Überlegen Sie, wie oft Ihre Mitarbeiter an einem gewöhnlichen Tag einen Anfrage-Workflow verwenden. Sie haben vielleicht Probleme, sich an ihrem Arbeitsplatz anzumelden, und bitten daher um IT-Hilfe. Am Ende des Flurs ist vielleicht das Licht über dem Arbeitsplatz eines Mitarbeiters durchgebrannt, so dass er eine Anfrage an die Haustechnik stellt, um es reparieren zu lassen. Drüben in der Personalabteilung fängt heute ein neuer Mitarbeiter an, also stellt der Manager einen Antrag auf die Ausgabe von Büroschlüsseln.
Anfrage-Workflows sind für unzählige Arbeitsabläufe von zentraler Bedeutung, und je effizienter und genauer sie sind, desto effizienter und genauer können die Mitarbeiter arbeiten. Die Rationalisierung von Antrags-Workflows kann eine Investition sein, die sich schnell und eindrucksvoll auszahlt. Hier sind 6 Vorteile eines optimierten Anfrageworkflows.
1. Weniger Papier
Es gibt kaum einen Arbeitsablauf, der nicht papierlos gestaltet werden kann. Früher mag Papier für die Rationalisierung von Arbeitsabläufen notwendig gewesen sein, aber heute haben wir viel bessere Möglichkeiten. Papierformulare nehmen Platz weg, können verloren gehen oder beschädigt werden, sind möglicherweise unleserlich und müssen von Hand durch die Befehlskette geleitet werden. Elektronische Formulare hingegen, die in Arbeitsabläufe eingebunden sind, benötigen keine Aktenschränke, gehen nicht verloren und sind immer lesbar. Außerdem können sie schnell und sicher an alle weitergeleitet werden, deren Eingaben erforderlich sind.
2. Leichtere Nachverfolgung
Alte, umständliche Arbeitsabläufe waren schwer zu verfolgen. Sie haben das Formular im Posteingang der richtigen Person hinterlassen, aber hat diese es auch gesehen und darauf reagiert? Wie oft wurde dieser manuelle, papierbasierte Workflow im letzten Quartal verwendet? Im letzten Jahr? Wenn nicht jemand manuell darüber Buch führt, ist es schwer zu wissen. Elektronische Arbeitsabläufe ermöglichen Transparenz bei jedem Schritt. Derjenige, der den Antrag gestellt hat, kann den Fortschritt jederzeit verfolgen, und derjenige, der für den Arbeitsablauf zuständig ist, kann automatisch Statistiken über die Anzahl der Anträge, die Anzahl der genehmigten Anträge und die Höhe der Ausgaben für die Bearbeitung der Anträge erstellen.
3. Bessere Budgetprognose
Wenn dreißig IT-Anträge gestellt wurden, um sich über einen nicht funktionierenden Drucker zu beschweren, ist es vielleicht an der Zeit, einen besseren Drucker zu budgetieren. Wenn es im Fuhrpark Wartelisten für Fahrzeuge gibt, ist vielleicht der Kauf oder das Leasing weiterer Fahrzeuge ein kluger Schritt für das nächste Haushaltsjahr. Wenn die Anforderungsabläufe elektronisch und leicht nachvollziehbar sind, können Sie sehen, welche Ressourcen am meisten nachgefragt werden und wie Ihre Haushaltsmittel am sinnvollsten eingesetzt werden können. Dies war zwar auch mit manuellen Workflows möglich, aber viel langsamer und fehleranfälliger. Elektronische Anforderungs-Workflows können einen Großteil der statistischen Arbeit für Sie erledigen
4. Höhere Genauigkeit bei der Einstellung
Letztes Jahr haben Sie die Buchhaltungsabteilung vergrößert, und dieses Jahr ist die IT-Abteilung damit überfordert, dafür zu sorgen, dass all die neuen Buchhalter über eine funktionierende Hardware und Software verfügen. Anhand der Daten aus den Arbeitsablaufprotokollen wird deutlich, worauf sich Ihre Einstellungsbemühungen konzentrieren sollten. Wenn Sie planen, allen Ingenieuren Tablets für den Einsatz im Außendienst zur Verfügung zu stellen, könnten Sie zu dem Schluss kommen, dass die Einstellung eines IT-Experten mit Erfahrung in der Verwaltung mobiler Geräte die beste Nutzung Ihrer Ressourcen ist und den ROI für mobile Geräte verbessern wird.
5. Weniger doppelter Arbeitsaufwand
Wenn ein Arbeitsablauf für eine Papieranfrage eingeleitet wird und etwas schief geht, bleibt oft keine andere Wahl, als von vorne zu beginnen. Wenn mehr als eine Person in einem Workflow die Befugnis hat, eine Anfrage zu genehmigen oder abzulehnen, was passiert dann, wenn mehrere Personen Entscheidungen treffen, die sich widersprechen? In solchen Fällen kommt es zu unnötiger Doppelarbeit, die die Arbeitsabläufe verlängert und das Unternehmen letztlich mehr Geld in Form von Zeit und Ressourcen kostet. Allein die Verringerung des doppelten Aufwands kann ein guter Grund sein, in elektronische, rationalisierte Antrags-Workflows zu investieren.
6. Monetäre Einsparungen
Wenn Sie für Arbeitsabläufe kein Papier mehr benötigen, sinken die Ausgaben für Papier und Druckerzubehör drastisch. Wenn ein Arbeitsablauf, der früher eine Woche dauerte, jetzt nur noch einen Tag in Anspruch nimmt, steigt die Effizienz erheblich. Unterm Strich sinken die Geschäftskosten, weil Sie Dinge schneller, genauer und transparenter erledigen können. Wenn Sie in jeder Abteilung nur einen Arbeitsablauf für eine Anfrage rationalisieren, können sich die Einsparungen im Laufe eines Jahres beeindruckend summieren.
Mit flexibler Workflow-Software können Sie unzählige Antragsprozesse rationalisieren
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