Pensez à tout ce que vous faites au cours de votre semaine de travail. Alors que vous travaillez sur des projets et des initiatives de grande envergure, vous effectuez probablement de nombreuses petites tâches administratives qui peuvent occuper une grande partie de votre journée. Imaginez que vous réduisiez le nombre de ces tâches tout en les accomplissant efficacement. Vous avez désormais plus de temps pour vous concentrer sur vos priorités, tandis que quelqu'un, ou plutôt quelque chose d'autre, s'occupe du reste et élimine les goulets d'étranglement. Qu'en pensez-vous ?
McKinsey estime que 45 % des activités pour lesquelles les individus sont payés peuvent être automatisées. Rien qu'aux États-Unis, ces activités représentent quelque 2 000 milliards de dollars de salaires annuels. Un système de bureautique joue un rôle important en aidant les organisations à éliminer les tâches manuelles répétitives et chronophages. L'automatisation des tâches manuelles réduit les erreurs tout en faisant gagner du temps aux employés et en prévenant l'épuisement professionnel. La bureautique permet d'améliorer l'accès aux données, d'accélérer les processus et de réduire le risque d'erreurs manuelles, soulignant son évolution d'outils de base à des technologies sophistiquées.
La plupart des technologies bureautiques entrent dans les catégories suivantes :
- Publication électronique
- Outils de communication et de collaboration électroniques
- Traitement d'images et stockage de documents
- Gestion de bureau
Mais ralentissons un peu et analysons ce que tout cela signifie.
Qu'est-ce que la bureautique ?
La bureautique fait référence à l'utilisation de logiciels en tant que service (SaaS) pour automatiser et rationaliser un ensemble de tâches et de processus administratifs dans un bureau ou sur un lieu de travail. En fin de compte, la bureautique vous permet d'améliorer l'efficacité, la productivité et, plus important encore, la précision des tâches de bureau routinières en utilisant des systèmes informatiques avancés pour collecter, stocker et gérer les données sans intervention humaine.
Cette forme d'automatisation peut orchestrer un large éventail d'activités, notamment le traitement de texte, la saisie de données, la gestion de documents, les systèmes de communication, la gestion des horaires et des calendriers, le suivi des tâches, la gestion des stocks, les fonctions comptables et financières et la gestion de la relation client (CRM).
Différence entre la bureautique et l'automatisation des processus métier (BPA) pour les tâches répétitives
L'automatisation des flux de travail et l'automatisation des processus métier (BPA) sont toutes deux étroitement liées à la bureautique. Les principales différences entre ces solutions sont principalement l'évolutivité. La bureautique peut être utilisée dans un département pour des tâches administratives, tandis que l'automatisation des flux de travail et l'automatisation des processus métier sont utilisées pour des processus métier plus importants et plus complexes, couvrant plusieurs départements et impliquant de multiples étapes et parties prenantes. En outre, l'APB implique souvent l'utilisation d'outils d'automatisation des flux de travail, d'automatisation des processus robotisés (RPA), de traitement intelligent des documents (IDP) et d'autres technologies avancées pour automatiser et orchestrer les processus entre les différents systèmes et départements.
Si vous travaillez dans un bureau qui n'a pas besoin de processus complexes, la bureautique est une solution formidable qui réduit le besoin d'intervention humaine. Mais si vous travaillez dans une entreprise et que vous cherchez à exploiter le flux de travail à plus grande échelle, l'APB est une option de choix pour transformer votre entreprise.
Types de bureautique
1. Publication électronique
La publication électronique est l'une des formes les plus répandues de la bureautique, qui a considérablement évolué depuis l'introduction de l'ordinateur de bureau. Cette catégorie comprend des outils bureautiques qui sont devenus des incontournables dans nos vies personnelles et professionnelles, tels que les logiciels de traitement de texte et de publication assistée par ordinateur. Microsoft Word, qui fait partie de la suite de produits Office 365, est la solution la plus utilisée avec environ 60 millions de clients commerciaux Office 365 actifs mensuellement.
D'autres solutions bureautiques telles que les systèmes de gestion de contenu (CMS) sont devenues populaires et permettent aux employés de contribuer facilement au contenu numérique, de le programmer ou de le modifier. Les solutions CMS sont basées sur le cloud. Cela signifie qu'elles peuvent être accessibles de n'importe où par un nombre illimité d'utilisateurs. En outre, les technologies à faible code, telles que la fonctionnalité de glisser-déposer, permettent aux utilisateurs non techniques de créer et de gérer facilement leur propre contenu web. WordPress est l'un des exemples les plus connus de CMS.
