Denken Sie an alles, was Sie in Ihrer Arbeitswoche tun. Während Sie an großen Projekten und Initiativen arbeiten, gibt es wahrscheinlich zahlreiche kleinere Verwaltungsaufgaben, die einen großen Teil Ihres Tages in Anspruch nehmen. Stellen Sie sich vor, Sie könnten diese Aufgaben reduzieren und sie dennoch effizient erledigen. Jetzt haben Sie mehr Zeit, sich auf Ihre Prioritäten zu konzentrieren, während jemand oder besser gesagt etwas anderes den Rest erledigt und Engpässe beseitigt. Wie hört sich das an?
McKinsey schätzt, dass bis zu 45 % der Tätigkeiten, für die Menschen bezahlt werden, automatisiert werden können. Allein in den USA belaufen sich diese Tätigkeiten auf etwa 2 Billionen Dollar an jährlichen Löhnen. Ein Büroautomatisierungssystem spielt eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, zeitraubende und sich wiederholende manuelle Aufgaben zu eliminieren. Durch die Automatisierung manueller Aufgaben werden Fehler reduziert, während die Mitarbeiter Zeit sparen und einem Burnout vorbeugen. Die Büroautomatisierung trägt dazu bei, den Datenzugriff zu verbessern, Prozesse zu beschleunigen und das Risiko manueller Fehler zu verringern, was ihre Entwicklung von einfachen Werkzeugen zu hochentwickelten Technologien verdeutlicht.
Die meisten Technologien zur Büroautomatisierung lassen sich in die folgenden Kategorien einteilen:
- Elektronische Veröffentlichung
- Elektronische Werkzeuge für Kommunikation und Zusammenarbeit
- Bildverarbeitung und Dokumentenspeicherung
- Büroorganisation
Aber lassen Sie uns einen Moment innehalten und aufschlüsseln, was das alles bedeutet.
Was ist Büroautomation?
Unter Büroautomatisierung versteht man die Nutzung von Software as a Service (SaaS) zur Automatisierung und Rationalisierung einer Vielzahl von Verwaltungsaufgaben und -prozessen in einem Büro oder am Arbeitsplatz. Letztendlich nutzen Sie die Büroautomatisierung, um die Effizienz, Produktivität und vor allem die Genauigkeit bei Routineaufgaben im Büro zu verbessern, indem Sie fortschrittliche Computersysteme zur Erfassung, Speicherung und Verwaltung von Daten ohne menschliches Eingreifen einsetzen.
Diese Form der Automatisierung kann eine breite Palette von Aktivitäten steuern, darunter Textverarbeitung, Dateneingabe, Dokumentenmanagement, Kommunikationssysteme, Terminplanung und Kalendermanagement, Aufgabenverfolgung, Bestandsmanagement, Buchhaltungs- und Finanzfunktionen sowie Kundenbeziehungsmanagement (CRM).
Unterschied zwischen Büroautomatisierung und Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) für sich wiederholende Aufgaben
Sowohl die Workflow-Automatisierung als auch die Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) sind eng mit der Büroautomatisierung verbunden. Der Hauptunterschied zwischen diesen Lösungen liegt in der Skalierbarkeit. Büroautomatisierung kann in einer Abteilung für Verwaltungsaufgaben eingesetzt werden, während Workflow-Automatisierung und BPA für größere, komplexere Geschäftsprozesse verwendet werden, die sich über mehrere Abteilungen erstrecken und mehrere Schritte und Beteiligte umfassen. Darüber hinaus werden bei BPA häufig Tools zur Workflow-Automatisierung, robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA), intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) und andere fortschrittliche Technologien eingesetzt, um Prozesse über verschiedene Systeme und Abteilungen hinweg zu automatisieren und zu orchestrieren.
Wenn Sie in einem Büro arbeiten, in dem weniger komplexe Prozesse erforderlich sind, ist die Büroautomatisierung eine hervorragende Lösung, die den Bedarf an menschlichen Eingriffen reduziert. Wenn Sie jedoch für ein Großunternehmen arbeiten und Arbeitsabläufe in größerem Umfang nutzen möchten, ist BPA eine erstklassige Option zur Umgestaltung Ihres Unternehmens.
Arten der Büroautomation
1. Elektronisches Publizieren
Das elektronische Publizieren ist eine der am weitesten verbreiteten Formen der Büroautomatisierung, die sich seit der Einführung des Desktop-Computers erheblich weiterentwickelt hat. Zu dieser Kategorie gehören Office-Tools, die in unserem privaten und beruflichen Leben zu Grundnahrungsmitteln geworden sind, wie Textverarbeitungs- und Desktop-Publishing-Software. Microsoft Word, Teil der Office-365-Produktsuite, ist mit schätzungsweise 60 Millionen monatlich aktiven Office-365-Kunden die am häufigsten verwendete Lösung.
Andere Lösungen zur Büroautomatisierung wie Content-Management-Systeme (CMS) sind inzwischen sehr beliebt und ermöglichen es den Mitarbeitern, auf einfache Weise zu digitalen Inhalten beizutragen, diese zu planen oder zu bearbeiten. CMS-Lösungen sind cloudbasiert. Das bedeutet, dass eine beliebige Anzahl von Nutzern von überall aus auf sie zugreifen kann. Darüber hinaus können auch technisch nicht versierte Benutzer mit Hilfe von Low-Code-Technologien wie der Drag-and-Drop-Funktionalität problemlos eigene Webinhalte erstellen und verwalten. Eines der bekanntesten Beispiele für ein CMS ist WordPress.
