4 tipos de ofimática

Piense en todo lo que hace en su semana laboral. Mientras trabaja en proyectos e iniciativas de gran envergadura, es probable que realice numerosas tareas administrativas de menor envergadura que pueden ocupar un gran porcentaje de su jornada. Imagínese reducir esas tareas sin dejar de realizarlas con eficacia. Ahora tiene más tiempo para centrarse en sus prioridades, mientras que alguien, o mejor dicho, algo más, se encarga del resto y elimina los cuellos de botella. ¿Qué le parece?

McKinsey estima que hasta el 45% de las actividades por las que se paga a los individuos pueden ser automatizadas. Sólo en Estados Unidos, estas actividades suponen unos 2 billones de dólares en salarios anuales. Un sistema de automatización de oficinas juega un papel importante a la hora de ayudar a las organizaciones a eliminar las tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo para reducir los costes operativos y mejorar la productividad de los empleados.

La mayoría de las tecnologías ofimáticas se clasifican en las siguientes categorías:

  • Publicación electrónica
  • Herramientas electrónicas de comunicación y colaboración
  • Tratamiento de imágenes y almacenamiento de documentos
  • Gestión de la oficina

Pero vayamos más despacio y analicemos qué significa todo esto.

¿Qué es la automatización de la oficina?

La ofimática se refiere al uso de software como servicio (SaaS) para automatizar y agilizar un exceso de tareas y procesos administrativos en una oficina o lugar de trabajo. En última instancia, se aprovecha la ofimática para mejorar la eficiencia, la productividad y, lo que es más importante, la precisión de las tareas rutinarias de oficina.

Esta forma de automatización puede orquestar una amplia gama de actividades, como el tratamiento de textos, la introducción de datos, la gestión de documentos, los sistemas de comunicación, la gestión de horarios y calendarios, el seguimiento de tareas, la gestión de inventarios, las funciones de contabilidad y finanzas y la gestión de las relaciones con los clientes (CRM).

Diferencia entre ofimática y automatización de procesos empresariales (BPA)

Tanto la automatización de flujos de trabajo como la automatización de procesos empresariales (BPA ) están estrechamente relacionadas con la ofimática. Las diferencias clave entre estas soluciones son principalmente la escalabilidad. La ofimática puede utilizarse en un departamento para tareas administrativas, mientras que la automatización de flujos de trabajo y la BPA se emplean para procesos empresariales más amplios y complejos, que abarcan varios departamentos e implican múltiples pasos y partes interesadas. Además, la BPA suele implicar el uso de herramientas de automatización de flujos de trabajo, automatización robótica de procesos (RPA), procesamiento inteligente de documentos (IDP) y otras tecnologías avanzadas para automatizar y orquestar procesos en distintos sistemas y departamentos.

Si trabaja en una oficina con menos necesidad de procesos complejos, la ofimática es una solución estupenda. Pero si trabajas para una empresa y quieres aprovechar el flujo de trabajo a mayor escala, BPA es una opción excelente para transformar tu negocio.

Tipos de ofimática

Un gráfico para 4 tipos de ofimática

Publicación electrónica

La edición electrónica es una de las formas de ofimática más utilizadas. Esta categoría incluye herramientas ofimáticas que se han convertido en elementos básicos en nuestra vida personal y profesional, como el procesamiento de textos y el software de autoedición. Microsoft Word, que forma parte de la suite de productos Office 365, es la solución más utilizada, con unos 60 millones de clientes comerciales activos mensuales de Office 365.

Otras soluciones ofimáticas, como los sistemas de gestión de contenidos (CMS), se han hecho populares y permiten a los empleados contribuir, programar o editar fácilmente los contenidos digitales. Las soluciones CMS están basadas en la nube. Esto significa que se puede acceder a ellas desde cualquier lugar y por cualquier número de usuarios. Además, la tecnología de bajo código, como la función de arrastrar y soltar, permite a los usuarios no técnicos crear y gestionar fácilmente sus propios contenidos web. Uno de los ejemplos más conocidos de CMS es WordPress.

Herramientas electrónicas de comunicación y colaboración

Un flujo de comunicación fluido y constante en toda la organización mejora la productividad tanto del front-office como del back-office. La comunicación se hizo más difícil que nunca cuando las organizaciones se vieron obligadas a cambiar a modelos de trabajo a distancia a principios del año pasado. Según una encuesta de Gallopalrededor del 70% de los trabajadores estadounidenses declararon que "siempre" o "a veces" trabajaban a distancia en abril de 2020. El 56% de los trabajadores declaró lo mismo casi un año después del inicio de la pandemia.

Ahora, en 2023, el trabajo a distancia se ha convertido en la norma, lo que es, por supuesto, una razón para considerar nuevos recursos y formas de gestionar su oficina, especialmente cuando se trata de la comunicación. Por eso muchas organizaciones recurren cada vez más a soluciones ofimáticas que agilizan la comunicación. Algunos ejemplos comunes incluyen soluciones de videoconferencia como Zoom o Microsoft Teams o plataformas de colaboración como Slack. Pero además de estas herramientas ofimáticas, las herramientas de desarrollo de bajo código como software de gestión de procesos de negocio (BPM) ayudarán a las organizaciones a mejorar sus flujos de trabajo.

Por ejemplo, una organización puede eliminar los cuellos de botella mediante automatizando los procesos de aprobación. En lugar de buscar la firma de los supervisores por correo electrónico o teléfono, los empleados pueden enviar una solicitud desde casa o la oficina. La parte designada recibe una notificación electrónica, y el solicitante puede seguir fácilmente el estado sin necesidad de hacer un seguimiento constante. Esencialmente, se acabaron los días de esperar días y días para obtener aprobaciones.

Tratamiento de imágenes y almacenamiento de documentos

Las soluciones de procesamiento de imágenes y almacenamiento de documentos incluyen tecnologías como sistemas de gestión del flujo de trabajo documental y herramientas de imagen como escáneres y tarjetas de captura de vídeo. Las organizaciones que siguen confiando en procesos basados en papel o no estandarizados experimentan costes excesivos, pérdida de productividad, errores costosos y problemas de cumplimiento.

Un sistema de gestión del flujo de trabajo documental facilita el almacenamiento, la búsqueda y la recuperación de documentos. Pero, además, impulsa el cumplimiento normativo al mantener un registro de auditoría y elimina las tareas de introducción manual de datos gracias a funciones como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y el reconocimiento inteligente de caracteres (ICR).

Gestión de la oficina

Esta categoría incluye tecnologías de ofimática como las soluciones de programación y gestión de tareas. Con la gestión de tareas, las organizaciones pueden asignar y supervisar fácilmente las tareas, así como recopilar y analizar los datos de rendimiento. Las soluciones BPM llevan la ofimática un paso más allá al permitir a las organizaciones implementar a nivel de procesos a nivel de procesos.

Hay varias plataformas que puede utilizar para la automatización de oficinas. ProcessMaker ofrece una solución de software inteligente de gestión de procesos empresariales (iBPMS) de bajo código líder en el sector que ayuda a las organizaciones a implantar y gestionar la automatización de back-office. Funciones como los creadores de formularios de arrastrar y soltar facilitan a los usuarios empresariales la creación de formularios que capturan datos electrónicamente, así como la creación de procesos de aprobación. Los paneles de control de fácil uso también ofrecen a los interesados un acceso sencillo a los datos de rendimiento, lo que les permite supervisar y mejorar continuamente sus procesos. Pero aún así, puede que otra plataforma tenga más sentido para su empresa. No obstante, queremos ayudarle a encontrar la más adecuada. Chatee con uno de nuestros expertos para obtener más información.

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