Piense en todo lo que hace en su semana laboral. Mientras trabaja en proyectos e iniciativas de gran envergadura, es probable que realice numerosas tareas administrativas de menor envergadura que pueden ocupar un gran porcentaje de su jornada. Imagínese reducir esas tareas sin dejar de realizarlas con eficacia. Ahora tiene más tiempo para centrarse en sus prioridades, mientras que alguien, o mejor dicho, algo más, se encarga del resto y elimina los cuellos de botella. ¿Qué le parece?
McKinsey calcula que hasta el 45% de las actividades por las que se paga a las personas pueden automatizarse. Sólo en Estados Unidos, estas actividades suponen unos 2 billones de dólares en salarios anuales. Un sistema ofimático desempeña un papel importante a la hora de ayudar a las organizaciones a eliminar tareas manuales repetitivas y que consumen mucho tiempo. La automatización de las tareas manuales reduce los errores al tiempo que ahorra tiempo a los empleados y evita su agotamiento. La ofimática ayuda a mejorar el acceso a los datos, acelerar los procesos y reducir el riesgo de errores manuales, lo que pone de relieve su evolución desde herramientas básicas hasta tecnologías sofisticadas.
La mayoría de las tecnologías ofimáticas se clasifican en las siguientes categorías:
- Publicación electrónica
- Herramientas electrónicas de comunicación y colaboración
- Tratamiento de imágenes y almacenamiento de documentos
- Gestión de la oficina
Pero vayamos más despacio y analicemos qué significa todo esto.
¿Qué es la automatización de la oficina?
La ofimática se refiere al uso de software como servicio (SaaS) para automatizar y agilizar un exceso de tareas y procesos administrativos en una oficina o lugar de trabajo. En última instancia, se aprovecha la ofimática para mejorar la eficiencia, la productividad y, lo que es más importante, la precisión de las tareas rutinarias de oficina mediante el uso de sistemas informáticos avanzados para recopilar, almacenar y gestionar datos sin intervención humana.
Esta forma de automatización puede orquestar una amplia gama de actividades, como el tratamiento de textos, la introducción de datos, la gestión de documentos, los sistemas de comunicación, la gestión de horarios y calendarios, el seguimiento de tareas, la gestión de inventarios, las funciones de contabilidad y finanzas y la gestión de las relaciones con los clientes (CRM).
Diferencia entre ofimática y automatización de procesos empresariales (BPA) para tareas repetitivas
Tanto la automatización de flujos de trabajo como la automatización de procesos empresariales (BPA ) están estrechamente relacionadas con la ofimática. Las diferencias clave entre estas soluciones son principalmente la escalabilidad. La ofimática puede utilizarse en un departamento para tareas administrativas, mientras que la automatización de flujos de trabajo y la BPA se emplean para procesos empresariales más amplios y complejos, que abarcan varios departamentos e implican múltiples pasos y partes interesadas. Además, la BPA suele implicar el uso de herramientas de automatización de flujos de trabajo, automatización robótica de procesos (RPA), procesamiento inteligente de documentos (IDP) y otras tecnologías avanzadas para automatizar y orquestar procesos en distintos sistemas y departamentos.
Si trabaja en una oficina con menos necesidad de procesos complejos, la ofimática es una solución estupenda que reduce la necesidad de intervención humana. Pero si trabajas para una empresa y quieres aprovechar el flujo de trabajo a mayor escala, BPA es una opción excelente para transformar tu negocio.
Tipos de ofimática
1. Publicación electrónica
La edición electrónica es una de las formas más utilizadas de ofimática, que ha evolucionado considerablemente desde la introducción del ordenador de sobremesa. Esta categoría incluye herramientas ofimáticas que se han convertido en elementos básicos de nuestra vida personal y profesional, como el software de procesamiento de textos y autoedición. Microsoft Word, que forma parte del paquete de productos Office 365, es la solución más utilizada, con una cifra estimada de 60 millones de clientes comerciales activos mensuales de Office 365.
Otras soluciones ofimáticas, como los sistemas de gestión de contenidos (CMS), se han hecho populares y permiten a los empleados contribuir, programar o editar fácilmente los contenidos digitales. Las soluciones CMS están basadas en la nube. Esto significa que se puede acceder a ellas desde cualquier lugar y por cualquier número de usuarios. Además, la tecnología de bajo código, como la función de arrastrar y soltar, permite a los usuarios no técnicos crear y gestionar fácilmente sus propios contenidos web. Uno de los ejemplos más conocidos de CMS es WordPress.