2. Elektronische Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge
Ein nahtloser und konstanter Fluss klarer und transparenter Kommunikation innerhalb eines Unternehmens verbessert sowohl die Produktivität im Front-Office als auch im Back-Office. Die Kommunikation wurde zu einer größeren Herausforderung als je zuvor, als Unternehmen Anfang letzten Jahres gezwungen waren, auf Remote-Arbeitsmodelle umzustellen. Durch die Automatisierung von Kommunikationsprozessen können Teams sich wiederholende Kommunikationsvorgänge einfach abwickeln, wodurch Zeit für wichtigere Aufgaben frei wird und eine klarere, transparentere Kommunikation im gesamten Unternehmen gefördert wird. Laut einer Gallop-Umfrage gaben im April 2020 etwa 70 % der US-Arbeitnehmer an, dass sie "immer" oder "manchmal" aus der Ferne arbeiten. 56 % der Arbeitnehmer berichteten dasselbe fast ein Jahr nach Beginn der Pandemie.
Jetzt, im Jahr 2023, ist die Telearbeit zur Norm geworden, was natürlich ein Grund ist, über neue Ressourcen und Wege der Büroverwaltung nachzudenken, insbesondere wenn es um die Kommunikation geht. Aus diesem Grund greifen viele Unternehmen zunehmend auf Lösungen zur Büroautomatisierung zurück, die die Kommunikation rationalisieren. Einige gängige Beispiele sind Videokonferenzlösungen wie Zoom oder Microsoft Teams oder Kollaborationsplattformen wie Slack. Zusätzlich zu diesen Büroautomatisierungs-Tools helfen Low-Code-Entwicklungstools wie Business Process Management (BPM)-Software Unternehmen bei der Verbesserung ihrer Arbeitsabläufe.
So kann ein Unternehmen beispielsweise Engpässe durch die Automatisierung von Genehmigungsverfahren beseitigen. Anstatt Vorgesetzte per E-Mail oder Telefon um eine Unterschrift zu bitten, können Mitarbeiter einfach von zu Hause oder vom Büro aus einen Antrag stellen. Die zuständige Stelle erhält eine elektronische Benachrichtigung, und der Antragsteller kann den Status leicht verfolgen, ohne ständig nachfassen zu müssen. Die Zeiten, in denen man tagelang auf Genehmigungen warten musste, sind im Grunde genommen vorbei.
3. Bildverarbeitung und Dokumentenspeicherung
Zu den Bildverarbeitungs- und Dokumentenspeicherlösungen gehören Technologien wie Systeme zur Verwaltung des Dokumenten-Workflows und Bildverarbeitungswerkzeuge wie Scanner und Videoaufnahmekarten. Diese Systeme lassen sich nahtlos in die vorhandenen Arbeitsmittel integrieren und steigern die Produktivität und Effizienz, ohne die laufenden Abläufe zu stören. Unternehmen, die sich weiterhin auf papierbasierte oder nicht standardisierte Prozesse verlassen, müssen mit hohen Kosten, Produktivitätsverlusten, kostspieligen Fehlern und Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften rechnen.
Ein System zur Verwaltung des Dokumenten-Workflows erleichtert das Speichern, Suchen und Abrufen von Dokumenten. Darüber hinaus fördert es die Einhaltung von Vorschriften, indem es einen Prüfpfad aufrechterhält und manuelle Dateneingabeaufgaben durch Funktionen wie optische Zeichenerkennung (OCR) und intelligente Zeichenerkennung (ICR) eliminiert.
4. Büroverwaltung und Automatisierung von Arbeitsabläufen
Zu dieser Kategorie gehören Technologien zur Büroautomatisierung, wie z. B. Planungs- und Aufgabenverwaltungslösungen. Mit Software für die Büroautomatisierung können Unternehmen die Effizienz ihres Geschäfts verbessern, indem sie Aufgaben einfach zuweisen und überwachen sowie Leistungsdaten sammeln und analysieren. BPM-Lösungen gehen bei der Büroautomatisierung noch einen Schritt weiter, indem sie Unternehmen die Möglichkeit geben, Verbesserungen auf Prozessebene umzusetzen.
Sie haben die Wahl
Es gibt mehrere Plattformen, die Sie für die Büroautomatisierung nutzen können. ProcessMaker bietet eine branchenführende Lösung für die Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA), die Unternehmen bei der Implementierung und Verwaltung der Back-Office-Automatisierung unterstützt. Funktionen wie Drag-and-Drop-Formularerstellung machen es Geschäftsanwendern leicht, Formulare zu erstellen, die Daten elektronisch erfassen, sowie Genehmigungsprozesse zu erstellen. Benutzerfreundliche Dashboards ermöglichen den Beteiligten außerdem einen einfachen Zugriff auf Leistungsdaten, sodass sie ihre Prozesse kontinuierlich überwachen und verbessern können. Chatten Sie mit einem unserer Experten, um mehr zu erfahren.
