4 types de bureautique

Pensez à tout ce que vous faites au cours de votre semaine de travail. Alors que vous travaillez sur des projets et des initiatives de grande envergure, vous effectuez probablement de nombreuses petites tâches administratives qui peuvent occuper une grande partie de votre journée. Imaginez que vous réduisiez le nombre de ces tâches tout en les accomplissant efficacement. Vous avez désormais plus de temps pour vous concentrer sur vos priorités, tandis que quelqu'un, ou plutôt quelque chose d'autre, s'occupe du reste et élimine les goulets d'étranglement. Qu'en pensez-vous ?

McKinsey estime que jusqu'à 45 % des activités pour lesquelles les individus sont payés peuvent être automatisées. Rien qu'aux États-Unis, ces activités représentent quelque 2 000 milliards de dollars en salaires annuels. Un site bureautique joue un rôle important en aidant les organisations à éliminer les tâches fastidieuses et répétitives afin de réduire les coûts d'exploitation et d'améliorer la productivité des employés.

La plupart des technologies bureautiques entrent dans les catégories suivantes :

• Publication électronique
• Outils de communication et de collaboration électroniques
• Traitement d'images et stockage de documents
• Gestion de bureau

Mais ralentissons un peu et analysons ce que tout cela signifie.

Qu'est-ce que la bureautique ?

La bureautique fait référence à l'utilisation de logiciels en tant que service (SaaS) pour automatiser et rationaliser un certain nombre de tâches et de processus administratifs dans un bureau ou sur un lieu de travail. En fin de compte, la bureautique vous permet d'améliorer l'efficacité, la productivité et, plus important encore, la précision des tâches de bureau courantes.

Cette forme d'automatisation peut orchestrer un large éventail d'activités, notamment le traitement de texte, la saisie de données, la gestion de documents, les systèmes de communication, la gestion des horaires et des calendriers, le suivi des tâches, la gestion des stocks, les fonctions comptables et financières et la gestion de la relation client (CRM).

Différence entre la bureautique et l'automatisation des processus d'affaires (BPA)

L'automatisation des flux de travail et l'automatisation des processus métier (BPA) sont toutes deux étroitement liées à la bureautique. Les principales différences entre ces solutions sont principalement l'évolutivité. La bureautique peut être utilisée dans un département pour des tâches administratives, tandis que l'automatisation des flux de travail et l'automatisation des processus métier sont utilisées pour des processus métier plus importants et plus complexes, couvrant plusieurs départements et impliquant de multiples étapes et parties prenantes. En outre, l'APB implique souvent l'utilisation d'outils d'automatisation des flux de travail, d'automatisation des processus robotisés (RPA), de traitement intelligent des documents (IDP) et d'autres technologies avancées pour automatiser et orchestrer les processus entre les différents systèmes et départements.

Si vous travaillez dans un bureau qui n'a pas besoin de processus complexes, la bureautique est une excellente solution. Mais si vous travaillez pour une entreprise et que vous cherchez à exploiter le flux de travail à plus grande échelle, l'APB est une option de choix pour transformer votre entreprise.

Types de bureautique

Publication électronique

La publication électronique est l'une des formes les plus répandues de la bureautique. Cette catégorie comprend des outils bureautiques qui sont devenus des incontournables dans nos vies personnelles et professionnelles, comme les logiciels de traitement de texte et de publication assistée par ordinateur. Microsoft Word, qui fait partie de la suite de produits Office 365, est la solution la plus utilisée, avec environ 60 millions de clients commerciaux actifs mensuels d'Office 365.

D'autres solutions bureautiques telles que les systèmes de gestion de contenu (CMS) sont devenues populaires et permettent aux employés de contribuer facilement au contenu numérique, de le programmer ou de le modifier. Les solutions CMS sont basées sur le cloud. Cela signifie qu'elles peuvent être accessibles de n'importe où par un nombre illimité d'utilisateurs. En outre, les technologies à faible code, telles que la fonctionnalité de glisser-déposer, permettent aux utilisateurs non techniques de créer et de gérer facilement leur propre contenu web. WordPress est l'un des exemples les plus connus de CMS.