2. Outils de communication et de collaboration électroniques
Un flux continu de communication claire et transparente dans l'ensemble d'une organisation améliore la productivité du front-office et du back-office. La communication est devenue plus difficile que jamais lorsque les organisations ont été contraintes de passer à des modèles de travail à distance au début de l'année dernière. En automatisant les processus de communication, les équipes peuvent gérer facilement les communications répétitives, ce qui libère du temps pour des tâches plus essentielles et favorise une communication plus claire et plus transparente dans l'ensemble de l'organisation. Selon un sondage Gallop, quelque 70 % des travailleurs américains ont déclaré qu'ils travaillaient "toujours" ou "parfois" à distance en avril 2020. 56 % des travailleurs ont déclaré la même chose près d'un an après le début de la pandémie.
Aujourd'hui, en 2023, le travail à distance est devenu la norme, ce qui est bien sûr une raison d'envisager de nouvelles ressources et de nouveaux modes de gestion de votre bureau, notamment en ce qui concerne la communication. C'est pourquoi de nombreuses organisations se tournent de plus en plus vers des solutions bureautiques qui rationalisent la communication. Parmi les exemples les plus courants, citons les solutions de vidéoconférence telles que Zoom ou Microsoft Teams, ou encore les plateformes de collaboration comme Slack. Mais en plus de ces outils bureautiques, les outils de développement low-code tels que les logiciels de gestion des processus métier (BPM) aideront les organisations à améliorer leurs flux de travail.
Par exemple, une organisation peut éliminer les goulets d'étranglement en automatisant les processus d'approbation. Plutôt que de courir après les superviseurs pour obtenir une signature par courriel ou par téléphone, les employés peuvent simplement soumettre une demande depuis leur domicile ou leur bureau. La partie désignée reçoit une notification électronique et le demandeur peut facilement suivre l'état d'avancement de la demande sans avoir besoin d'effectuer un suivi constant. En fait, l'époque où l'on attendait des jours entiers pour obtenir des approbations est révolue.
3. Traitement d'images et stockage de documents
Les solutions de traitement d'images et de stockage de documents comprennent des technologies telles que les systèmes de gestion des flux de documents et les outils d'imagerie tels que les scanners et les cartes d'acquisition vidéo. Ces systèmes s'intègrent parfaitement aux outils existants sur le lieu de travail, améliorant la productivité et l'efficacité sans perturber les opérations en cours. Les organisations qui continuent de s'appuyer sur des processus papier ou non standardisés sont confrontées à des coûts excessifs, des pertes de productivité, des erreurs coûteuses et des problèmes de conformité.
Un système de gestion des flux de documents facilite le stockage, la recherche et la récupération des documents. Mais plus encore, il renforce la conformité en conservant une piste d'audit et en éliminant les tâches de saisie manuelle des données grâce à des fonctions telles que la reconnaissance optique des caractères (OCR) et la reconnaissance intelligente des caractères (ICR).
4. Gestion de bureau et automatisation du flux de travail
Cette catégorie comprend les technologies de bureautique telles que les solutions de planification et de gestion des tâches. Grâce aux logiciels de bureautique, les entreprises peuvent améliorer l'efficacité de leurs activités en attribuant et en contrôlant facilement les tâches, ainsi qu'en collectant et en analysant les données relatives aux performances. Les solutions BPM poussent la bureautique encore plus loin en permettant aux entreprises de mettre en œuvre des améliorations au niveau des processus.
À vous de choisir
Il existe plusieurs plateformes que vous pouvez utiliser pour la bureautique. ProcessMaker offre une solution d'automatisation des processus d'affaires (BPA) qui aide les organisations à mettre en œuvre et à gérer l'automatisation de l'arrière-boutique. Des fonctionnalités telles que la création de formulaires par glisser-déposer permettent aux utilisateurs professionnels de créer facilement des formulaires qui saisissent électroniquement des données, ainsi que des processus d'approbation. Des tableaux de bord conviviaux permettent également aux parties prenantes d'accéder facilement aux données de performance, ce qui leur permet de surveiller et d'améliorer continuellement leurs processus. Discutez avec l'un de nos experts pour en savoir plus.
