avec des flux manuels, c'est beaucoup plus lent et sujet à des erreurs. Les flux de demandes électroniques peuvent effectuer une grande partie du travail statistique à votre place

Le suivi des flux de travail vous aide à savoir où doit aller votre argent.

4. Précision accrue de l'embauche
L'année dernière, vous avez développé le service de comptabilité, et cette année, le service informatique est à bout de souffle, s'assurant que tous ces nouveaux comptables ont du matériel et des logiciels en état de marche. Les données fournies par l'historique des flux de demandes peuvent indiquer clairement sur quoi doivent porter vos efforts de recrutement. Si vous prévoyez de distribuer des tablettes à tous les ingénieurs pour qu'ils les utilisent sur le terrain, vous pouvez conclure que l'embauche d'un expert informatique ayant de l'expérience dans la gestion des appareils mobiles est la meilleure utilisation de vos ressources et améliorera le retour sur investissement des appareils mobiles.
5. Moins de duplication des efforts
Souvent, lorsqu'un processus de demande papier est lancé et que quelque chose ne va pas, il n'y a pas d'autre choix que de recommencer à zéro. Si plus d'une personne dans un workflow a le pouvoir d'approuver ou de refuser une demande, que se passe-t-il lorsque plusieurs personnes prennent des décisions qui entrent en conflit ? Dans de tels cas, il en résulte une duplication inutile des efforts, ce qui allonge les flux de travail et, au bout du compte, coûte plus d'argent à l'entreprise en termes de temps et de ressources. La seule réduction de la duplication des efforts peut être une raison suffisante pour investir dans des flux de demandes électroniques rationalisés.
6. Économies monétaires
Lorsque vous n'avez pas besoin de papier pour les flux de travail, les dépenses en papier et en fournitures d'impression diminuent rapidement. Lorsqu'un flux de travail qui prenait auparavant une semaine prend maintenant une journée, l'efficacité augmente considérablement. Le résultat final est que le coût de l'activité diminue parce que vous pouvez faire les choses plus rapidement et avec plus de précision et de transparence. En rationalisant un seul flux de demandes dans chaque service, les économies peuvent s'accumuler de manière impressionnante sur une année.

Un logiciel de flux de travail flexible vous permet de rationaliser d'innombrables processus de demande
Vous n'avez pas besoin d'acheter des solutions de gestion des demandes distinctes pour l'informatique, les ressources humaines, le transport, l'entretien des bâtiments et d'autres processus si vous disposez d'un logiciel puissant comme ProcessMaker. Avec ProcessMaker, le personnel non technique peut créer des flux de travail électroniques simples, précis et adaptés à ses besoins. Et vous pouvez essayer gratuitement l'édition ProcessMaker Enterprise ou télécharger gratuitement l'édition communautaire de ProcessMaker. Des flux de demandes rationalisés sont à votre portée, dès maintenant.

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