Outils de communication et de collaboration électroniques

Un flux continu et constant de communication au sein d'une organisation améliore la productivité tant au niveau du front-office que du back-office. La communication est devenue plus difficile que jamais lorsque les organisations ont été contraintes de passer à des modèles de travail à distance au début de l'année dernière. Selon un sondage Gallopquelque 70 % des travailleurs américains ont déclaré qu'ils travaillaient "toujours" ou "parfois" à distance en avril 2020. 56 % des travailleurs ont déclaré la même chose près d'un an après le début de la pandémie.

Aujourd'hui, en 2023, le travail à distance est devenu la norme, ce qui est bien sûr une raison d'envisager de nouvelles ressources et de nouveaux modes de gestion de votre bureau, en particulier en ce qui concerne la communication. C'est pourquoi de nombreuses organisations se tournent de plus en plus vers des solutions bureautiques qui rationalisent la communication. Parmi les exemples les plus courants, citons les solutions de vidéoconférence telles que Zoom ou Microsoft Teams, ou encore les plateformes de collaboration comme Slack. Mais en plus de ces outils de bureautique, des outils de développement à faible code tels que les logiciels de gestion des processus métier (BPM) sont également disponibles. logiciels de gestion des processus métier (BPM) aideront les organisations à améliorer leurs flux de travail.

Par exemple, une organisation peut éliminer les goulets d'étranglement en automatisant les processus d'approbation. Plutôt que de courir après les superviseurs pour obtenir une signature par courriel ou par téléphone, les employés peuvent simplement soumettre une demande depuis leur domicile ou leur bureau. La partie désignée reçoit une notification électronique et le demandeur peut facilement suivre l'état d'avancement de la demande sans avoir besoin de faire un suivi constant. En fait, l'époque où l'on attendait des jours entiers pour obtenir une approbation est révolue.

Traitement d'images et stockage de documents

Les solutions de traitement d'images et de stockage de documents comprennent des technologies telles que les systèmes de gestion du flux de documents et des outils d'imagerie tels que les scanners et les cartes de capture vidéo. Les organisations qui continuent de s'appuyer sur des processus papier ou non normalisés sont confrontées à des coûts excessifs, à une perte de productivité, à des erreurs coûteuses et à des problèmes de conformité.

Un système de gestion des flux de documents facilite le stockage, la recherche et la récupération des documents. Mais plus encore, il renforce la conformité en conservant une piste d'audit et en éliminant les tâches de saisie manuelle des données grâce à des fonctions telles que la reconnaissance optique des caractères (OCR) et la reconnaissance intelligente des caractères (ICR).

Gestion de bureau

Cette catégorie comprend les technologies bureautiques telles que les solutions de planification et de gestion des tâches. Avec la gestion des tâches, les organisations peuvent facilement assigner et surveiller les tâches, ainsi que collecter et analyser les données de performance. Les solutions BPM poussent la bureautique un peu plus loin en permettant aux organisations de mettre en œuvre au niveau des processus améliorations au niveau des processus.

Il existe plusieurs plateformes que vous pouvez utiliser pour la bureautique. ProcessMaker offre une solution de gestion intelligente des processus d'affaires (iBPMS) à code bas qui aide les organisations à mettre en œuvre et à gérer l'automatisation de l'arrière-boutique. Des fonctionnalités telles que la création de formulaires par glisser-déposer permettent aux utilisateurs professionnels de créer facilement des formulaires qui capturent électroniquement des données, ainsi que des processus d'approbation. Des tableaux de bord conviviaux permettent également aux parties prenantes d'accéder facilement aux données de performance, ce qui leur permet de surveiller et d'améliorer continuellement leurs processus. Mais il se peut qu'une autre plateforme soit plus judicieuse pour votre entreprise. Quoi qu'il en soit, nous voulons vous aider à trouver la solution qui vous convient le mieux. Discutez avec l'un de nos experts pour en savoir plus.