6 Beneficios de un flujo de trabajo de solicitud simplificado
Piense en la frecuencia con la que sus empleados utilizan un flujo de trabajo de solicitudes en un día normal. Pueden tener problemas para acceder a su estación de trabajo, por lo que solicitan ayuda de TI. Al final del pasillo, la luz del cubículo de alguien puede haberse quemado, por lo que solicitan a los servicios del edificio que lo arreglen. En Recursos Humanos, un nuevo empleado empieza hoy, así que el gerente pide que se le entreguen las llaves de la oficina.
Los flujos de trabajo de las solicitudes son fundamentales para innumerables procesos de trabajo, y cuanto más eficientes y precisos sean, más eficientes y precisos pueden ser los empleados. La racionalización de los flujos de trabajo de las solicitudes puede ser una inversión con un rápido e impresionante retorno de la inversión. A continuación se presentan 6 beneficios de un flujo de trabajo de solicitudes racionalizado.
1. 1. Menos papel
Raro es el flujo de solicitudes que no se puede hacer sin papel. El papel puede haber sido necesario para agilizar los flujos de trabajo en un momento dado, pero ahora tenemos opciones mucho mejores. Los formularios en papel ocupan espacio, pueden perderse o dañarse, pueden ser ilegibles, y deben ser enviados a mano a través de la cadena de mando. Los formularios electrónicos enlazados en los flujos de trabajo, sin embargo, no requieren de archivadores, no se perderán, y son siempre legibles. Además, pueden ser enviados de forma rápida y segura a todo aquel cuya aportación sea necesaria.
2. 2. Seguimiento más fácil
Los viejos y engorrosos flujos de trabajo eran difíciles de rastrear. Dejaste el formulario en la bandeja de entrada de la persona correcta, pero ¿lo vieron y actuaron en consecuencia? En términos más generales, ¿cuántas veces se usó ese flujo de trabajo manual y en papel el último trimestre? ¿El año pasado? A menos que alguien esté llevando la cuenta manualmente, es difícil saberlo. Los flujos de trabajo electrónicos permiten la transparencia en cada paso. Quienquiera que haya iniciado la solicitud puede seguir su progreso en cualquier momento, y quienquiera que esté a cargo del flujo de trabajo puede recopilar automáticamente estadísticas como el número de solicitudes, el número de solicitudes aprobadas y cuánto dinero se gastó para cumplirlas.
3. Mejor previsión de presupuestos
Si se hicieron treinta solicitudes de IT para quejarse de una impresora defectuosa, tal vez sea hora de presupuestar una mejor. Si el grupo de transporte está experimentando listas de espera para los vehículos, quizás comprar o alquilar más vehículos sea un paso inteligente para el próximo año fiscal. Cuando los flujos de trabajo de las solicitudes son electrónicos y fáciles de rastrear, puede ver qué recursos están más solicitados y cómo se pueden gastar los dólares de su presupuesto de la manera más sensata. Mientras que esto se podía hacer con flujos de trabajo manuales, era mucho más lento y propenso a errores. Los flujos de trabajo de solicitud electrónica pueden hacer mucho del trabajo estadístico por usted
4. Mayor precisión en la contratación
El año pasado amplió el departamento de contabilidad, y este año el departamento de TI está muy ocupado asegurándose de que todos esos nuevos contables tengan el hardware y el software en funcionamiento. Los datos proporcionados por los historiales de flujo de trabajo de las solicitudes pueden dejar claro dónde deben centrarse sus esfuerzos de contratación. Si planea emitir tabletas a todos los ingenieros para que las utilicen en el campo, puede llegar a la conclusión de que contratar a un experto en TI con experiencia en la gestión de dispositivos móviles es el mejor uso de sus recursos y mejorará el retorno de la inversión en los dispositivos móviles.
5. Menos duplicación de esfuerzos
A menudo, si se inicia un flujo de trabajo de solicitud de papel y algo sale mal, no hay más remedio que empezar de nuevo. Si más de una persona en un flujo de trabajo tiene la autoridad para aprobar o denegar una solicitud, ¿qué sucede cuando varias personas toman decisiones que entran en conflicto? En casos como éste, se produce una duplicación inútil de esfuerzos, lo que hace que los flujos de trabajo lleven más tiempo y, en última instancia, cueste más dinero a la empresa en términos de tiempo y recursos. La reducción de la duplicación de esfuerzos por sí sola puede ser una razón suficiente para invertir en flujos de trabajo electrónicos de solicitud racionalizados.
6. Ahorro monetario
Cuando no se necesita papel para los flujos de trabajo, los gastos en papel y suministros de impresión caen precipitadamente. Cuando un flujo de trabajo que solía tomar una semana ahora toma un día, la eficiencia salta significativamente. El resultado final es que el costo de hacer negocios baja porque eres capaz de hacer las cosas más rápido y con mayor precisión y transparencia. Agilice el flujo de trabajo de una sola solicitud en cada departamento, y el ahorro puede sumarse de manera impresionante en el transcurso de un año.
El software de flujo de trabajo flexible le permite agilizar innumerables procesos de solicitud
No tiene que comprar soluciones de flujo de trabajo de solicitud separada para TI, RRHH, transporte, mantenimiento de edificios y otros procesos si tiene un software potente como ProcessMaker. Con ProcessMaker, el personal no técnico puede crear flujos de trabajo electrónicos sencillos y precisos que se adapten a sus necesidades exactas. Y usted puede pruebe gratis el ProcessMaker Enterprise Edition o descargar la edición comunitaria de ProcessMaker de forma gratuita. Los flujos de trabajo de solicitud racionalizados están a su alcance, empezando ahora mismo.