2. Herramientas electrónicas de comunicación y colaboración
Un flujo fluido y constante de comunicación clara y transparente en toda la organización mejora tanto la productividad de la oficina como la de la administración. La comunicación se volvió más difícil que nunca cuando las organizaciones se vieron obligadas a cambiar a modelos de trabajo a distancia a principios del año pasado. Al automatizar los procesos de comunicación, los equipos pueden gestionar fácilmente la comunicación repetitiva, liberando así tiempo para tareas más esenciales y fomentando una comunicación más clara y transparente en toda la organización. Según una encuesta de Gallop, alrededor del 70% de los trabajadores estadounidenses declararon que "siempre" o "a veces" trabajaban a distancia en abril de 2020. El 56% de los trabajadores declaró lo mismo casi un año después del inicio de la pandemia.
Ahora, en 2023, el trabajo a distancia se ha convertido en la norma, lo que es, por supuesto, una razón para considerar nuevos recursos y formas de gestionar su oficina, especialmente cuando se trata de la comunicación. Por eso muchas organizaciones recurren cada vez más a soluciones ofimáticas que agilizan la comunicación. Algunos ejemplos comunes incluyen soluciones de videoconferencia como Zoom o Microsoft Teams o plataformas de colaboración como Slack. Pero además de estas herramientas de ofimática, las herramientas de desarrollo de bajo código, como el software de gestión de procesos empresariales (BPM ), ayudarán a las organizaciones a mejorar sus flujos de trabajo.
Por ejemplo, una organización puede eliminar los cuellos de botella automatizando los procesos de aprobación. En lugar de buscar la firma de los supervisores por correo electrónico o teléfono, los empleados pueden enviar una solicitud desde casa o la oficina. La parte designada recibe una notificación electrónica, y el solicitante puede seguir fácilmente el estado sin necesidad de hacer un seguimiento constante. Esencialmente, se acabaron los días de esperar días y días para obtener aprobaciones.
3. Tratamiento de imágenes y almacenamiento de documentos
Las soluciones de procesamiento de imágenes y almacenamiento de documentos incluyen tecnologías como los sistemas de gestión del flujo de trabajo documental y herramientas de procesamiento de imágenes como escáneres y tarjetas de captura de vídeo. Estos sistemas se integran perfectamente con las herramientas existentes en el lugar de trabajo, mejorando la productividad y la eficiencia sin interrumpir las operaciones actuales. Las organizaciones que siguen dependiendo de procesos basados en papel o no estandarizados experimentan costes excesivos, pérdida de productividad, errores costosos y problemas de cumplimiento.
Un sistema de gestión del flujo de trabajo documental facilita el almacenamiento, la búsqueda y la recuperación de documentos. Pero, además, impulsa el cumplimiento normativo al mantener un registro de auditoría y elimina las tareas de introducción manual de datos gracias a funciones como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y el reconocimiento inteligente de caracteres (ICR).
4. Gestión de la oficina y automatización del flujo de trabajo
Esta categoría incluye tecnologías de ofimática como soluciones de programación y gestión de tareas. Con el software de ofimática, las organizaciones pueden mejorar la eficiencia empresarial asignando y supervisando fácilmente las tareas, así como recopilando y analizando los datos de rendimiento. Las soluciones BPM llevan la ofimática un paso más allá al permitir a las organizaciones implementar mejoras a nivel de procesos.
La elección es suya
Hay varias plataformas que puede utilizar para la automatización de oficinas. ProcessMaker ofrece una solución de automatización de procesos empresariales (BPA) líder en el sector que ayuda a las organizaciones a implantar y gestionar la automatización de back-office. Funciones como los creadores de formularios de arrastrar y soltar facilitan a los usuarios empresariales la creación de formularios que capturan datos electrónicamente, así como la creación de procesos de aprobación. Los paneles de control fáciles de usar también ofrecen a las partes interesadas un acceso sencillo a los datos de rendimiento, lo que les permite supervisar y mejorar continuamente sus procesos. Chatee con uno de nuestros expertos para obtener más información.